Organiser un congrès clients, étape par étape

Un congrès clients se construit d’abord autour d’un programme confirmé, puis autour des inscriptions et de la logistique. Commencez par réserver le lieu, le traiteur et la technique dès que la date est fixée. Prévoyez ensuite un suivi précis des intervenants, des besoins alimentaires et des présentations. La dernière semaine sert surtout à vérifier les quantités, tester les supports et préparer l’accueil sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Finaliser le programme
2 personnes
2
Confirmer les intervenants
3
Réserver le lieu
4
Réserver le catering
5
Réserver la technique
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
10
Rassembler les informations sur les intervenants
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Envoyer les informations de transport
13
Rassembler les présentations
14
Concevoir les badges nominatifs
15
Mettre en page les brochures du programme
16
Vérifier la liste des participants
17
Envoyer la confirmation aux participants
18
Imprimer les badges et le programme
2 personnes
19
Communiquer les quantités au traiteur
20
Préparer le briefing technique
21
Imprimer le déroulé
22
Faire les courses
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Tester les présentations
2 personnes
25
Inspecter le lieu
2 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Réception des livraisons
2 personnes
28
Préparer la table d'inscription
2 personnes
29
Trier les badges nominatifs
2 personnes
30
Préparer les brochures du programme
2 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
4 personnes
33
Aménager le coin scène
3 personnes
34
Brancher le projecteur
2 personnes
35
Installer l’écran
2 personnes
36
Tester les microphones
2 personnes
37
Préparer les présentations
2 personnes
38
Installer le buffet de la pause
3 personnes
39
Préparer le buffet du dîner
4 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Suspendre la décoration
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
43
Faire le briefing de l’équipe d’accueil

Événement

44
Accueillir les intervenants
2 personnes
45
Enregistrer les participants
4 personnes
46
Servir le café de bienvenue
3 personnes
47
Accompagner l'ouverture
2 personnes
48
Animer les présentations plénières
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
51
Servir le buffet de pause
3 personnes
52
Rassembler la vaisselle
2 personnes
53
Encadrer les ateliers
5 personnes
54
Distribuer le matériel d’atelier
3 personnes
55
Assister la technique
2 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
58
Servir les repas diététiques
2 personnes
59
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
60
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
61
Encadrer le programme du soir
3 personnes
62
Gérer les micros
63
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
64
Guider les visiteurs vers la sortie
2 personnes
65
Rassembler les objets trouvés

Suivi

66
Éteindre la technique
2 personnes
67
Retirer la décoration
2 personnes
68
Démonter le mobilier
4 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Nettoyer la salle
3 personnes
72
Nettoyer les toilettes
2 personnes
73
Fermer le lieu
2 personnes
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
76
Retourner le matériel technique
2 personnes
77
Remercier les participants
78
Remercier les intervenants
79
Archiver les présentations
80
Collecter les notes de frais
81
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 110
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Pupitre
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 18

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Chevaletsqté 4
Tableaux blancsqté 3
Glacièresqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Bains-marieqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Plateaux de serviceqté 18
Couverts de serviceqté 18
Conteneurs réfrigérésqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 12
Supports de bannièreqté 4
Bannière de congrèsqté 2
Décoration de tableqté 14
Panneaux de directionqté 12
Porte-nomsqté 110

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariot de nettoyage
Rouleaux d’essuie-mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu, le traiteur et la technique avant d’ouvrir les inscriptions. Tant que la capacité de la salle, les horaires et le matériel audiovisuel ne sont pas confirmés, les invitations risquent de créer de fausses attentes.
Demandez les informations des intervenants au plus tard 3 semaines avant le congrès. Relancez ceux qui n’ont pas envoyé leur présentation afin de pouvoir tester chaque fichier avec le projecteur, l’écran et l’ordinateur portable.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement et transmettez alors au traiteur le nombre de repas, les régimes particuliers et les allergies. Gardez une courte marge pour les changements de dernière minute.
Préparez les badges, le programme imprimé et le déroulé avant la veille. Une table d’inscription, deux personnes à l’accueil pendant la première heure et une liste de participants à jour évitent la plupart des files d’attente.
Faites une inspection du lieu la veille ou le matin même. Testez les microphones sans fil, les haut-parleurs, les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises, puis vérifiez que les boissons sont déjà refroidies et que le café peut être servi dès l’arrivée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès clients ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Réservez d’abord le lieu, le traiteur et la technique, puis finalisez le programme avant d’envoyer les invitations.
Quand envoyer les invitations pour un congrès clients ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant l’événement, avec le programme provisoire et le formulaire d’inscription. Prévoyez une relance 2 à 3 semaines avant la date limite de réponse.
Combien de temps avant faut-il confirmer les intervenants ?: Confirmez les intervenants au moins 6 semaines avant le congrès et récupérez leurs titres, biographies et besoins techniques 3 semaines avant. Les présentations définitives doivent idéalement être testées 5 à 7 jours avant.
Quand communiquer le nombre de repas au traiteur ?: Transmettez le nombre prévu et les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant le congrès, selon les conditions du traiteur. Conservez une liste actualisée des participants jusqu’à la clôture des inscriptions.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.