Cliëntencongres organiseren: checklist en planning

Een cliëntencongres vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je moet sprekers, aanmeldingen, catering, techniek en deelnemersinformatie op elkaar afstemmen. Begin met het programma, de locatie en de reserveringen en werk daarna toe naar registratie, presentaties en de dag zelf. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en welke details je niet tot de laatste dag bewaart.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma definitief maken
2 personen
Sprekers bevestigen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Techniek reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Sprekersinformatie verzamelen
Dieetwensen verzamelen
Vervoersinformatie versturen
Presentaties verzamelen
Naamkaartjes ontwerpen
Programmafolders opmaken
Deelnemerslijst controleren
Bevestiging deelnemers versturen
Badges en programma printen
2 personen
Catering aantallen doorgeven
Technische briefing maken
Draaiboek printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes sorteren
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podiumhoek inrichten
3 personen
Projector aansluiten
2 personen
Scherm plaatsen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Pauzebuffet opbouwen
3 personen
Dinerbuffet voorbereiden
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Toiletten controleren
Briefing ontvangstteam geven

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Welkomstkoffie serveren
3 personen
Opening begeleiden
2 personen
Plenaire presentaties begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Pauzebuffet serveren
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Workshops begeleiden
5 personen
Workshopmaterialen uitdelen
3 personen
Techniek ondersteunen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies afruimen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Microfoons beheren
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Bezoekers begeleiden naar uitgang
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Techniek retourneren
2 personen
Deelnemers bedanken
Sprekers bedanken
Presentaties archiveren
Declaraties verzamelen
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 110
Registratietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Spreekgestoelte
Kledingrekkenaantal 2
Tafellinnenaantal 18

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2
Flip-oversaantal 4
Whiteboardsaantal 3
Koelboxenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Chafing dishesaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Serveerschalenaantal 18
Serveerbestekaantal 18
Koelcontainersaantal 4

Decoratie

Naambordjesaantal 12
Bannerhoudersaantal 4
Congresbanneraantal 2
Tafeldecoratieaantal 14
Pijlbordjesaantal 12
Naamkaartjeshoudersaantal 110

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakkar
Handdoekrollenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de sprekers vroeg vast. Verzamel daarna per spreker de benodigde informatie en presentaties, zodat je uiterlijk enkele dagen voor het congres een technische briefing en een getest programma hebt.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma voldoende vaststaan. Vraag direct naar dieetwensen en vervoersinformatie; verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit de deelnemerslijst niet pas op de congresdag.
Geef de catering aantallen op basis van de actuele deelnemerslijst door volgens de afgesproken deadline van de cateraar. Reken niet alleen deelnemers mee, maar controleer ook sprekers, organisatie en eventuele dieetmaaltijden.
Plan een locatie-inspectie vóór de opbouw. Controleer registratie- en buffettafels, stoelen, spreekgestoelte, kledingrekken, stroompunten en de positie van projector, scherm, microfoons en luidsprekers.
Maak voor de laatste werkdag één controleblok: badges en programmafolders printen, presentaties testen, draaiboek printen, boodschappen doen en dranken koelen. Leg kabels, stekkerdozen, HDMI-kabels en een presentatieklikker apart bij de techniek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cliëntencongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met programma, locatie, sprekers, catering en techniek. Reserveer extra tijd als je veel aanmeldingen, meerdere presentaties of complexe audiovisuele techniek verwacht.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een cliëntencongres versturen?: Verstuur de uitnodiging ongeveer 6 tot 8 weken voor het congres, zodra datum, locatie en hoofdlijnen van het programma vaststaan. Stuur 1 tot 2 weken vooraf een bevestiging met vervoersinformatie en praktische details.
Wanneer geef ik het aantal deelnemers door aan de catering?: Geef een eerste prognose bij de reservering en de definitieve aantallen volgens de deadline van de cateraar, meestal 3 tot 5 werkdagen vooraf. Controleer dan ook dieetwensen en tel sprekers en organisatie mee.
Hoeveel dagen voor het cliëntencongres moet ik presentaties testen?: Test alle presentaties uiterlijk 1 werkdag vooraf op de gebruikte laptop, projector en het projectiescherm. Controleer ook HDMI-kabels, microfoons, luidsprekers, mengpaneel en de presentatieklikker tijdens de technische briefing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.