Kundenkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kundenkongress braucht früh klare Entscheidungen: Programm, Referenten und Veranstaltungsort hängen direkt voneinander ab. Plane die Einladungen erst, wenn Ablauf und Anmeldeweg feststehen. In den letzten zwei Wochen zählen Teilnehmerzahlen, Ernährungswünsche, Präsentationen und technische Tests. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zur Registrierung am Veranstaltungstag und hilft dir, typische Verzögerungen bei Technik, Drucksachen und Catering zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Programm finalisieren
2 Personen
Referenten bestätigen
Location reservieren
Catering reservieren
Technik reservieren
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Sprecherinformationen sammeln
Ernährungswünsche erfassen
Transportinformationen versenden
Präsentationen sammeln
Namensschilder entwerfen
Programmhefte gestalten
Teilnehmerliste prüfen
Teilnehmerbestätigung versenden
Namensschilder und Programm drucken
2 Personen
Catering-Mengen durchgeben
Technisches Briefing erstellen
Ablaufplan ausdrucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Präsentationen testen
2 Personen
Location inspizieren
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Namenskarten sortieren
2 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
Projektor anschließen
2 Personen
Bildschirm aufstellen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Pausebuffet aufbauen
3 Personen
Dinnerbuffet vorbereiten
4 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Briefing für das Empfangsteam geben

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Willkommenskaffee servieren
3 Personen
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
Plenarsitzungen moderieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Pausebuffet servieren
3 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Workshops betreuen
5 Personen
Workshop-Materialien verteilen
3 Personen
Technik unterstützen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Geschirr abräumen
3 Personen
Abendprogramm betreuen
3 Personen
Mikrofone verwalten
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Technik ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Technik zurückbringen
2 Personen
Teilnehmer verabschieden
Sprecher danken
Präsentationen archivieren
Abrechnungen sammeln
Fotos und Dokumente archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 14
StühleAnz. 110
RegistrierungstischeAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
Rednerpult
KleiderständerAnz. 2
TischwäscheAnz. 18

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
LaptopAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
Mikrofonständer
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PräsentationsklickerAnz. 2
FlipchartsAnz. 4
WhiteboardsAnz. 3
KühlboxenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 8
ServierschalenAnz. 18
ServierbesteckAnz. 18
KühlcontainerAnz. 4

Dekoration

NamensschilderAnz. 12
BannerhalterAnz. 4
KongressbannerAnz. 2
TischdekorationAnz. 14
WegweiserAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 110

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Besen und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Reinigungswagen
HandtuchrollenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Referenten mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Für jede Präsentation solltest du einen Titel, die benötigte Technik und die finale Datei spätestens 7 Tage vor dem Kongress einsammeln.
Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Ort, Zeiten und Programmpunkte bestätigt sind. Prüfe die Teilnehmerliste täglich in der letzten Woche und verschicke die Teilnehmerbestätigung spätestens 3 Tage vor Beginn.
Gib dem Catering die verbindliche Personenzahl 3 bis 5 Werktage vorher durch. Erfasse vegetarische, vegane und allergische Wünsche bereits bei der Anmeldung, statt sie am Veranstaltungstag einzeln nachzufragen.
Plane für den Technikcheck mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. Teste Projektor, Leinwand, Laptop, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker mit genau den Dateien der Referenten.
Drucke Namensschilder, Programmhefte und den Ablaufplan spätestens am Vortag. Stelle Registrierungstische, Sitzplätze, Rednerpult und Kleiderständer vorher auf und kühle Getränke mindestens 2 Stunden vor dem Start.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kundenkongress organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Programm, Referenten, Location, Catering und Technik. Für größere Teilnehmerzahlen oder mehrere Programmräume solltest du 4 bis 6 Monate einplanen.
Wann müssen die Einladungen zum Kundenkongress verschickt werden?: Versende die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung spätestens 7 bis 10 Tage vorher, damit Catering, Namensschilder und Sitzordnung rechtzeitig angepasst werden können.
Wie viele Getränke braucht man für einen Kundenkongress?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Für Kaffee und Wasser solltest du zusätzlich mindestens 0,5 Liter pro Teilnehmer für den gesamten Kongress vorsehen.
Wann sollte die Technik für einen Kundenkongress getestet werden?: Führe einen vollständigen Test am Vortag und einen kurzen Funktionstest mindestens 90 Minuten vor dem Einlass durch. Prüfe dabei auch Ersatzkabel, Stromversorgung, Präsentationsklicker und die Mikrofonlautstärke.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.