Zo organiseer je een cityrun zonder verrassingen

Begin niet met startnummers of medailles, maar met de route en de afstand. Zodra start- en finishlocatie vaststaan, kun je vergunning, verzekering, verkeersplan en vrijwilligersplanning op elkaar afstemmen. Daarna volgen inschrijvingen, deelnemersinformatie en logistiek langs het parcours. De laatste week draait vooral om controleren: route, materiaal, weersverwachting, noodnummers en de verdeling van alle vrijwilligers. Zo voorkom je dat een ontbrekend verkeersbord of een lege batterij op de wedstrijddag het programma stillegt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Vergunning bij gemeente aanvragen
3
Verzekering voor evenement regelen
4
Start- en finishlocatie bevestigen
5
Verkeersplan opstellen
2 personen
6
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Startnummers toewijzen
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
14
Route online publiceren
15
Tijdwaarneming reserveren
16
Toiletten reserveren
17
Afvalinzameling afspreken
18
Drukwerk bestellen
19
Startnummers sorteren
3 personen
20
Vrijwilligerspakketten samenstellen
3 personen
21
Route vooraf controleren
2 personen
22
Weersverwachting controleren
23
Deelnemerslijst afdrukken
24
Noodnummers afdrukken
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Koelboxen vullen
3 personen
27
Start- en finishgebied markeren
4 personen
28
Afzethekken plaatsen
6 personen
29
Routepijlen plaatsen
4 personen
30
Kilometerborden plaatsen
2 personen
31
Informatieborden plaatsen
2 personen
32
Inschrijftafels opstellen
4 personen
33
Stoelen bij inschrijving plaatsen
3 personen
34
Partytenten opbouwen
6 personen
35
Startboog opbouwen
4 personen
36
Finishboog opbouwen
4 personen
37
Tijdwaarneming installeren
2 personen
38
EHBO-punt inrichten
2 personen
39
Waterpost inrichten
4 personen
40
Finishdranken klaarzetten
3 personen
41
Startnummers klaarleggen
3 personen
42
Medaille-uitgifte inrichten
2 personen
43
Geluidsinstallatie testen
2 personen
44
Communicatieradio's testen
3 personen

Event

45
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
46
Vrijwilligers instrueren
3 personen
47
Startnummers uitgeven
6 personen
48
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
49
Garderobe bemannen
2 personen
50
Startvak begeleiden
4 personen
51
Startsein geven
2 personen
52
Verkeerspunten bemannen
12 personen
53
Routepost bemannen
4 personen
54
Water uitdelen
6 personen
55
Tussentijden registreren
2 personen
56
Finish begeleiden
6 personen
57
Medaille uitdelen
4 personen
58
Finishdranken serveren
4 personen
59
Fruit en snacks uitdelen
4 personen
60
Dranken bijvullen
3 personen
61
Afvalbakken legen
3 personen
62
EHBO ondersteunen
2 personen
63
Uitslagen controleren
2 personen
64
Prijzen klaarzetten
2 personen
65
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
66
Deelnemers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

67
Inschrijfmaterialen verzamelen
3 personen
68
Afzethekken afbouwen
6 personen
69
Routeborden verwijderen
4 personen
70
Partytenten afbreken
6 personen
71
Start- en finishbogen afbreken
4 personen
72
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
73
Servies en bekers verzamelen
3 personen
74
Afval sorteren
4 personen
75
Terrein schoonmaken
5 personen
76
Toiletten controleren
2 personen
77
Koelboxen leegmaken
2 personen
78
Servies afwassen
3 personen
79
Tafels en stoelen reinigen
3 personen
80
Materialen droog opslaan
3 personen
81
Geleende spullen retourneren
2 personen
82
Uitslagen publiceren
83
Deelnemersbedankje versturen
2 personen
84
Verloren voorwerpen registreren
85
Restanten gekoeld opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Garderoberekkenaantal 4
Afzethekkenaantal 40

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Veiligheidsspeldenaantal 500
Startlintenaantal 4
Routepijlenaantal 60
Kilometerbordenaantal 10
Finishlint
Medaillesaantal 250
Stapelbare kratjesaantal 20
Koelboxenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Sponsbakkenaantal 6
Podiumblokkenaantal 3
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 15
Reflectievestenaantal 25
Parcourslintaantal 8

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Reservebatterijenaantal 24
Luidsprekeraantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadstationsaantal 2
Printer
Laptopsaantal 2
Mobiele verlichtingaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
AED
Reddingsdekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 200
Veiligheidshesjesaantal 25
Zaklampenaantal 8
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
LED-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Startbanner
Finishbanner
Sponsorbannersaantal 8
Pionnenaantal 30
Ballonnenaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Herbruikbare bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Dienbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, afstand, start en finish eerst vast. Controleer de route daarna fysiek en plan routepijlen, kilometerborden en parcourslint op herkenbare punten; deelnemers zien een onduidelijke afslag sneller over het hoofd dan je denkt.
Regel vergunning, verzekering en verkeersplan ruim vóór de wedstrijddag. Geef verkeersregelaars vooraf een korte instructie met hun exacte post, aankomsttijd en noodnummer; alleen een reflectievest uitdelen is niet genoeg.
Plan vrijwilligers per taak én per tijdstip. Maak pakketten met bijvoorbeeld een portofoon, fluitje of startnummermateriaal en houd reservekrachten achter de hand voor de inschrijving, waterpunten en finish.
Stuur deelnemersinformatie pas nadat route en praktische details definitief zijn. Vermeld starttijd, bereikbaarheid, parkeerinformatie, dieetwensen, startnummerprocedure en wat deelnemers bij de finish kunnen verwachten.
Maak een aparte wedstrijddagcontrole voor techniek en verbruiksmateriaal. Test tijdwaarneming, luidspreker, microfoon, printer en oplaadstations; leg reservebatterijen, verlengsnoeren en extra waterkannen klaar voordat de eerste loper arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een cityrun organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met route, afstand, locaties en vergunning. Reserveer daarna tijdwaarneming, toiletten en belangrijke materialen, zodat je in de laatste 2 weken alleen nog hoeft te controleren en bij te sturen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een cityrun?: Dat hangt af van route, deelnemersaantal en het aantal kruisingen, maar maak voor elke verkeerspost minimaal 1 aangewezen vrijwilliger en plan daarnaast 2 tot 4 reserves. Tel ook aparte mensen voor inschrijving, waterpunten, tijdwaarneming en de finish.
Wanneer stuur je deelnemersinformatie voor een cityrun?: Stuur de definitieve informatie 7 tot 10 dagen voor de start, nadat route en tijden zijn bevestigd. Stuur bij een routewijziging of belangrijke weersmaatregel uiterlijk 24 uur vooraf nog een korte update.
Wat moet je de dag voor een cityrun controleren?: Controleer de route, weersverwachting, deelnemerslijst, noodnummers en alle start- en finishmaterialen. Test portofoons, tijdwaarneming en geluidsapparatuur en leg startnummers, veiligheidsspelden, medailles en waterpunten per locatie klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.