Cityrun organisieren: So gehst du sinnvoll vor

Bei einem Cityrun entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Veranstaltungstag alles läuft. Beginne mit Strecke, Start und Ziel sowie den nötigen Genehmigungen und der Versicherung. Danach folgen Verkehrsplan, Zeitnahme, Toiletten, Helfer und die Teilnehmerkommunikation. Kurz vor dem Lauf prüfst du die Route noch einmal vor Ort und legst Startnummern, Funkgeräte, Wasser und Notfallinformationen für das Team bereit.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Entfernung festlegen
2 Personen
2
Genehmigung bei der Gemeinde beantragen
3
Versicherung für die Veranstaltung regeln
4
Start- und Zielort bestätigen
5
Verkehrsplan erstellen
2 Personen
6
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
7
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
8
Freiwillige einteilen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Startnummern zuweisen
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
14
Route online veröffentlichen
15
Zeitnahme reservieren
16
Toiletten reservieren
17
Müllabholung vereinbaren
18
Drucksachen bestellen
19
Startnummern sortieren
3 Personen
20
Freiwilligenpakete zusammenstellen
3 Personen
21
Route im Voraus prüfen
2 Personen
22
Wettervorhersage prüfen
23
Teilnehmerliste ausdrucken
24
Notrufnummern ausdrucken
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Kühlboxen füllen
3 Personen
27
Start- und Zielbereich markieren
4 Personen
28
Absperrgitter aufstellen
6 Personen
29
Wegweiser aufstellen
4 Personen
30
Kilometerschilder aufstellen
2 Personen
31
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
32
Anmeldetische aufstellen
4 Personen
33
Stühle bei der Anmeldung aufstellen
3 Personen
34
Partyzelte aufbauen
6 Personen
35
Startbogen aufbauen
4 Personen
36
Zielbogen aufbauen
4 Personen
37
Zeitmessung installieren
2 Personen
38
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
39
Wasserstation einrichten
4 Personen
40
Zielgetränke bereitstellen
3 Personen
41
Startnummern bereitlegen
3 Personen
42
Ausgabe der Medaillen einrichten
2 Personen
43
Beschallungsanlage testen
2 Personen
44
Kommunikationsfunkgeräte testen
3 Personen

Event

45
Freiwillige anmelden
2 Personen
46
Freiwillige einweisen
3 Personen
47
Startnummern ausgeben
6 Personen
48
Späte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
49
Garderobe besetzen
2 Personen
50
Startbereich betreuen
4 Personen
51
Startsignal geben
2 Personen
52
Verkehrsposten besetzen
12 Personen
53
Routeposten besetzen
4 Personen
54
Wasser verteilen
6 Personen
55
Zwischenzeiten erfassen
2 Personen
56
Zum Ziel begleiten
6 Personen
57
Medaillen verteilen
4 Personen
58
Zielgetränke servieren
4 Personen
59
Obst und Snacks ausgeben
4 Personen
60
Getränke nachfüllen
3 Personen
61
Mülleimer leeren
3 Personen
62
Erste-Hilfe unterstützen
2 Personen
63
Ergebnisse prüfen
2 Personen
64
Preise bereitstellen
2 Personen
65
Preisverleihung durchführen
3 Personen
66
Teilnehmende zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

67
Anmeldematerialien sammeln
3 Personen
68
Absperrgitter abbauen
6 Personen
69
Wegweiser entfernen
4 Personen
70
Partyzelte abbauen
6 Personen
71
Start- und Zielbögen abbauen
4 Personen
72
Sportgeräte sammeln
3 Personen
73
Geschirr und Becher sammeln
3 Personen
74
Abfall trennen
4 Personen
75
Gelände reinigen
5 Personen
76
Toiletten kontrollieren
2 Personen
77
Kühlboxen leeren
2 Personen
78
Geschirr abwaschen
3 Personen
79
Tische und Stühle reinigen
3 Personen
80
Materialien trocken lagern
3 Personen
81
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
82
Ergebnisse veröffentlichen
83
Dankeschön an Teilnehmer versenden
2 Personen
84
Verlorene Gegenstände erfassen
85
Reste gekühlt lagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
AnmeldetischeAnz. 6
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
GarderobenständerAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 40

Sportmaterial

StartnummernAnz. 250
SicherheitsnadelnAnz. 500
StartbänderAnz. 4
WegweiserAnz. 60
KilometerschilderAnz. 10
Ziellinie-Band
MedaillenAnz. 250
Stapelbare KistenAnz. 20
KühlboxenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8
SchwammbehälterAnz. 6
BühnenblöckeAnz. 3
StoppuhrenAnz. 6
PfeifenAnz. 15
WarnwestenAnz. 25
StreckenbandAnz. 8

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
LadestationenAnz. 2
Drucker
LaptopsAnz. 2
Mobile BeleuchtungAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
AED
RettungsdeckenAnz. 20
EinweghandschuheAnz. 200
SicherheitswestenAnz. 25
TaschenlampenAnz. 8
PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-LaternenAnz. 8

Dekoration

Startbanner
Zielbanner
SponsorenbannerAnz. 8
KegelAnz. 30
BallonsAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
Mehrweg-TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
KühlelementeAnz. 30

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
HandfegerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Strecke, Entfernung, Start und Ziel zuerst. Den Antrag bei der Gemeinde und die Veranstaltungsversicherung solltest du mehrere Wochen vor dem Lauf anstoßen, weil Änderungen am Verkehrsplan sonst spät auffallen.
Plane Helfer nicht nur für die Strecke ein: Du brauchst feste Zuständigkeiten für Anmeldung, Start, Ziel, Verkehr, Verpflegung und Notfälle. Teile die Freiwilligen spätestens eine Woche vorher ein und gib ihnen Warnwesten, Pfeifen sowie Funkgeräte.
Verschicke Teilnehmerinformationen, sobald Strecke und Ablauf feststehen. Nenne Startzeit, Anreise, Toiletten, Ernährungsabfrage und den Termin für die Ausgabe der Startnummern; veröffentliche die Route nicht erst am Vortag.
Reserviere Zeitnahme und Toiletten frühzeitig und bestätige die Buchungen etwa 14 Tage vor dem Cityrun. Häufig fehlen außerdem Müllabholung, Drucksachen oder genügend Verlängerungskabel, weil diese Dinge nicht zur Strecke selbst gehören.
Prüfe die Route in der letzten Woche zu Fuß oder mit dem Fahrrad und kontrolliere am Veranstaltungstag die Beschilderung. Sortiere Startnummern, Sicherheitsnadeln, Medaillen, Wasserkanister und Notrufnummern am Vorabend in klar beschriftete Kisten.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Cityrun anmelden?: Starte die Genehmigung bei der Gemeinde mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Für Straßensperrungen oder einen umfangreichen Verkehrsplan kann mehr Vorlauf nötig sein.
Wie viele Helfer braucht man für einen Cityrun?: Plane mindestens einen Helfer pro wichtigen Streckenposten sowie zusätzlich Personen für Anmeldung, Start, Ziel und Verpflegung ein. Bei unübersichtlichen Kreuzungen oder mehreren Startwellen solltest du pro Abschnitt eine Reserve von etwa 10 bis 15 Prozent einrechnen.
Wann sollte man Startnummern und Teilnehmerinfos vorbereiten?: Weise die Startnummern etwa 7 bis 10 Tage vor dem Lauf zu und drucke die Teilnehmerliste spätestens am Vorabend aus. Die finalen Teilnehmerinformationen sollten mindestens eine Woche vorher verschickt werden.
Was muss am Tag vor einem Cityrun kontrolliert werden?: Prüfe Wettervorhersage, Route, Beschilderung, Startnummern, Funkgeräte, Ersatzbatterien und Lautsprecher. Lege außerdem Notrufnummern, Helferpakete, Wasser und Medaillen spätestens am Vorabend bereit.

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