Organiser une Cityrun : l’ordre des étapes

Pour organiser une Cityrun, commence par sécuriser le parcours et les autorisations, avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, fixe les points de départ et d’arrivée, réserve le chronométrage et les toilettes, puis construis une équipe de bénévoles avec des rôles précis. Les dernières semaines servent surtout à transmettre les informations, préparer les dossards et vérifier l’itinéraire. La veille, contrôle la météo, le matériel et les numéros d’urgence afin d’éviter les improvisations le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Consigner le parcours et la distance
2 personnes
2
Demander un permis à la mairie
3
Organiser l’assurance pour l’événement
4
Confirmer le lieu de départ et d’arrivée
5
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
6
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
14
Publier le parcours en ligne
15
Réserver le chronométrage
16
Réserver les toilettes
17
Organiser la collecte des déchets
18
Commander les imprimés
19
Trier les dossards
3 personnes
20
Composer les kits pour bénévoles
3 personnes
21
Vérifier l’itinéraire à l’avance
2 personnes
22
Vérifier les prévisions météo
23
Imprimer la liste des participants
24
Imprimer les numéros d’urgence
25
Faire les courses
3 personnes
26
Remplir les glacières
3 personnes
27
Balisage de la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
28
Installer des barrières de sécurité
6 personnes
29
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
30
Installer les panneaux kilométriques
2 personnes
31
Placer les panneaux d’information
2 personnes
32
Installer les tables d’inscription
4 personnes
33
Placer des chaises à l'inscription
3 personnes
34
Monter les tentes de réception
6 personnes
35
Monter l’arche de départ
4 personnes
36
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
37
Installer le système de chronométrage
2 personnes
38
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
39
Aménager le point d’eau
4 personnes
40
Préparer les boissons d’arrivée
3 personnes
41
Préparer les dossards
3 personnes
42
Installer le point de remise des médailles
2 personnes
43
Tester le système de sonorisation
2 personnes
44
Tester les radios de communication
3 personnes

Événement

45
Inscrire les bénévoles
2 personnes
46
Briefer les bénévoles
3 personnes
47
Distribuer les numéros de départ
6 personnes
48
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
49
Tenir le vestiaire
2 personnes
50
Encadrer le sas de départ
4 personnes
51
Donner le signal de départ
2 personnes
52
Occuper les points de circulation
12 personnes
53
Tenir le poste de route
4 personnes
54
Distribuer de l'eau
6 personnes
55
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
56
Encadrer l’arrivée
6 personnes
57
Remettre la médaille
4 personnes
58
Servir les boissons de l'arrivée
4 personnes
59
Distribuer des fruits et des snacks
4 personnes
60
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
61
Vider les poubelles
3 personnes
62
Soutenir les premiers secours
2 personnes
63
Vérifier les résultats
2 personnes
64
Préparer les prix
2 personnes
65
Assurer la remise des prix
3 personnes
66
Guider les participants vers la sortie
3 personnes

Suivi

67
Rassembler le matériel d’inscription
3 personnes
68
Démonter les barrières
6 personnes
69
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
70
Démonter les tentes de fête
6 personnes
71
Démonter les arches de départ et d’arrivée
4 personnes
72
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
73
Rassembler la vaisselle et les gobelets
3 personnes
74
Trier les déchets
4 personnes
75
Nettoyer le site
5 personnes
76
Vérifier les toilettes
2 personnes
77
Vider les glacières
2 personnes
78
Faire la vaisselle
3 personnes
79
Nettoyer les tables et les chaises
3 personnes
80
Stocker le matériel au sec
3 personnes
81
Rendre les articles empruntés
2 personnes
82
Publier les résultats
83
Envoyer un message de remerciement aux participants
2 personnes
84
Enregistrer les objets trouvés
85
Stocker les restes au frais
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 6
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Portantsqté 4
Barrières de sécuritéqté 40

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Épingles de sûretéqté 500
Rubans de départqté 4
Flèches de directionqté 60
Bornes kilométriquesqté 10
Ruban d'arrivée
Médaillesqté 250
Caisses empilablesqté 20
Glacièresqté 8
Carafes d’eauqté 8
Bacs à épongeqté 6
Blocs de podiumqté 3
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 15
Gilets réfléchissantsqté 25
Ruban de parcoursqté 8

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Piles de rechangeqté 24
Haut-parleurqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Stations de rechargeqté 2
Imprimante
Ordinateurs portablesqté 2
Éclairage mobileqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
DAE
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 200
Gilets de sécuritéqté 25
Lampes de pocheqté 8
Batteries externesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 8

Décoration

Bannière de départ
Bannière d’arrivée
Bannières sponsorsqté 8
Cônesqté 30
Ballonsqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettes réutilisablesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Dépose la demande d’autorisation auprès de la mairie dès que le parcours et la distance sont arrêtés. Ajoute le plan de circulation et prévois aussi l’assurance : ces documents sont souvent les premiers à bloquer l’organisation.
N’attends pas les derniers jours pour recruter les bénévoles. Répartis-les par zones — départ, carrefours, ravitaillement, arrivée et déchets — puis briefe-les avec un plan et des talkies-walkies si les distances sont importantes.
Ferme les inscriptions assez tôt pour imprimer la liste des participants, trier les dossards et préparer les kits bénévoles. Envoie ensuite les horaires, le parcours publié en ligne et les consignes pratiques aux participants.
Réserve le chronométrage et les toilettes avant de finaliser le budget matériel. Le jour de la Cityrun, prévois aussi des piles de rechange, des rallonges, des multiprises et une solution de recharge pour les équipements électroniques.
Fais une vérification complète de l’itinéraire à l’avance, puis une dernière reconnaissance la veille ou le matin même. Contrôle les flèches, les bornes kilométriques, les barrières, le ruban d’arrivée, l’eau et les zones de collecte des déchets.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Cityrun ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour une course en ville, surtout si une autorisation municipale, une assurance et un plan de circulation sont nécessaires. Commence par le parcours, puis réserve les prestataires avant d’ouvrir les inscriptions.
Quand demander l’autorisation à la mairie pour une course ?: Dépose le dossier dès que le parcours et les points de départ et d’arrivée sont confirmés, idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement. Les délais varient selon la commune, et une modification tardive du parcours peut entraîner un nouveau traitement.
Combien de bénévoles faut-il pour une Cityrun ?: Le nombre dépend du parcours, mais répartis les bénévoles par carrefour, zone de départ, ravitaillement, arrivée et gestion des déchets. Établis cette répartition au moins 2 semaines avant la course et garde quelques personnes de réserve.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie les informations principales dès la confirmation de l’inscription, puis un rappel complet 5 à 7 jours avant la Cityrun. Indique le lieu, les horaires, le parcours, le retrait du dossard, les consignes de sécurité et les éventuels besoins alimentaires.

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