Checklist circusvoorstelling organiseren
Een circusvoorstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen een tent en artiesten regelen. Je legt eerst datum, programma, locatie en publiekscapaciteit vast en werkt daarna toe naar tickets, techniek, veiligheid en terreinindeling. In de laatste week komen bezoekerslijst, crewindeling, boodschappen en het draaiboek samen. Op de dag zelf moeten tent, piste, podium, licht, geluid en entree in een vaste volgorde worden opgebouwd. Met deze checklist houd je overzicht over 72 taken en 60 benodigde spullen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en vergunning controleren
2 personen
Circusartiesten bevestigen
2 personen
Technische wensen inventariseren
2 personen
Verzekeringen en veiligheid regelen
2 personen
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Publiekscapaciteit bepalen
2 personen
Ticketprijzen vaststellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online ticketverkoop openen
2 personen
Promotie opstarten
2 personen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Definitieve bezoekerslijst maken
2 personen
Crewindeling maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Polsbandjes en tickets sorteren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Terrein maaien en vrijmaken
3 personen
Circustent opbouwen
8 personen
Podium en piste opbouwen
6 personen
Publieksstoelen plaatsen
4 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Cateringtafels opstellen
3 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
3 personen
Verlichting plaatsen
3 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Kleedkamers inrichten
2 personen
Artiestenmaterialen klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
Brandblussers plaatsen
2 personen
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Lichtshow testen
3 personen
Artiestenbriefing geven
6 personen
Kassa en scanapparatuur testen
2 personen
Event
Publiek ontvangen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Circusvoorstelling begeleiden
3 personen
Pauze aankondigen
Dranken bijvullen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tweede voorstelling begeleiden
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Verkoop en kassa afsluiten
2 personen
Artiesten verzorgen
2 personen
Nazorg
Catering afbouwen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Circustent afbouwen
8 personen
Materialen controleren
3 personen
Materialen droog opbergen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Circustent
- Stoelenaantal 220
- Klaptafelsaantal 12
- Barkrukkenaantal 8
- Entreebalie
- Kleedkamerrekkenaantal 4
- Kapstokkenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 10
Apparatuur
- Geluidsmixer
- Speakersaantal 4
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 3
- Audio-kabelsaantal 8
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Stroomaggregaat
- Podiumdelenaantal 8
- Circuspistekleed
Verlichting
- Podiumlampenaantal 8
- Sfeerlampenaantal 12
- Lichtslingersaantal 6
- Batterijlampenaantal 10
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 250
- Vorkenaantal 250
- Messenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 16
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- IJscontainersaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Scharenaantal 4
- Tangenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Kannenaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 4
Decoratie
- Circusvlaggenaantal 20
- Ballonnenaantal 150
- Ballonpompaantal 2
- Rode lopersaantal 2
- Plakhaakjesaantal 40
- Touwaantal 100
- Slingersaantal 12
- Programmastandaardsaantal 6
Schoonmaak
- Bezemaantal 4
- Blik en vegeraantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Veiligheid
- Brandblussersaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
- Afzetlintaantal 4
- Kabelmattenaantal 12
- Zaklampenaantal 6
- Werkhandschoenenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de publiekscapaciteit vast voordat je tickets verkoopt. Daarmee bepaal je hoeveel stoelen, polsbandjes en ruimte bij de entree nodig zijn.
- Bevestig circusartiesten en technische wensen uiterlijk enkele weken voor de voorstelling. Vraag vooraf naar stroom, microfoons, geluidsmixer en podiumlampen.
- Maak een plattegrond met de circustent, entreebalie, stoelen, kleedkamerrekken en afvalbakken. Controleer of bezoekers veilig kunnen binnenkomen en vertrekken.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en plan een laatste terreinronde. Maai het terrein, verwijder obstakels en leg verlengkabels en stekkerdozen veilig weg.
- Druk het draaiboek en de definitieve bezoekerslijst uiterlijk de dag ervoor af. Sorteer tickets en polsbandjes per entreepost, zodat de ontvangst niet vertraagt.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel weken van tevoren moet ik een circusvoorstelling organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, artiesten en vergunningen. Open de ticketverkoop pas nadat capaciteit, programma en technische eisen zijn bevestigd.
- Wanneer moet ik een vergunning voor een circusvoorstelling regelen?
- Controleer de vergunningseisen direct bij het vastleggen van de locatie, minimaal 8 weken voor de voorstelling. De termijn verschilt per gemeente en locatie, dus wacht niet tot de circustent al is geboekt.
- Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een circusvoorstelling?
- Stem het aantal stoelen af op de vastgestelde publiekscapaciteit en houd ruimte vrij voor looppaden, entree en techniek. Maak de definitieve stoelindeling uiterlijk 1 week vooraf op de plattegrond.
- Wanneer bouw je een circustent en podium op?
- Plan de opbouw minimaal 1 dag voor de voorstelling als tent, piste, podium, licht en geluid allemaal moeten worden geplaatst. Test microfoons, speakers en stroom na de opbouw en niet pas bij binnenkomst van het publiek.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!