Checklist pour organiser un spectacle de cirque

Un spectacle de cirque demande plus qu’un chapiteau et des artistes. Il faut coordonner le lieu, les autorisations, la sécurité, la billetterie, l’accueil du public et toute la technique avant le montage. Cette checklist de 72 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au montage de la piste. Vous y trouverez aussi les 60 éléments à prévoir pour l’accueil, les coulisses, le son, l’éclairage et le service.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier le lieu et le permis
2 personnes
Confirmer les artistes de cirque
2 personnes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Gérer les assurances et la sécurité
2 personnes
Créer le plan du site
2 personnes
Déterminer la capacité du public
2 personnes
Fixer les prix des billets
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la vente de billets en ligne
2 personnes
Lancer la promotion
2 personnes
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des visiteurs
2 personnes
Établir la répartition de l’équipe
2 personnes
Imprimer le déroulé
Trier les bracelets et les billets
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Tondre et dégager le terrain
3 personnes
Monter le chapiteau
8 personnes
Monter la scène et la piste
6 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Installer les tables de traiteur
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager les vestiaires
2 personnes
Préparer le matériel des artistes
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Placer les extincteurs
2 personnes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Tester le show lumière
3 personnes
Faire le briefing des artistes
6 personnes
Tester la caisse et le matériel de scan
2 personnes

Événement

Accueillir le public
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Animer le spectacle de cirque
3 personnes
Annoncer la pause
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accompagner la deuxième représentation
3 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Clôturer les ventes et la caisse
2 personnes
S’occuper des artistes
2 personnes

Suivi

Démonter le catering
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Démonter le chapiteau
8 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Ranger le matériel au sec
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remettre le lieu propre
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de cirque
Chaisesqté 220
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 8
Bureau d’accueil
Portants de logeqté 4
Porte-manteauxqté 6
Poubellesqté 10

Équipement

Console de mixage
Haut-parleursqté 4
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Groupe électrogène
Éléments de podiumqté 8
Bâche de piste de cirque

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à batterieqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 250
Fourchettesqté 250
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 16
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Ciseauxqté 4
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Carafesqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4

Décoration

Drapeaux de cirqueqté 20
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Tapis rougesqté 2
Crochets adhésifsqté 40
Cordeqté 100
Guirlandesqté 12
Pupitres de programmeqté 6

Nettoyage

Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Sécurité

Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Ruban de balisageqté 4
Passe-câblesqté 12
Lampes de pocheqté 6
Gants de travailqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant de confirmer les artistes : prévoyez ensuite un délai d’au moins 2 à 3 semaines pour finaliser les besoins techniques et les assurances.
Vérifiez le lieu avant de lancer la billetterie. La capacité du public, l’autorisation nécessaire, l’accès électrique et l’espace pour le chapiteau peuvent modifier le nombre de billets disponibles.
Ne gardez pas la météo pour le dernier jour : consultez les prévisions 5 à 7 jours avant, puis définissez qui décide d’un report et comment prévenir les visiteurs.
Préparez l’accueil avec un bureau, les billets ou bracelets triés et la liste définitive des visiteurs au moins la veille. Ajoutez une personne dédiée aux inscriptions et aux besoins alimentaires signalés.
Le montage ne se limite pas au chapiteau : dégagez et tondez le terrain, puis installez la piste, la scène, les haut-parleurs, les micros, les projecteurs et les rallonges avant l’arrivée du public. Faites un test complet du son et de l’éclairage le jour même.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un spectacle de cirque ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la représentation. Les artistes, le lieu, les autorisations, les assurances et la billetterie doivent être confirmés avant de lancer la promotion.
Combien de temps faut-il prévoir pour monter un chapiteau de cirque ?: Réservez au minimum une journée complète pour le montage du chapiteau, de la scène et de la piste. Ajoutez plusieurs heures pour les branchements, l’éclairage, le son et les contrôles de sécurité.
Quand vérifier la météo pour un spectacle de cirque en extérieur ?: Faites une première vérification 5 à 7 jours avant, puis une dernière le matin de l’événement. Préparez à l’avance un message de report et le moyen de contacter les visiteurs.
Que faut-il prévoir pour l’accueil du public d’un spectacle de cirque ?: Préparez un bureau d’accueil, les billets ou bracelets, la liste définitive des visiteurs, des chaises et des poubelles. Organisez la répartition de l’équipe au moins 24 heures avant l’ouverture des portes.

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