Checklist para organizar un espectáculo de circo

Organizar un espectáculo de circo requiere coordinar artistas, público, permisos, montaje y equipo técnico en el orden correcto. Empieza por fijar la fecha, el programa y el aforo antes de abrir la venta de entradas. Después confirma las necesidades de la carpa, el escenario, el sonido y la iluminación con los artistas. Esta checklist también te ayuda a llegar al día del espectáculo con el terreno despejado, el material reunido y un plan de trabajo impreso.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Comprobar el lugar y el permiso
2 personas
Confirmar a los artistas de circo
2 personas
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
Gestionar seguros y seguridad
2 personas
Hacer un plano del recinto
2 personas
Determinar la capacidad del público
2 personas
Fijar los precios de las entradas
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas en línea
2 personas
Lanzar la promoción
2 personas
Colgar pósters
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Elaborar la lista definitiva de asistentes
2 personas
Hacer la distribución del equipo
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Clasificar pulseras y entradas
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Cortar el césped y despejar el terreno
3 personas
Montar la carpa de circo
8 personas
Montar el escenario y la pista
6 personas
Colocar las sillas del público
4 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar las mesas de catering
3 personas
Instalar el sistema de sonido
3 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar los vestuarios
2 personas
Preparar el material de los artistas
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Comprobar las instalaciones sanitarias
2 personas
Colocar extintores
2 personas
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Realizar el control de seguridad
3 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Probar el espectáculo de luces
3 personas
Dar la briefing a los artistas
6 personas
Probar la caja registradora y el equipo de escaneo
2 personas

Evento

Recibir al público
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Coordinar la función de circo
3 personas
Anunciar el descanso
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Coordinar la segunda función
3 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Cerrar ventas y caja
2 personas
Atender a los artistas
2 personas

Seguimiento

Desmontar el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
Retirar sillas y mesas
5 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Desmontar la carpa de circo
8 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Guardar el material en seco
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Dejar el recinto limpio
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa de circo
Sillascant. 220
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 8
Mostrador de entrada
Percheros para camerinoscant. 4
Percheroscant. 6
Papeleracant. 10

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Micrófonoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Generador
Piezas de escenariocant. 8
Cubre pista de circo

Iluminación

Luces del escenariocant. 8
Luces decorativascant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de bateríacant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 250
Tenedorescant. 250
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 16
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Tijerascant. 4
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Jarrascant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4

Decoración

Banderas de circocant. 20
Globoscant. 150
Bomba para globoscant. 2
Alfombras rojascant. 2
Ganchos adhesivoscant. 40
Cuerdacant. 100
Guirnaldascant. 12
Atriles para programascant. 6

Limpieza

Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Seguridad

Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Linternascant. 6
Guantes de trabajocant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el programa y el aforo. Hasta tener esos datos, no imprimas carteles ni abras la venta de entradas: determinan cuántas sillas, entradas y pulseras necesitas.
Pide a cada artista sus requisitos técnicos por escrito con al menos 2 semanas de margen. Confirma especialmente la potencia eléctrica, los micrófonos, los cables y el espacio necesario para la pista.
Revisa permisos, seguros y medidas de seguridad antes de anunciar el espectáculo. Dibuja el plano del recinto con entradas, salidas, carpa, escenario, público y zonas de camerino para detectar problemas antes del montaje.
Comprueba el pronóstico del tiempo 48 horas antes y vuelve a revisarlo la mañana del evento. Si la carpa o parte del público queda al aire libre, define de antemano quién decide cambios y cómo informarás a las personas inscritas.
Imprime el plan de trabajo y separa entradas, pulseras y materiales por función el día anterior. Reserva varias horas para despejar el terreno, montar la carpa, el escenario y la pista, y probar sonido e iluminación antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de circo?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas contratar artistas, tramitar permisos y vender entradas. Reserva las 2 últimas semanas para confirmar requisitos técnicos, asistentes, compras y seguros.
¿Cuándo debo confirmar a los artistas de circo?: Confírmalos como mínimo 6 semanas antes y solicita sus requisitos técnicos en ese momento. Así puedes comprobar si el recinto admite la carpa, la pista, el escenario, el sonido y la alimentación eléctrica necesaria.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una carpa de circo?: Reserva al menos 4 horas para despejar el terreno y montar la carpa, aunque el tiempo exacto depende de su tamaño y del número de personas disponibles. Añade después tiempo para montar escenario, pista, luces y sonido, y realiza una prueba completa antes de recibir al público.
¿Cuándo debo cerrar la lista definitiva de asistentes?: Ciérrala entre 24 y 48 horas antes del espectáculo. Ese plazo permite preparar la distribución del equipo, clasificar entradas y pulseras, ajustar las reservas y comprar lo necesario sin trabajar con cifras provisionales.

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