Circusfestival organiseren: een checklist die werkt

Een circusfestival vraagt om meer dan artiesten en een paar tenten. Leg eerst datum, locatie, vergunningen en verzekering vast; werk daarna het programma, de routes en de vrijwilligersindeling uit. Reserveer circusvloer, jongleermateriaal, geluidsapparatuur en meubilair ruim voordat de uitnodigingen uitgaan. In de laatste week controleer je het draaiboek, de weersverwachting, catering en verse boodschappen. Zo voorkom je dat een workshop zonder materiaal zit of dat bezoekers bij de entree en artiesten elkaar kruisen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Circusartiesten boeken
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Programma samenstellen
2 personen
Optredens en workshops plannen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Plattegrond maken
2 personen
Toegangs- en looproutes bepalen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Artiesteninformatie versturen
Catering bestellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen reserveren
Weersverwachting controleren
Alternatief regenprogramma klaarzetten
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Bak- en braadproducten klaarzetten
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Programmafolders sorteren
2 personen
Terrein controleren
3 personen
Tafels en stoelen uitladen
4 personen
Tent en overkapping opbouwen
6 personen
Circusvloer uitrollen
4 personen
Circusmateriaal opstellen
5 personen
Publieksafzettingen plaatsen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomkabels afplakken
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenkleedruimte inrichten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Circusmateriaal inspecteren
3 personen
Briefing publieksbegeleiders
4 personen

Event

Deuren openen
4 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Openingsact begeleiden
3 personen
Circusworkshops begeleiden
6 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
5 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
4 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Publiek bij optredens begeleiden
4 personen
Middagshow begeleiden
4 personen
Avondshow begeleiden
4 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Workshopmateriaal opruimen
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen

Nazorg

Catering afsluiten
4 personen
Overgebleven eten verpakken
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Circusmateriaal afbreken
5 personen
Geluidsapparatuur afkoppelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tenten en overkapping afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Voorraad opbergen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie schoon opleveren
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 120
Biertafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 6
Entreebalie
Kleedkamerrekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 40

Circusmateriaal

Circusvloer
Jongleerballetjesaantal 30
Jongleerdoekjesaantal 30
Jongleerballenaantal 20
Jongleerclubsaantal 12
Plastic hoepelsaantal 20
Diabolo'saantal 12
Peststokkenaantal 8
Loopklossenaantal 12
Evenwichtsbalk
Rola-rola setaantal 2
Rode neuzenaantal 80
Podiumrandenaantal 8

Apparatuur

Speakersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Bluetoothspeakeraantal 2

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Lichtslingersaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 3
Ballonnenaantal 300
Circuspostersaantal 20
Programmastandaardsaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 18

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 350
Herbruikbare koffiebekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 350
Herbruikbaar bestekaantal 350
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 8
Koelboxenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Serveerschalenaantal 20
Voorraadbakkenaantal 20
Thermosflessenaantal 6
Keukenweegschaal

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

Eerstehulpkoffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 12
Antislipmattenaantal 12
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Boek circusartiesten en leg optredens en workshops minstens 8 tot 12 weken vooraf vast. Vraag meteen welke ruimte, stroomaansluitingen en kleedkamerrekken zij nodig hebben.
Maak de plattegrond uiterlijk 4 weken vooraf. Teken de entreebalie, circusvloer, workshopzones, buffettafels, kleedruimte en toegangs- en looproutes apart in.
Tel circusmateriaal per workshopgroep, niet alleen per festival. Plan bijvoorbeeld één materiaalset per groep en reserveer extra jongleerballetjes, doekjes en plastic hoepels voor uitval en beschadiging.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs naast ontvangst en catering ook iemand aan voor materialen, artiestenbegeleiding en het controleren van kabels en looproutes.
Maak uiterlijk 3 dagen vooraf een regenprogramma en controleer dan opnieuw partytenten, speakers, microfoons, verlengkabels, stekkerdozen en ledspots. Haal verse producten pas op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder op.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een circusfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 12 weken vooraf met datum, locatie, artiesten, vergunningen en verzekering. Reserveer materialen en catering uiterlijk 6 weken vooraf, zodat je nog kunt bijsturen.
Welke materialen heb ik nodig voor een circusfestival?: Reken naast een circusvloer en podiumranden op per workshop passend materiaal, zoals jongleerballen, clubs, diabolo's, loopklossen en een evenwichtsbalk. Voor geluid heb je minimaal speakers, een mengpaneel, microfoons, statieven en voldoende kabels nodig.
Wanneer moet ik een vergunning voor een circusfestival aanvragen?: Controleer de eisen zodra de locatie en datum vaststaan en dien de aanvraag zo vroeg mogelijk in. Houd minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding aan, omdat voorwaarden per locatie en gemeente verschillen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een circusfestival?: Plan minimaal één vrijwilliger per taakpost, zoals entree, catering, workshopbegeleiding en artiestenontvangst, plus één coördinator. Werk met diensten van 2 tot 3 uur en voeg extra mensen toe tijdens aankomst en publiekswissels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.