Zo organiseer je een circusfestival

Begin met datum, locatie en vergunningen voordat je artiesten, workshops of catering vastlegt. Bouw daarna een programma met duidelijke tijden voor optredens en vrije oefenmomenten, en vertaal dat naar een plattegrond met entree, looproutes, circusvloer, workshops en backstage. Regel vervolgens vrijwilligers, materialen en techniek per onderdeel. Controleer in de laatste week reserveringen, dieetwensen, weersverwachting en het alternatief voor regen. Zo voorkom je dat een workshop zonder materiaal staat of dat publiek en artiesten elkaar kruisen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Circusartiesten boeken
2 personen
3
Vergunningen aanvragen
4
Verzekering controleren
5
Programma samenstellen
2 personen
6
Optredens en workshops plannen
2 personen
7
Reserveringen bevestigen
8
Plattegrond maken
2 personen
9
Toegangs- en looproutes bepalen
2 personen
10
Uitnodigingen ontwerpen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligers werven
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Draaiboek afdrukken
17
Artiesteninformatie versturen
18
Catering bestellen
2 personen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Materialen inventariseren
2 personen
21
Materialen reserveren
22
Weersverwachting controleren
23
Alternatief regenprogramma klaarzetten
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Verse producten ophalen
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
4 personen
28
Bak- en braadproducten klaarzetten
2 personen
29
Naambadges voorbereiden
2 personen
30
Programmafolders sorteren
2 personen
31
Terrein controleren
3 personen
32
Tafels en stoelen uitladen
4 personen
33
Tent en overkapping opbouwen
6 personen
34
Circusvloer uitrollen
4 personen
35
Circusmateriaal opstellen
5 personen
36
Publieksafzettingen plaatsen
3 personen
37
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
38
Verlichting ophangen
3 personen
39
Stroomkabels afplakken
2 personen
40
Decoratie ophangen
3 personen
41
Entreebalie inrichten
2 personen
42
Cateringbuffet inrichten
4 personen
43
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
44
Hapjes uitstallen
3 personen
45
Toiletten controleren
2 personen
46
Afvalpunten plaatsen
2 personen
47
Artiesten ontvangen
2 personen
48
Artiestenkleedruimte inrichten
2 personen
49
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
50
Circusmateriaal inspecteren
3 personen
51
Briefing publieksbegeleiders
4 personen

Event

52
Deuren openen
4 personen
53
Bezoekers ontvangen
4 personen
54
Programmafolders uitdelen
2 personen
55
Openingsact begeleiden
3 personen
56
Circusworkshops begeleiden
6 personen
57
Kinderactiviteiten begeleiden
5 personen
58
Hapjes serveren
4 personen
59
Dranken serveren
4 personen
60
Koffie en thee schenken
2 personen
61
Dranken bijvullen
2 personen
62
Buffet aanvullen
3 personen
63
Publiek bij optredens begeleiden
4 personen
64
Middagshow begeleiden
4 personen
65
Avondshow begeleiden
4 personen
66
Muziek verzorgen
2 personen
67
Afvalbakken legen
2 personen
68
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
69
Workshopmateriaal opruimen
3 personen
70
Laatste ronde aankondigen
71
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
72
Verlichting uitschakelen
2 personen

Nazorg

73
Catering afsluiten
4 personen
74
Overgebleven eten verpakken
3 personen
75
Servies verzamelen
3 personen
76
Afval sorteren
3 personen
77
Circusmateriaal afbreken
5 personen
78
Geluidsapparatuur afkoppelen
3 personen
79
Decoratie verwijderen
3 personen
80
Tenten en overkapping afbreken
6 personen
81
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
82
Terrein schoonmaken
5 personen
83
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
84
Materialen terugbrengen
3 personen
85
Geleende spullen retourneren
2 personen
86
Koelboxen leegmaken
2 personen
87
Servies afwassen
3 personen
88
Voorraad opbergen
2 personen
89
Verloren voorwerpen verzamelen
90
Locatie schoon opleveren
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 120
Biertafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 6
Entreebalie
Kleedkamerrekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 40

Circusmateriaal

Circusvloer
Jongleerballetjesaantal 30
Jongleerdoekjesaantal 30
Jongleerballenaantal 20
Jongleerclubsaantal 12
Plastic hoepelsaantal 20
Diabolo'saantal 12
Peststokkenaantal 8
Loopklossenaantal 12
Evenwichtsbalk
Rola-rola setaantal 2
Rode neuzenaantal 80
Podiumrandenaantal 8

Apparatuur

Speakersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Bluetoothspeakeraantal 2

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Lichtslingersaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 3
Ballonnenaantal 300
Circuspostersaantal 20
Programmastandaardsaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 18

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 350
Herbruikbare koffiebekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 350
Herbruikbaar bestekaantal 350
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 8
Koelboxenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Serveerschalenaantal 20
Voorraadbakkenaantal 20
Thermosflessenaantal 6
Keukenweegschaal

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

Eerstehulpkoffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 12
Antislipmattenaantal 12
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de hoofdindeling minstens 6 weken vooraf vast: bepaal waar de circusvloer, workshops, entree, catering en kleedruimte komen. Houd looproutes vrij en geef artiesten een afzonderlijke aan- en afvoerroute.
Boek artiesten en maak het programma pas definitief nadat je hun speelduur, opbouwtijd en technische eisen hebt ontvangen. Plan tussen twee optredens minimaal 15 minuten wisseltijd voor materiaal en geluid.
Tel circusmateriaal per workshop, niet alleen per festival. Reserveer bijvoorbeeld per deelnemer één jongleerdoekje of bal waar nodig, plus minimaal 10 procent extra voor zoekgeraakte of beschadigde spullen.
Wijs vrijwilligers uiterlijk 1 week vooraf vaste blokken van 2 tot 3 uur toe. Zet aparte mensen bij entree, workshops, artiestenbegeleiding en catering; één algemeen aanspreekpunt voorkomt dat vragen blijven liggen.
Maak het regenprogramma uiterlijk 3 dagen vooraf uitvoerbaar. Controleer tenten, tafels, kabels, speakers en verlichting opnieuw en stuur artiesteninformatie, plattegrond en draaiboek uiterlijk 48 uur voor aanvang naar alle betrokkenen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een circusfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en artiesten. Reserveer de laatste 2 weken voor bevestigingen, vrijwilligersindeling, boodschappen, materiaalcontrole en het draaiboek.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een circusfestival?: Reken minimaal één vrijwilliger per actief onderdeel, plus twee mensen voor entree en algemene coördinatie. Voor vier workshops, een optreden en catering kom je daarmee al snel op 8 tot 10 vrijwilligers per dienst.
Wanneer moet je circusartiesten boeken?: Boek artiesten zodra datum en locatie vaststaan, liefst 8 weken voor het festival. Vraag direct naar speelduur, opbouwtijd, kleedruimte, techniek en een alternatief bij slecht weer.
Wanneer controleer je het regenprogramma van een circusfestival?: Controleer de weersverwachting 5 tot 7 dagen vooraf en neem uiterlijk 3 dagen vooraf een besluit. Zorg dat tenten, binnenruimtes, materialen, stroomvoorziening en aangepaste looproutes dan al geregeld zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.