Checklist para organizar un festival de circo sin imprevistos

Organizar un festival de circo requiere coordinar artistas, talleres, público, materiales y seguridad en un mismo horario. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la elección del lugar hasta la recogida de productos frescos. Incluye lo que suele retrasarse: permisos, seguros, reservas, rutas de paso, preferencias dietéticas y un plan alternativo si llueve. También tendrás que prever la pista, el sonido, el mobiliario y el material de malabares.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Contratar artistas de circo
2 personas
Solicitar permisos
Comprobar el seguro
Elaborar el programa
2 personas
Planificar actuaciones y talleres
2 personas
Confirmar las reservas
Hacer el plano
2 personas
Definir accesos y rutas de paso
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Enviar la información de los artistas
Pedir el catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Reservar materiales
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar un programa alternativo en caso de lluvia
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar los productos para hornear y cocinar
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Ordenar los folletos del programa
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Descargar las mesas y sillas
4 personas
Montar la carpa y el techo
6 personas
Desenrollar la pista de circo
4 personas
Montar material de circo
5 personas
Colocar barreras para el público
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Cubrir los cables eléctricos con cinta
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Montar el camerino de los artistas
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Inspeccionar el material de circo
3 personas
Briefing para los guías de público
4 personas

Evento

Abrir las puertas
4 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Guiar el acto inaugural
3 personas
Coordinar talleres de circo
6 personas
Supervisar las actividades infantiles
5 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Guiar al público en las actuaciones
4 personas
Dirigir el espectáculo de la tarde
4 personas
Guiar el espectáculo nocturno
4 personas
Proporcionar la música
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Recoger el material del taller
3 personas
Anunciar la última ronda
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas
Apagar la iluminación
2 personas

Seguimiento

Cerrar catering
4 personas
Empaquetar la comida sobrante
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Desmontar el material del circo
5 personas
Desconectar el equipo de sonido
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar las tiendas y la cubierta
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Limpiar a fondo los baños
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Guardar el inventario
2 personas
Recoger objetos perdidos
Dejar el recinto limpio
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 120
Mesas de cervezacant. 8
Mesas de buffetcant. 6
Mostrador de entrada
Percheros para camerinoscant. 4
Perchascant. 40

Material de circo

Pista de circo
Bolas de malabarescant. 30
Paños de malabarismocant. 30
Pelotas de malabarescant. 20
Clubs de malabarescant. 12
Aros de plásticocant. 20
Diabloscant. 12
Palos para el juego del gatocant. 8
Patines de ruedascant. 12
Balanza de equilibrio
Juego de rola-rolacant. 2
Narices rojascant. 80
Bordes del escenariocant. 8

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Altavoz Bluetoothcant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 10
Linternas a pilascant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 12
Arcos de globoscant. 3
Globoscant. 300
Pósteres de circocant. 20
Atriles para programascant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Mantelescant. 18

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 350
Tazas de café reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 350
Cubiertos reutilizablescant. 350
Cucharonescant. 12
Tijerascant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Jarras térmicascant. 8
Neveras portátilescant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Bandejas de servircant. 20
Cajas de almacenamientocant. 20
Botellas térmicascant. 6
Balanza de cocina

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 2
Escobillas de bañocant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Cinta de balizamientocant. 6
Conos de tráficocant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Linternascant. 6
Walkie-talkiescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha y el lugar, y tramita los permisos y el seguro antes de anunciar el festival. Algunas autorizaciones pueden tardar varias semanas, así que no las dejes para el último momento.
Define el programa antes de enviar las invitaciones: separa las actuaciones de los talleres y calcula el tiempo necesario para cambios, entradas y desplazamientos entre zonas.
Confirma las reservas de artistas, materiales y catering al menos 7 días antes. Comprueba especialmente la pista de circo, los altavoces, los micrófonos inalámbricos, los focos LED y los cables alargadores.
Dibuja el plano con entradas, rutas de paso, camerinos, buffet y espacio de actuación. Deja libres los recorridos entre las mesas plegables, las sillas y la pista para evitar cruces durante los talleres.
Asigna a cada voluntario una tarea y un horario por escrito, e imprime el plan de trabajo. Revisa la previsión meteorológica 48 horas antes y activa el programa alternativo de lluvia si es necesario.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un festival de circo?: Empieza al menos 8 semanas antes. Durante las primeras 2 semanas conviene fijar fecha y lugar, comprobar el seguro, solicitar permisos y contratar a los artistas.
¿Qué materiales necesita un festival de circo?: Como base, prepara una pista de circo y material para los talleres, como bolas, pelotas, clubs, aros, diábolos, pañuelos y juego de rola-rola. Haz el inventario entre 7 y 10 días antes y reserva lo que falte.
¿Cuándo hay que confirmar el catering y las preferencias dietéticas?: Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y confirma el pedido del catering como mínimo 7 días antes. Compra los productos frescos lo más cerca posible del evento, preferiblemente el día anterior.
¿Qué hacer si llueve el día del festival de circo?: Comprueba el pronóstico 48 horas antes y prepara entonces el programa alternativo. Define con antelación qué actuaciones y talleres pueden trasladarse a un espacio cubierto y cómo cambiarán los accesos y las rutas de paso.

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