Organiser un festival de cirque sans rien oublier

Un festival de cirque demande plus qu’une programmation d’artistes : il faut aussi sécuriser le lieu, les autorisations, le matériel et les déplacements du public. Cette checklist de 90 tâches et 71 éléments suit l’ordre logique, de la réservation du site jusqu’aux produits frais. Elle couvre les spectacles, les ateliers, l’accueil, les bénévoles, la sonorisation et le repli en cas de pluie. Utilise-la pour répartir les responsabilités et vérifier les derniers détails avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver des artistes de cirque
2 personnes
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Établir le programme
2 personnes
Planifier les spectacles et les ateliers
2 personnes
Confirmer les réservations
Créer le plan
2 personnes
Déterminer les accès et les cheminements
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Envoyer les informations sur les artistes
Commander le catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Réserver le matériel
Vérifier les prévisions météo
Préparer le plan de repli en cas de pluie
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les produits de cuisson et de rôtissage
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Trier les brochures du programme
2 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Décharger les tables et les chaises
4 personnes
Monter la tente et l’auvent
6 personnes
Dérouler le tapis de cirque
4 personnes
Installer le matériel de cirque
5 personnes
Installer des barrières pour le public
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Fixer les câbles d’alimentation
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Inspecter le matériel de cirque
3 personnes
Briefing des accompagnateurs du public
4 personnes

Événement

Ouvrir les portes
4 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Accompagner le numéro d’ouverture
3 personnes
Encadrer les ateliers de cirque
6 personnes
Encadrer les activités pour enfants
5 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Guider le public pendant les spectacles
4 personnes
Animer le spectacle de l’après-midi
4 personnes
Encadrer le spectacle du soir
4 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Ranger le matériel d’atelier
3 personnes
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
4 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes

Suivi

Clôturer le catering
4 personnes
Emballer les restes
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Démonter le matériel de cirque
5 personnes
Débrancher le matériel de sonorisation
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tentes et l’auvent
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les stocks
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Remettre le lieu propre
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tables de bièreqté 8
Tables de buffetqté 6
Bureau d’accueil
Portants de logeqté 4
Cintresqté 40

Matériel de cirque

Sol du cirque
Balles de jonglageqté 30
Foulards de jonglageqté 30
Balles de jonglageqté 20
Clubs de jonglageqté 12
Cerceaux en plastiqueqté 20
Diabolosqté 12
Bâtons de jeuqté 8
Échassesqté 12
Poutre d'équilibre
Kit de rola-rolaqté 2
Nez rougesqté 80
Bordures de scèneqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Enceinte Bluetoothqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes à pilesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Arches de ballonsqté 3
Ballonsqté 300
Affiches de cirqueqté 20
Pupitres de programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 18

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 350
Gobelets à café réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 350
Couverts réutilisablesqté 350
Louchesqté 12
Ciseauxqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Plateaux de serviceqté 20
Bacs de stockageqté 20
Bouteilles isothermesqté 6
Balance de cuisine

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 12
Tapis antidérapantsqté 12
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commence par confirmer la date, le lieu, les artistes et les autorisations avant de concevoir les invitations. Sans ces éléments, le programme et les inscriptions risquent de changer plusieurs fois.
Prévois un plan distinct pour les spectacles et les ateliers : accès, circulations, sol du cirque, échasses, poutre d’équilibre et matériel de jonglage ne se gèrent pas de la même façon.
Réserve le matériel technique en même temps que les artistes. Vérifie notamment les haut-parleurs, microphones sans fil, rallonges, multiprises et projecteurs LED au moins 2 semaines avant le festival.
Répartis les bénévoles par créneaux et par zones, avec une personne à l’accueil, une autre pour les artistes et une autre pour les ateliers. Imprime le déroulé afin que chacun dispose des horaires le jour J.
Prépare le plan de repli dès que la météo devient incertaine, puis récupère les produits frais le plus tard possible : idéalement la veille ou le matin même selon le service prévu.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de cirque ?: Commence au moins 3 à 6 mois avant la date prévue. Les artistes, le lieu, les autorisations et l’assurance doivent être sécurisés avant les invitations et les inscriptions.
Quelles autorisations faut-il pour un festival de cirque ?: Les autorisations dépendent du lieu, de la jauge, des installations et des spectacles proposés. Lance les demandes au moins 8 semaines avant l’événement et vérifie aussi l’assurance adaptée.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de cirque ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la coordination des artistes et 1 par atelier ou zone active. Ajoute 2 à 3 personnes de renfort pour les changements de programme et les pauses.
Que prévoir en cas de pluie pour un festival de cirque ?: Décide au moins 48 heures à l’avance quels spectacles et ateliers peuvent être déplacés sous tente ou annulés. Vérifie les cheminements, la stabilité du sol, la protection du matériel électrique et l’information des participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.