Zirkusfestival organisieren: die praktische Checkliste

Ein Zirkusfestival braucht mehr als Artisten und Jongliermaterial. Du koordinierst Auftritte, Workshops, Genehmigungen, Laufwege, Technik und freiwillige Helfer in einer festen Reihenfolge. Plane die wichtigsten Buchungen und Anträge mehrere Wochen vorher und bestätige Reservierungen spätestens 7 Tage vor dem Termin. Kurz vor dem Festival prüfst du Wetter, frische Einkäufe und die Vollständigkeit der Materialien. Diese Checkliste führt dich durch die 90 Aufgaben und 71 benötigten Dinge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Zirkusartisten buchen
2 Personen
Genehmigungen beantragen
Versicherung prüfen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Auftritte und Workshops planen
2 Personen
Reservierungen bestätigen
Lageplan erstellen
2 Personen
Zugangs- und Laufwege festlegen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Künstlerinformationen versenden
Catering bestellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Materialien reservieren
Wettervorhersage prüfen
Alternatives Regenprogramm bereitstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Back- und Bratprodukte bereitstellen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programmhefte sortieren
2 Personen
Gelände kontrollieren
3 Personen
Tische und Stühle ausladen
4 Personen
Zelt und Überdachung aufbauen
6 Personen
Zirkusboden ausrollen
4 Personen
Zirkusmaterial aufbauen
5 Personen
Publikumsabsperrungen aufstellen
3 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Stromkabel abkleben
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Snacks auslegen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Künstler-Umkleide einrichten
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Zirkusmaterial überprüfen
3 Personen
Briefing für Publikumsbetreuer
4 Personen

Event

Türen öffnen
4 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Eröffnungsshows begleiten
3 Personen
Zirkusworkshops begleiten
6 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
5 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Publikum bei Auftritten begleiten
4 Personen
Nachmittagsshow begleiten
4 Personen
Abendshow betreuen
4 Personen
Musik organisieren
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Workshop-Material aufräumen
3 Personen
Letzte Runde ankündigen
Besucher verabschieden
4 Personen
Beleuchtung ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

Catering abschließen
4 Personen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Zirkusmaterial abbauen
5 Personen
Audioausrüstung abkoppeln
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Zelte und Überdachung abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Vorräte einlagern
2 Personen
Fundsachen sammeln
Ort sauber übergeben
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 120
BiertischeAnz. 8
BuffetischeAnz. 6
Eingangsbereich
UmkleideracksAnz. 4
KleiderbügelAnz. 40

Zirkusmaterial

Zirkusboden
JonglierbälleAnz. 30
JongliertücherAnz. 30
JonglierbälleAnz. 20
JonglierclubsAnz. 12
PlastikreifenAnz. 20
DiabolosAnz. 12
PeststangenAnz. 8
HochstelzenAnz. 12
Balancierbalken
Rola-Rola-SetAnz. 2
Rote NasenAnz. 80
BühneneinfassungenAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 10
BatterielaternenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonbögenAnz. 3
BallonsAnz. 300
ZirkusplakateAnz. 20
ProgrammständerAnz. 6
WegweiserAnz. 12
TischdeckenAnz. 18

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 350
Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 150
Mehrweg-TellerAnz. 350
Wiederverwendbares BesteckAnz. 350
ServierlöffelAnz. 12
ScherenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ServierschalenAnz. 20
VorratsboxenAnz. 20
ThermosflaschenAnz. 6
Küchenwaage

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2
ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 6
VerkehrskegelAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Wege früh fest: Plane Auftritte und Workshops mit festen Uhrzeiten und zeichne im Lageplan Eingangsbereich, Umkleiden, Zirkusboden sowie Besucher- und Künstlerwege ein.
Buche Artisten und beantrage Genehmigungen nicht erst im letzten Monat. Schicke Künstlerinformationen und das ausgedruckte Drehbuch spätestens 7 Tage vor dem Festival an alle Beteiligten.
Teile freiwillige Helfer in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein. Für Einlass, Workshops, Umkleiden, Catering und den Abbau brauchst du jeweils eine klar benannte Ansprechperson.
Prüfe die Technik mindestens 1 Tag vorher vor Ort: Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer, LED-Spots, Verlängerungskabel und Kabeltrommeln müssen zusammenpassen und sicher liegen.
Kontrolliere die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und halte ein Regenprogramm bereit. Zelte, Sitzplätze und empfindliches Material wie Jonglierbälle, Diabolos und Rola-Rola-Sets sollten dann bereits sinnvoll zugeordnet sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Zirkusfestival organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Artisten, Genehmigungen und Versicherung. Programm, Workshops und Helfereinteilung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Festival stehen.
Wie viele Helfer brauche ich für ein Zirkusfestival?: Plane mindestens 1 Helfer für den Einlass, 1 für die Künstlerbetreuung und je 1 pro laufendem Workshop ein. Bei mehreren Bühnen oder mehr als 100 Gästen kommen zusätzlich 2 bis 4 Personen für Wege, Catering und spontane Aufgaben hinzu.
Wann soll ich das Catering für ein Zirkusfestival bestellen?: Bestelle das Catering etwa 2 bis 3 Wochen vorher und bestätige die Menge 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher, damit vegetarische, vegane oder allergenarme Optionen eingeplant werden können.
Was muss ich bei schlechtem Wetter für ein Zirkusfestival vorbereiten?: Prüfe die Vorhersage 48 Stunden vorher und entscheide spätestens 24 Stunden vor Beginn über Zelte, Raumaufteilung oder ein alternatives Regenprogramm. Sichere Technik und Zirkusmaterial trocken und plane mindestens 30 Minuten zusätzliche Aufbauzeit ein.

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