Checklist voor een circulaire economieavond organiseren

Een circulaire economieavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een paar stoelen. Je regelt vooraf de locatie, sprekers, aanmeldingen en workshopmaterialen, en controleert op de avond zelf techniek, routing en afvalscheiding. Plan tijd voor het verzamelen van dieetwensen en presentaties, want die informatie komt vaak later binnen dan verwacht. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde uit te voeren en voorkomt dat de beamer, koffie of inleverplek pas bij binnenkomst wordt geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Programma vastleggen
2 personen
Sprekers bevestigen
Workshopmateriaal verzamelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Sprekersinformatie delen
Presentaties verzamelen
Route en parkeren controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Podiumhoek inrichten
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Workshoptafels inrichten
3 personen
Inleverpunt voor spullen maken
2 personen
Afvalscheiding klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Programma toelichten
Presentaties begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Workshops begeleiden
4 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Buffet serveren
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Ruiltafel begeleiden
2 personen
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden spullen registreren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 5

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 80
Herbruikbare koffiekopjesaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerplateausaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Draagbare speaker
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptop
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 2

Decoratie

Herbruikbare naambadgesaantal 70
Naamkaartstandaardsaantal 10
Richtingbordjesaantal 12
Klembordenaantal 6
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8

Workshopmateriaal

Schrijfmateriaalaantal 60
Notitieboekjesaantal 60
Flip-overvellenaantal 30
Markeerstiftenaantal 24
Scharenaantal 12
Rolmaataantal 4
Schroevendraaiersaantal 8
Tangenaantal 8
Naaisetjesaantal 6
Lijmpistolenaantal 4
Lijmstiftenaantal 20
Kabelbindersaantal 100
Reparatiematerialenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Snoerverlichtingaantal 3

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de inschrijvingen niet af zonder dieetwensen te verzamelen. Gebruik het aantal aanmeldingen om boodschappen, herbruikbaar servies en zitplaatsen te bepalen en controleer wijzigingen uiterlijk enkele dagen voor de avond.
Vraag presentaties en sprekersinformatie vooraf op en test de bestanden op de laptop. Sluit de beamer, het projectiescherm, de speaker en draadloze microfoons vóór de ontvangst aan; houd verlengsnoeren en stekkerdozen bij de hand.
Richt workshoptafels in voordat bezoekers arriveren en sorteer het materiaal per onderdeel. Leg ook een aparte plek klaar voor ingeleverde spullen, met duidelijke richtingbordjes zodat uitleg tijdens het programma beperkt blijft.
Zet koffie en thee ruim vóór de start klaar: controleer koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen en vul herbruikbare koffiekopjes aan. Zet dranken gekoeld klaar, maar bewaar extra voorraad in koelboxen als de locatie weinig koeling heeft.
Maak afvalscheiding zichtbaar bij het buffet en de workshopruimte, niet alleen achteraf bij de opruimronde. Zet afvalbakken op logische looproutes en spreek vooraf af wie tijdens de avond controleert of de bakken niet vollopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een circulaire economieavond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, het programma en de sprekers. Open daarna het aanmeldformulier, zodat je uiterlijk enkele dagen voor de avond aantallen, dieetwensen en workshopmateriaal kunt bijstellen.
Wanneer moet ik de presentaties van sprekers verzamelen?: Vraag presentaties en sprekersinformatie uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf op. Test alle bestanden op de laptop en beamer tijdens de opbouw, minimaal 60 minuten voordat bezoekers binnenkomen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een circulaire economieavond?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, podiumhoek, workshoptafels, techniek, koffie en afvalscheiding. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van presentaties, routebordjes en het inleverpunt.
Wanneer zet ik koffie, thee en dranken klaar?: Bereid koffie en thee ongeveer 30 minuten voor de ontvangst voor en zet dranken gekoeld klaar zodra de opbouw start. Controleer vlak voor opening of er genoeg herbruikbare glazen, kopjes, borden en bestek beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.