Checklist pour organiser une soirée d'économie circulaire
Une soirée d'économie circulaire demande plus qu'un programme et quelques tables. Il faut coordonner les intervenants, les inscriptions, les ateliers, le dépôt des objets et le tri des déchets, tout en préparant un accueil fluide. Cette checklist suit l'ordre des préparatifs, depuis la réservation du lieu jusqu'au café servi à l'arrivée. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents : besoins alimentaires, stationnement, présentations et tests techniques.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Définir le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Rassembler le matériel d'atelier
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Partager les informations sur les intervenants
Rassembler les présentations
Vérifier le parcours et le stationnement
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le coin scène
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Installer les tables d'atelier
3 personnes
Créer un point de dépôt pour les objets
2 personnes
Mettre en place le tri des déchets
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Événement
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Animer les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les ateliers
4 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Servir le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Animer le débat
2 personnes
Animer la table d'échange
2 personnes
Répondre aux dernières questions
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler le matériel
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Tabouretsqté 8
- Portants à vêtementsqté 2
- Poubellesqté 5
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 70
- Bols réutilisablesqté 60
- Verres réutilisablesqté 80
- Tasses à café réutilisablesqté 60
- Couverts réutilisablesqté 80
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Louchesqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Glacièresqté 3
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Enceinte portable
- Microphones sans filqté 2
- Ordinateur portable
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Batteries externesqté 2
Décoration
- Badges nominatifs réutilisablesqté 70
- Présentoirs pour cartes nominativesqté 10
- Panneaux d’orientationqté 12
- Presse-papiersqté 6
- Panneaux en ardoiseqté 4
- Marqueurs craieqté 8
Matériel d'atelier
- Matériel d’écritureqté 60
- Carnetsqté 60
- Feuilles de paperboardqté 30
- Marqueursqté 24
- Ciseauxqté 12
- Mètre rubanqté 4
- Tournevisqté 8
- Pincesqté 8
- Kits de coutureqté 6
- Pistolets à colleqté 4
- Bâtons de colleqté 20
- Serre-câblesqté 100
- Matériel de réparationqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 3
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu et fixez le programme suffisamment tôt pour confirmer les intervenants avant l'envoi des invitations. Prévoyez aussi les informations d'accès, le stationnement et les horaires d'ouverture.
- Ouvrez le formulaire d'inscription dès que le programme est stable. Demandez les besoins alimentaires et envoyez un rappel quelques jours avant la soirée pour limiter les désistements de dernière minute.
- Pour les ateliers, triez les matériaux avant l'installation et préparez une table dédiée au dépôt des objets. Un point clairement signalé évite que les participants mélangent les objets à réemployer et les déchets.
- Testez le vidéoprojecteur, l'écran, l'ordinateur, les rallonges et les présentations avant l'arrivée du public. Faites un essai avec les microphones et l'enceinte portable si plusieurs personnes prennent la parole.
- Installez les tables, les chaises, le coin scène et le tri des déchets avant d'ouvrir le lieu. Mettez les boissons au frais et préparez le café et le thé assez tôt pour ne pas gérer la cuisine pendant l'accueil.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une soirée d'économie circulaire ?
- Envoyez-les dès que le lieu, le programme et les principaux intervenants sont confirmés, idéalement trois à quatre semaines avant la soirée. Gardez les derniers jours pour un rappel et les informations pratiques.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Prévoyez au moins deux heures avant l'arrivée des participants. Ce temps couvre l'installation des tables et des chaises, le coin scène, les ateliers, le point de dépôt, le tri et les tests techniques.
- Quand faut-il tester les présentations et le vidéoprojecteur ?
- Faites un premier test la veille si possible, puis un contrôle final 30 à 45 minutes avant l'ouverture. Vérifiez aussi les câbles, les multiprises, le son et la compatibilité de l'ordinateur.
- Comment organiser le tri des déchets pendant la soirée ?
- Installez les poubelles et les panneaux de tri avant l'ouverture, près des zones de repas et d'atelier. Prévoyez un point de contrôle toutes les 60 à 90 minutes pour corriger les erreurs de tri et vider les contenants si nécessaire.
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