Chocoladekerstmarkt organiseren: praktische checklist

Een chocoladekerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen chocolade inkopen en kerstversiering ophangen. Je regelt verkooppunten, leveranciers, stroom, koeling, betaalmogelijkheden en voldoende hulp op de marktdag. Begin met datum, locatie en indeling en werk daarna toe naar voorraad, bereiding en opbouw. Let vooral op producten die gekoeld moeten blijven, beschikbare stroompunten en de aantallen kopjes, bordjes en serveermaterialen. Met deze checklist zie je wat je wanneer controleert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Marktindeling uitwerken
2 personen
Verkooppunten bepalen
2 personen
Leveranciers selecteren
2 personen
Leveringen reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Verkoopprijzen vaststellen
2 personen
Betaalmethode voorbereiden
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Brandveiligheid controleren
2 personen
Versieringsplan maken
Menukaarten ontwerpen
Plattegrond afdrukken
Voorraadlijst controleren
2 personen
Boodschappen bestellen
2 personen
Chocoladevoorraad controleren
2 personen
Servies en materialen tellen
2 personen
Boodschappen ontvangen
2 personen
Chocolade koel opslaan
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Chocoladeproducten voorbereiden
4 personen
Koelkasten vullen
2 personen
Kassabonnen voorbereiden
Vrijwilligersindeling afdrukken
Weersverwachting controleren

Event

Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Menuborden plaatsen
2 personen
Verkooppunten inrichten
5 personen
Chocolade uitstallen
4 personen
Warme chocolademelk bereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Proefporties klaarzetten
3 personen
Kassa's testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Markt openen
2 personen
Chocoladeproducten verkopen
6 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Proeverijen uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Chocoladevoorraad bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletartikelen aanvullen
Kassa's afsluiten
2 personen
Markt sluiten
2 personen

Nazorg

Chocolade veilig verpakken
3 personen
Onverkochte voorraad opslaan
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen reinigen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verkoopopbrengst veilig opbergen
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Beschadigde materialen apart zetten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Markttafelsaantal 12
Statafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Klaptafelsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Dessertbordjesaantal 100
Theelepelsaantal 100
Serveertangenaantal 12
Schaaltjesaantal 30

Keuken

Warmhoudkannenaantal 4
Soeppannenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en schilmesjesaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Bakplatenaantal 4

Apparatuur

Chocoladefonteinenaantal 2
Inductiekookplatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Kassaterminalsaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Tafellopersaantal 12
Menubordenaantal 8
Prijskaartjesaantal 80
Krijtbordenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
LED-lantaarnsaantal 12
LED-kaarsenaantal 30
Batterijenaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 10

Catering

Wegwerphandschoenenaantal 300
Papieren servettenaantal 500
Chocoladedozenaantal 150
Papieren draagtassenaantal 200
Proefbekertjesaantal 500
Roerstaafjesaantal 300
Prikkersaantal 500
Serveerschalenaantal 30
Boodschappen

Tips

Leg de marktindeling uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf vast. Controleer per verkooppunt hoeveel ruimte, stroom en tafeloppervlak nodig is voor bijvoorbeeld een chocoladefontein, koffiezetapparaat of warmhoudkan.
Plan voor elk verkooppunt minimaal één verantwoordelijke tijdens de verkoop en maak voor piekmomenten een tweede persoon beschikbaar. Een vrijwilliger kan dan betalingen aannemen terwijl iemand anders serveert of voorraad aanvult.
Controleer de stroomvoorziening vóór je apparatuur reserveert. Tel het benodigde aantal stekkerdozen en verlengkabels op en test of chocoladefonteinen, waterkokers, koffiezetapparaten en inductiekookplaten niet op één overbelast punt terechtkomen.
Maak 1 week vooraf een aparte lijst voor gekoelde en houdbare voorraad. Zet chocoladeproducten die gekoeld moeten blijven pas zo laat mogelijk klaar en reserveer voldoende koelruimte of koelboxen voor transport en opslag.
Tel servies en hulpmiddelen per verwacht verkooppunt, niet alleen in totaal. Leg extra koffiekopjes, glazen, dessertbordjes, theelepels en serveertangen apart voor aanvulling tijdens de markt.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een chocoladekerstmarkt organiseren?: Leg datum, locatie en marktindeling bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Leveranciers, vrijwilligers en apparatuur hebben daarna nog tijd nodig om bevestigd te worden.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een chocoladekerstmarkt?: Reken minimaal 2 mensen per druk verkooppunt: één voor verkoop en betalingen en één voor uitgifte of aanvullen. Voeg daarnaast 1 coördinator en extra hulp voor opbouw en afbouw toe.
Wanneer moet ik chocolade voor een kerstmarkt inkopen?: Controleer de chocoladevoorraad ongeveer 2 weken vooraf en bestel ontbrekende producten uiterlijk 7 dagen voor de markt. Bewaar gekoelde chocolade volgens de voorschriften en vul koelkasten pas kort voor gebruik.
Wanneer controleer ik stroom en brandveiligheid?: Controleer stroompunten en brandveiligheid uiterlijk 1 week vooraf en herhaal de controle bij de opbouw. Houd kabels uit looppaden en gebruik geen apparatuur voordat capaciteit, aansluitingen en plaatsing zijn gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.