Checklist pour organiser un marché de Noël au chocolat

Un marché de Noël au chocolat demande une préparation précise : les stands, les livraisons, les bénévoles et le matériel doivent être coordonnés avant le jour J. Commencez par fixer la date et le lieu, puis avancez vers l’aménagement, les fournisseurs et les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à contrôler les stocks, préparer les produits au chocolat et installer les équipements. Cette checklist vous aide à suivre les étapes sans oublier les détails qui prennent du temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Définir les points de vente
2 personnes
Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
Réserver les livraisons
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Définir les prix de vente
2 personnes
Préparer le moyen de paiement
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier la sécurité incendie
2 personnes
Établir le plan de décoration
Concevoir les menus
Imprimer le plan
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
Commander les courses
2 personnes
Vérifier le stock de chocolat
2 personnes
Compter la vaisselle et le matériel
2 personnes
Réceptionner les courses
2 personnes
Stocker le chocolat au frais
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Préparer les produits au chocolat
4 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Préparer les tickets de caisse
Imprimer la répartition des bénévoles
Vérifier les prévisions météo

Événement

Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les panneaux du menu
2 personnes
Aménager les points de vente
5 personnes
Mettre le chocolat en présentation
4 personnes
Préparer du chocolat chaud
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les portions de dégustation
3 personnes
Tester les caisses
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
Ouvrir le marché
2 personnes
Vendre des produits au chocolat
6 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Distribuer les dégustations
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitailler le stock de chocolat
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Réapprovisionner les articles de toilette
Fermer les caisses
2 personnes
Fermer le marché
2 personnes

Suivi

Emballer le chocolat en toute sécurité
3 personnes
Stocker les invendus
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Mettre le produit de la vente en lieu sûr
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Mettre les matériaux endommagés à part

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de marchéqté 12
Tables hautesqté 6
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Cuillères à caféqté 100
Pinces de serviceqté 12
Petits bolsqté 30

Cuisine

Thermosqté 4
Casseroles à soupeqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux d’officeqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Plaques de cuissonqté 4

Équipement

Fontaines à chocolatqté 2
Plaques à inductionqté 2
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Terminaux de caisseqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Chemins de tableqté 12
Panneaux de menuqté 8
Étiquettes de prixqté 80
Panneaux en ardoiseqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lanternes LEDqté 12
Bougies LEDqté 30
Pilesqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 10

Catering

Gants jetablesqté 300
Serviettes en papierqté 500
Boîtes de chocolatqté 150
Sacs en papierqté 200
Gobelets d’essaiqté 500
Bâtonnets mélangeursqté 300
Piquesqté 500
Plateaux de serviceqté 30
Courses

Conseils

Fixez l’emplacement des points de vente avant de commander le mobilier : prévoyez les tables de marché, les tables hautes et les tentes en fonction des flux de visiteurs et des prises disponibles.
Réservez les livraisons plusieurs jours à l’avance et désignez une personne pour réceptionner les courses. Le chocolat doit être stocké au frais dès son arrivée, tandis que les produits non périssables peuvent être regroupés séparément.
Comptez la vaisselle et le matériel par service, puis ajoutez une marge de 10 à 15 %. Les tasses, verres, assiettes à dessert, cuillères et pinces sont souvent oubliés quand plusieurs stands utilisent le même stock.
Testez les machines à café, bouilloires, plaques à induction, fontaines à chocolat et terminaux de caisse au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et points d’alimentation pour éviter une surcharge.
Préparez les produits au chocolat le plus près possible de la vente et remplissez les réfrigérateurs avant l’arrivée du public. Gardez le plan imprimé sur place afin que les bénévoles trouvent rapidement leur stand et leurs stocks.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël au chocolat ?: Prévoyez au minimum 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et les livraisons, recruter les bénévoles, traiter les inscriptions et commander le matériel sans travailler dans l’urgence.
Quand faut-il commander le chocolat et les autres courses ?: Passez les commandes environ 10 à 14 jours avant le marché, puis vérifiez les stocks 3 à 5 jours avant. Réceptionnez le chocolat dès sa livraison et stockez-le au frais selon les consignes prévues.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de Noël au chocolat ?: Prévoyez au moins 1 bénévole par point de vente et 2 personnes en renfort pour les stocks, les paiements et les pauses. Pour 6 stands, une équipe de 8 à 10 personnes permet généralement de couvrir le service.
Quand tester le matériel et les paiements ?: Effectuez un test complet 24 heures avant l’ouverture : fontaines à chocolat, machines à café, plaques, bouilloires, terminaux de caisse et branchements. Gardez ensuite un appareil ou une solution de secours si une panne survient pendant le marché.

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