Carrièremarkt organiseren: checklist en planning

Een carrièremarkt staat of valt met een duidelijke indeling, tijdige communicatie en werkende techniek. Leg eerst datum, zalen en exposanten vast; werk daarna het programma, de aanmeldingen en de standindeling uit. In de laatste week controleer je gegevens, printwerk, catering en aansluitingen. Op de dag zelf heb je vooral een goed registratiepunt, zichtbare standnummers en een korte controle van alle ruimtes nodig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden vastleggen
Locatie en zalen reserveren
Exposantenlijst opstellen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Bezoekers uitnodigen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposantgegevens controleren
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Presentatoren bevestigen
Exposantenbrief versturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bezoekerslijst afdrukken
Routebeschrijving versturen
Catering bestellen
Techniek en aansluitingen testen
2 personen
Printwerk controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Exposantenstands opbouwen
4 personen
Standnummers plaatsen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Ontvangstbord plaatsen
Wegwijzers ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentaties laden
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
2 personen
Infomateriaal klaarleggen
2 personen

Event

Exposanten ontvangen
2 personen
Exposanten naar stands begeleiden
2 personen
Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Opening verzorgen
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Standvragen beantwoorden
2 personen
Contactgegevens verzamelen
2 personen
Fotomomenten begeleiden
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Netwerkborrel serveren
3 personen
Muziek tijdens borrel afspelen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

Exposanten helpen afbouwen
4 personen
Materialen sorteren
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen verpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Overgebleven catering koelen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen
Foto's met deelnemers delen
Contactaanvragen doorsturen
Restmateriaal opruimen
2 personen
Aanmeldgegevens archiveren
Onkostenbonnen verzamelen
Openstaande rekeningen controleren
Persbericht nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 130
Registratietafel
Statafelsaantal 8
Tafelrokkenaantal 18
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadkabelsaantal 6
Presentatieklikker
HDMI-kabelsaantal 3
Kabelgotenaantal 8
Koelboxenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 140
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Koffiepottenaantal 4
Theepottenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Standnummersaantal 30
Naambordhoudersaantal 30
Infobordenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Vlaggenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Plakgumaantal 4
Schrijfbordenaantal 4
Flip-oversaantal 4
Flip-overvellenaantal 4
Stiftenaantal 24

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiefiltersaantal 100
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveerlepelsaantal 6
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur exposanten uiterlijk één week vooraf een brief met aankomsttijd, standnummer, tafelafmetingen, route en technische aansluitingen. Zo voorkom je vragen aan de registratiebalie.
Plan de standindeling vóór je naamkaartjes en standnummers afdrukt. Houd bij elke stand ruimte vrij voor bezoekers en controleer of kabels veilig langs de looproute kunnen.
Test laptop, projector, HDMI-kabels, microfoons en luidsprekers minstens één dag vooraf met dezelfde presentatie die op de carrièremarkt wordt gebruikt. Leg ook verlengsnoeren, stekkerdozen en een presentatieklikker klaar.
Verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal eters uiterlijk enkele dagen voor het evenement door aan de catering. Zet waterkannen en servies niet pas tijdens de ontvangst klaar.
Maak op de ochtend zelf eerst de registratie- en bezoekersroute in orde: bezoekerslijst, naambordhouders, standnummers en routebeschrijving moeten zichtbaar klaarliggen voordat de eerste exposant arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een carrièremarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en exposanten. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, programma, standindeling, catering en techniek.
Hoeveel tijd kost het opbouwen van een carrièremarkt?: Reken voor een kleinschalige carrièremarkt op 2 tot 3 uur opbouw. Zet tafels, stoelen, registratie en standen eerst klaar en test daarna alle techniek.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een carrièremarkt?: Nodig exposanten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf uit. Vraag hun definitieve gegevens, presentaties en technische wensen uiterlijk 1 week voor het evenement op.
Hoeveel techniek heb ik nodig voor een carrièremarkt?: Plan per presentatieruimte minimaal 1 laptop, 1 projector, 1 projectiescherm, 1 HDMI-kabel en 1 presentatieklikker. Test daarnaast per ruimte de microfoons, luidsprekers, stekkerdozen en verlengsnoeren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.