Checklist pour organiser un salon de l’emploi

Un salon de l’emploi demande de coordonner les exposants, les visiteurs, les stands et les présentations dans un calendrier serré. Cette checklist rassemble 80 tâches et 55 fournitures, de la réservation des salles jusqu’à l’installation des tables et des chaises. Vous y trouverez aussi les oublis fréquents : besoins alimentaires, badges, indications d’accès, branchements et informations des exposants. Utilisez-la pour répartir le travail et vérifier chaque point avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires
Réserver le lieu et les salles
Établir la liste des exposants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Inviter les visiteurs
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les informations des exposants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Confirmer les présentateurs
Envoyer la lettre aux exposants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Envoyer les indications d'accès
Commander le catering
Tester la technique et les branchements
2 personnes
Vérifier les impressions
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les stands des exposants
4 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer le panneau d’accueil
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Charger les présentations
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
Préparer le matériel d’information
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
2 personnes
Guider les exposants vers les stands
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
Assurer l’ouverture
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Répondre aux questions du stand
2 personnes
Recueillir les coordonnées
2 personnes
Encadrer les séances photo
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir le cocktail réseau
3 personnes
Diffuser de la musique pendant le verre
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

Aider les exposants à démonter
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Emballer les objets empruntés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Refroidir le catering restant
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec les participants
Transmettre les demandes de contact
Ranger le matériel restant
2 personnes
Archiver les données d’inscription
Rassembler les notes de frais
Vérifier les factures en attente
Relayer le communiqué de presse

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 130
Table d'inscription
Tables hautesqté 8
Jupes de tableqté 18
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Câbles de rechargeqté 6
Cliqueur de présentation
Câbles HDMIqté 3
Goulottes de câblesqté 8
Glacièresqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 140
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Cafetièreqté 4
Théièresqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Numéros de standqté 30
Porte-nomsqté 30
Panneaux d’informationqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Drapeauxqté 6
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Colle repositionnableqté 4
Tableaux de présentationqté 4
Chevaletsqté 4
Feuilles de paperboardqté 4
Marqueursqté 24

Cuisine

Thermosqté 6
Filtres à caféqté 100
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Cuillères de serviceqté 6
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et les horaires avant de contacter les exposants, puis réservez les salles assez tôt pour pouvoir prévoir séparément l’accueil, les stands et les présentations.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et confirmez le nombre de repas avec le traiteur quelques jours avant l’événement, plutôt que la veille.
Envoyez aux exposants leur lettre pratique avec les horaires d’arrivée, le plan du stand, les indications d’accès et le matériel disponible. Cela évite les demandes de dernière minute pour les tables, les prises ou les câbles.
Testez le projecteur, l’écran, les haut-parleurs, les microphones, les câbles HDMI et les multiprises avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi des rallonges et des câbles de recharge pour les présentateurs.
Préparez les badges nominatifs, les porte-noms, les numéros de stand et la liste imprimée des visiteurs avant le jour J. Gardez une version numérique, mais ne comptez pas uniquement sur une connexion internet sur place.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de l’emploi ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu, établir la liste des exposants, ouvrir les inscriptions et lancer les invitations.
Combien de temps avant faut-il inviter les exposants ?: Envoyez une première invitation 6 à 8 semaines avant le salon, puis demandez une confirmation définitive environ 2 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps d’ajuster le plan des stands et le programme.
Quand tester la technique d’un salon de l’emploi ?: Faites un premier test 3 à 5 jours avant l’événement et un contrôle rapide le matin même. Vérifiez chaque branchement, le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et le cliqueur de présentation.
Que faut-il préparer la veille d’un salon de l’emploi ?: La veille, rassemblez les badges, listes, impressions, numéros de stand, câbles et fournitures d’accueil. Confirmez aussi le catering, récupérez les clés si possible et vérifiez les espaces avant l’installation finale.

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