Karrieremesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Karrieremesse braucht früh klare Zuständigkeiten, verlässliche Ausstellerdaten und einen Ablauf, der am Veranstaltungstag funktioniert. Beginne mit Datum, Räumen und Ausstellerliste, bevor du Einladungen und Anmeldungen veröffentlichst. Später entscheiden Standaufteilung, Techniktest, Namensschilder und Besucherinformationen darüber, ob der Aufbau reibungslos läuft. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Kontrolle von Tischen, Technik und Catering vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Uhrzeiten festlegen
Location und Räume reservieren
Ausstellerliste erstellen
2 Personen
Aussteller einladen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Besucher einladen
2 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Ausstellerdaten prüfen
2 Personen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Moderatoren bestätigen
Ausstellerbrief versenden
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Besucherliste ausdrucken
Wegbeschreibung versenden
Catering bestellen
Technik und Anschlüsse testen
2 Personen
Drucksachen prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Standortschlüssel abholen
Räume kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Ausstellerstände aufbauen
4 Personen
Standnummern anbringen
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Empfangsschild aufstellen
Wegweiser aufhängen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Präsentationen laden
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Häppchen auf Platten anrichten
2 Personen
Infomaterial bereitlegen
2 Personen

Event

Aussteller empfangen
2 Personen
Aussteller zu den Ständen begleiten
2 Personen
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Programm vorstellen
Eröffnung betreuen
2 Personen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Standfragen beantworten
2 Personen
Kontaktdaten sammeln
2 Personen
Fotomomente begleiten
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
Netzwerk-Getränke servieren
3 Personen
Musik beim Umtrunk abspielen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Aussteller auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Aussteller beim Abbau helfen
4 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Räume reinigen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Ausgeliehene Sachen verpacken
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Kontaktanfragen weiterleiten
Restmaterialien aufräumen
2 Personen
Anmeldedaten archivieren
Ausgabenbelege sammeln
Offene Rechnungen prüfen
Pressemitteilung nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 130
Registrierungstisch
StehtischeAnz. 8
TischröckeAnz. 18
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
LadekabelAnz. 6
Präsentationsklicker
HDMI-KabelAnz. 3
KabelkanäleAnz. 8
KühlboxenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 140
TellerAnz. 140
BestecksetsAnz. 140
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8

Dekoration

StandnummernAnz. 30
NamensschildhalterAnz. 30
InfotafelnAnz. 8
Wegweiser-SchilderAnz. 12
WegweiserAnz. 8
FahnenAnz. 6
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
KleberAnz. 4
SchreibtafelnAnz. 4
FlipchartsAnz. 4
FlipchartblätterAnz. 4
StifteAnz. 24

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KaffeefilterAnz. 100
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
KüchenmesserAnz. 2
ServierlöffelAnz. 6
KühlelementeAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
PutzeimerAnz. 3
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Ausstellerkommunikation mit festen Fristen: Verschicke die Einladung früh und prüfe die vollständigen Ausstellerdaten spätestens einige Tage vor der Messe.
Erstelle den Standplan erst, wenn die Ausstellerliste belastbar ist. Vergib Standnummern und verschicke den finalen Plan zusammen mit Anreise- und Aufbauinformationen.
Teste Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofone und HDMI-Kabel nicht erst zur Eröffnung. Ein kompletter Techniktest am Vortag lässt Zeit für Ersatzlösungen.
Bereite Namensschilder und die Besucherliste vor, sobald die Anmeldungen weitgehend abgeschlossen sind. Plane am Registrierungstisch zusätzlich einige leere Schilder für Nachmeldungen ein.
Bestelle Catering nach der Anmeldefrist und berücksichtige erfasste Ernährungswünsche. Stelle Wasser, Kaffee und Geschirr vor Beginn bereit, damit die Registrierung nicht blockiert wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Karrieremesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Räumen und der Ausstellerliste. Für viele Aussteller, ein umfangreiches Programm oder externe Technik sind 3 bis 4 Monate Vorlauf sinnvoll.
Wann sollte die Ausstellerliste für eine Karrieremesse feststehen?: Setze eine verbindliche Anmeldefrist etwa 3 bis 4 Wochen vor der Messe. Prüfe danach Kontaktdaten, Standbedarf und technische Anforderungen, bevor du Standaufteilung und Zeitplan finalisierst.
Wie viele Namensschilder braucht man für eine Karrieremesse?: Plane ein Namensschild pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 100 erwarteten Teilnehmenden sind damit rund 110 Schilder eine praktische Menge.
Wann muss man die Technik für eine Karrieremesse testen?: Führe den vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfe am Veranstaltungstag noch einmal Strom, Anschlüsse und Ton. Für Projektor und Mikrofone solltest du jeweils eine passende Ersatzlösung bereithalten.

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