Checklist voor een goed georganiseerde carrièrebeurs

Een carrièrebeurs organiseren vraagt meer dan werkgevers en bezoekers uitnodigen. Je moet ook standplaatsen verdelen, informatie verzamelen, techniek testen en de route door de locatie duidelijk maken. Begin met locatie, datum en programma en werk daarna toe naar aanmeldingen, communicatie en logistiek. Deze checklist helpt je de 64 taken in de juiste volgorde af te ronden, zodat op de beursdag registratie, stands, presentaties en catering zonder onnodige vertraging verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemende werkgevers benaderen
3 personen
Werkgeversaanmeldingen verwerken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Bezoekersaanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Techniek reserveren
Plattegrond maken
2 personen
Werkgeversinformatie verzamelen
2 personen
Programma online publiceren
Badges en polsbandjes bestellen
Bewegwijzering ontwerpen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Werkgevers herinneren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Werkgeversstands markeren
3 personen
Standmaterialen verdelen
3 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Cateringruimte inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Wifi en stroom testen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Broodjes en fruit klaarzetten
3 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen

Event

Werkgevers ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Programma toelichten
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
3 personen
Presentaties aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Catering uitserveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepunt onderhouden
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Standvragen beantwoorden
2 personen
Foto's maken
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Werkgevers uitchecken
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Werkgeversstands afbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Overgebleven catering verpakken
2 personen
Afval afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Aanwezigheidslijst archiveren
Bedankberichten versturen
2 personen
Foto's met deelnemers delen
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 10
Registratiebalie
Krukkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Projector
Projectiescherm
Laptopspeakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadkabelsaantal 10
Wifi-router
Powerbanksaantal 4
Gaffer tapeaantal 4
Scharenaantal 6
Nietmachinesaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Standachterwandenaantal 20
Tafelkledenaantal 30
Bedrijfsnaambordenaantal 25
Pijlbordenaantal 20
Programmapostersaantal 12
Rolbannersaantal 4
Vlaggenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Tafeldecoratieaantal 20
Presentatiebord

Registratie

Naamkaartjesaantal 300
Badgesaantal 300
Polsbandjesaantal 300
Registratieformulierenaantal 300
Klembordenaantal 10
Pennenaantal 50
Clipboardsaantal 10
Polsbandjeshoudersaantal 4

Kantoor

A4-papieraantal 5
Markersaantal 20
Plakbandaantal 8
Plakgumaantal 6
Notitieblokkenaantal 30
Enveloppenaantal 50

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 4
Staande lampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de plattegrond uiterlijk twee weken vooraf vast. Reserveer ruimte voor de registratiebalie, stands, statafels, catering, afvalbakken en een duidelijke looproute; controleer ook waar stroompunten en wifi beschikbaar zijn.
Vraag werkgevers bij hun aanmelding direct om bedrijfsnaam, contactpersoon, logo, gewenste standruimte en technische behoeften. Stuur de definitieve standindeling minimaal 7 dagen vooraf, zodat wijzigingen nog uitvoerbaar zijn.
Verstuur uitnodigingen en publiceer het programma zodra tijdschema en deelnemende werkgevers vaststaan. Plan minstens 2 promotierondes: een eerste aankondiging en een herinnering in de laatste week.
Test alle techniek op locatie, niet alleen op kantoor. Sluit laptops, projector, microfoons, verlengkabels, stekkerdozen en wifi-router minstens 2 uur voor opening aan en houd oplaadkabels, powerbanks en gaffer tape bij de registratiebalie.
Maak de opbouwvolgorde zichtbaar voor je team: eerst tafels, stoelen en standmarkeringen, daarna standmaterialen, bewegwijzering en catering. Leg badges, naamkaartjes en polsbandjes per groep klaar; zo voorkom je een opstopping bij binnenkomst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een carrièrebeurs organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer eerst de locatie en leg datum en programma vast; benader werkgevers daarna direct, zodat je uiterlijk 4 weken voor de beurs de deelnemers kunt bevestigen.
Wanneer moet ik werkgevers uitnodigen voor een carrièrebeurs?: Benader werkgevers 8 tot 10 weken vooraf en stuur een herinnering 7 dagen voor het evenement. Vraag technische wensen en standinformatie niet pas op de beursdag, maar uiterlijk 2 weken vooraf op.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een carrièrebeurs?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw en controleer de locatie vooraf. Zet eerst tafels, stoelen en standen klaar, test daarna de techniek en leg badges, bewegwijzering en catering klaar.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen voor een carrièrebeurs?: Reserveer de catering zodra je een eerste bezoekersaantal hebt en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf. Bestel daarna gericht servies, thermoskannen, waterkannen en serveerschalen voor de verwachte bezetting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.