Checklist para organizar una feria de empleo
Una feria de empleo necesita coordinación entre empresas, visitantes, proveedores y el equipo del recinto. Esta checklist reúne las tareas para avanzar desde la reserva del lugar y la convocatoria hasta el montaje de los puestos y el registro. El programa, el plano, la información de cada empleador y la tecnología deben estar cerrados antes del día del evento. También encontrarás los detalles que suelen faltar a última hora, como credenciales, cables, materiales de stand y preferencias dietéticas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contactar a los empleadores participantes
3 personas
Gestionar las inscripciones de empleadores
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar las inscripciones de visitantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar técnica
Hacer el plano
2 personas
Recopilar información de los empleadores
2 personas
Publicar el programa en línea
Pedir credenciales y pulseras
Diseñar la señalización
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Recordar a los empleadores
Hacer la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Marcar los stands de empleadores
3 personas
Distribuir los materiales del stand
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el espacio de catering
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Probar wifi y corriente
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar bocadillos y fruta
3 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Evento
Recibir a los empleadores
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Presentar el programa
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
3 personas
Anunciar presentaciones
Coordinar presentaciones
2 personas
Servir el catering
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el punto de café
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños
Responder a las preguntas del stand
2 personas
Tomar fotos
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Hacer el check-out de los empleadores
2 personas
Seguimiento
Apagar la técnica
2 personas
Desmontar los stands de los empleadores
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
Retirar los residuos
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la señalización
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Archivar la lista de asistencia
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Compartir fotos con los participantes
Revisar las facturas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 30
- Sillascant. 80
- Mesas altascant. 10
- Mostrador de registro
- Taburetescant. 12
- Papeleracant. 8
Equipo
- Portátilescant. 4
- Tabletscant. 4
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoces para portátilcant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 12
- Cables de cargacant. 10
- Router wifi
- Baterías externascant. 4
- Cinta gaffercant. 4
- Tijerascant. 6
- Grapadorascant. 4
- Bridascant. 100
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharonescant. 8
- Termoscant. 8
- Jarras de aguacant. 8
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Decoración
- Paredes de fondo del standcant. 20
- Mantelescant. 30
- Carteles con el nombre de la empresacant. 25
- Carteles direccionalescant. 20
- Pósteres del programacant. 12
- Banners enrollablescant. 4
- Banderascant. 8
- Arcos de globoscant. 2
- Decoración de mesacant. 20
- Panel de presentación
Registro
- Tarjetas de nombrecant. 300
- Badgescant. 300
- Pulserascant. 300
- Formularios de registrocant. 300
- Portapapelescant. 10
- Bolígrafoscant. 50
- Portapapelescant. 10
- Porta-pulserascant. 4
Oficina
- Papel A4cant. 5
- Marcadorescant. 20
- Cinta adhesivacant. 8
- Masilla adhesivacant. 6
- Bloc de notascant. 30
- Sobrescant. 50
Limpieza
- Escobacant. 2
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas de piecant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el plano antes de publicar las invitaciones. Así los empleadores pueden confirmar su participación con información concreta y tú puedes asignar cada puesto sin cambios de última hora.
- Pide a cada empleador sus datos, logotipo y necesidades técnicas con al menos 2 semanas de margen. Usa esa información para preparar la señalización, las tarjetas de nombre y los materiales de cada stand.
- Calcula el registro con una mesa de recepción, credenciales y pulseras separadas para visitantes y empleadores. Coloca el mostrador en la entrada y deja preparados los listados de inscripciones antes de abrir.
- Prueba la conexión wifi, los portátiles, las tablets, el proyector, los micrófonos y los altavoces durante el montaje. Lleva cables de carga, alargadores, regletas, baterías externas y cinta gaffer: suelen ser lo último que falta cuando empieza la jornada.
- Reserva el catering después de recoger las preferencias dietéticas y confirma las cantidades 3 días antes. Para el servicio, comprueba que haya vasos, tazas, platos, cubiertos, termos, jarras y bandejas, además de papeleras accesibles.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo?
- Empieza la planificación al menos 8 semanas antes. Reserva primero el lugar y la fecha; después confirma empleadores, inscripciones, promoción, catering, técnica y distribución de puestos.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los empleadores participantes?
- Intenta cerrar las confirmaciones 3 semanas antes de la feria. Deja 2 semanas para recopilar sus datos, asignar espacios, preparar la señalización y publicar el programa definitivo.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de una feria de empleo?
- Deja listos el plano, las credenciales, las pulseras, las tarjetas de nombre y los materiales de cada stand. Comprueba también la tecnología, la señalización y las cajas con cables, cargadores, tijeras, grapadoras, bridas y cinta gaffer.
- ¿Cuándo se debe confirmar el catering de una feria de empleo?
- Confirma el número final de asistentes y las preferencias dietéticas 3 días antes. Revisa el servicio y la vajilla al recibirlo, especialmente las jarras de agua, los termos, las tazas, los vasos y las bandejas.
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