Checklist pour organiser un forum de l’emploi
Un forum de l’emploi se prépare en plusieurs étapes : réserver le lieu, confirmer les employeurs, gérer les inscriptions et préparer chaque stand. Commence par fixer la date et le programme, puis laisse assez de temps pour recueillir les informations des entreprises et publier les détails aux visiteurs. Les dernières semaines servent surtout à finaliser le plan, les badges, la signalétique et la technique. Cette checklist te permet de suivre l’organisation jusqu’à l’installation sur place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les employeurs participants
3 personnes
Traiter les inscriptions des employeurs
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions des visiteurs
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver la technique
Créer le plan
2 personnes
Collecter les informations des employeurs
2 personnes
Publier le programme en ligne
Commander les badges et les bracelets
Concevoir la signalétique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Rappeler les employeurs
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Marquer les stands des employeurs
3 personnes
Répartir le matériel du stand
3 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Tester le wifi et l’alimentation
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les sandwichs et les fruits
3 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Événement
Accueillir les employeurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
3 personnes
Annoncer les présentations
Animer les présentations
2 personnes
Servir le catering
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Entretenir le point café
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Répondre aux questions du stand
2 personnes
Prendre des photos
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le check-out des employeurs
2 personnes
Suivi
Éteindre la technique
2 personnes
Démonter les stands employeurs
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Emballer le catering restant
2 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Archiver la liste de présence
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Partager les photos avec les participants
Vérifier les factures
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 30
- Chaisesqté 80
- Tables hautesqté 10
- Comptoir d'inscription
- Tabouretsqté 12
- Poubellesqté 8
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 4
- Tablettesqté 4
- Projecteur
- Écran de projection
- Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 2
- Microphonesqté 2
- Pieds de microqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 12
- Câbles de rechargeqté 10
- Routeur wifi
- Batteries externesqté 4
- Ruban gafferqté 4
- Ciseauxqté 6
- Agrafeusesqté 4
- Serre-câblesqté 100
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Louchesqté 8
- Thermosqté 8
- Carafes d’eauqté 8
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Décoration
- Panneaux arrière du standqté 20
- Nappesqté 30
- Panneaux avec le nom de l’entrepriseqté 25
- Panneaux indicateursqté 20
- Affiches du programmeqté 12
- Bannières enroulablesqté 4
- Drapeauxqté 8
- Arches de ballonsqté 2
- Décoration de tableqté 20
- Panneau de présentation
Inscription
- Badges nominatifsqté 300
- Badgesqté 300
- Braceletsqté 300
- Formulaires d’inscriptionqté 300
- Presse-papiersqté 10
- Stylosqté 50
- Presse-papiersqté 10
- Porte-braceletsqté 4
Bureau
- Papier A4qté 5
- Marqueursqté 20
- Ruban adhésifqté 8
- Colle repositionnableqté 6
- Blocs-notesqté 30
- Enveloppesqté 50
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Aspirateur
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Éclairage
- Lampes LEDqté 12
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampadairesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque le lieu et la date au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Vérifie aussi les horaires d’accès, car l’installation des tables, chaises et stands demande souvent plusieurs heures avant l’ouverture.
- Demande aux employeurs leur logo, leur nom exact, leurs besoins électriques et le nombre de représentants au plus tard 3 semaines avant. Ces informations servent à attribuer les emplacements et à préparer les badges nominatifs.
- Prévois une fermeture des inscriptions visiteurs 24 à 48 heures avant le forum si tu dois transmettre un nombre définitif au catering. Recueille séparément les allergies et régimes alimentaires afin d’éviter les corrections de dernière minute.
- Teste la connexion Wi-Fi, le projecteur, les microphones et les haut-parleurs la veille ou au moins 2 heures avant l’accueil. Réserve plusieurs rallonges, multiprises, câbles de recharge et batteries externes pour les postes d’inscription et les stands.
- Prépare un dossier d’installation avec le plan imprimé, la liste des employeurs, les badges, le ruban gaffer, les ciseaux, les agrafeuses et les serre-câbles. Le jour J, marque chaque stand avant l’arrivée des entreprises et répartis leur matériel directement sur place.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un forum de l’emploi ?
- Prévois généralement 8 à 12 semaines pour un forum de l’emploi avec plusieurs employeurs. Les 2 dernières semaines sont consacrées aux inscriptions, au plan des stands, aux badges, à la signalétique et aux confirmations.
- Quand contacter les employeurs pour un forum de l’emploi ?
- Contacte-les 8 à 10 semaines avant la date prévue, puis demande une confirmation définitive environ 3 semaines avant. Un rappel à 7 jours permet de vérifier les horaires d’arrivée, le nombre de représentants et les besoins techniques.
- Quand fermer les inscriptions visiteurs ?
- Ferme les inscriptions 24 à 48 heures avant l’événement si le nombre de visiteurs sert à commander le catering ou à préparer les badges. Garde une procédure d’accueil pour les personnes qui se présentent sans inscription.
- Quel matériel prévoir pour un forum de l’emploi ?
- Prévois au minimum les tables et chaises des stands, un comptoir d’inscription, des badges, une signalétique claire et le matériel technique prévu au programme. Ajoute des rallonges, multiprises, câbles de recharge, ruban gaffer et serre-câbles pour résoudre rapidement les problèmes sur place.
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