Checklist voor een goed georganiseerde carnavalviering

Een carnavalviering vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, programma en locatie, daarna deelnemers, vrijwilligers en activiteiten. Plan vervolgens de boodschappen, techniek en aankleding, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen en te begeleiden. Houd dieetwensen, veiligheidsinformatie en contactgegevens apart bij. Deze checklist helpt je ook met de details die vaak te laat gebeuren, zoals koeling, naamstickers, batterijen en een geprinte contactlijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimtes en terrein reserveren
Veiligheidsregels controleren
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Muziek afspeellijst maken
2 personen
Spelactiviteiten voorbereiden
4 personen
Knutselmateriaal sorteren
2 personen
Prijzen voor spellen inkopen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken en etenswaren ontvangen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Verse producten koelen
2 personen
Naamstickers en polsbandjes maken
2 personen
Draaiboek en contactlijst printen
EHBO- en noodinformatie klaarleggen

Event

Locatie openen
2 personen
Vloeren en tafels controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Buffettafels plaatsen
3 personen
Spelhoeken inrichten
4 personen
Knutseltafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Buffet voorbereiden
5 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Carnavalsoptocht begeleiden
6 personen
Spelactiviteiten begeleiden
6 personen
Knutselactiviteiten begeleiden
3 personen
Hapjes uitserveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Dansmuziek verzorgen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
4 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie veilig verwijderen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Zalen en gangen schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemers informeren over gevonden spullen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 160
Buffettafelsaantal 4
Knutseltafelsaantal 3
Partytentenaantal 2
Kledingrekkenaantal 3

Decoratie

Carnavalsvlaggenaantal 8
Ballonnenaantal 300
Ballonpompaantal 3
Slingersaantal 20
Confettivrije tafelversieringaantal 12
Kleurige tafelkledenaantal 12
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Plakhaakjesaantal 100
Bindtouwaantal 2
Schaaraantal 6
Tapeaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Herbruikbare bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 60
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 16
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 6
Nachtlampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10
Papieren handdoekdispenseraantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk 4 weken vooraf vast en reserveer dan ook de ruimtes en het terrein. Controleer meteen de veiligheidsregels, zodat spelhoeken, buffettafels en partytenten verantwoord kunnen worden geplaatst.
Verstuur uitnodigingen 3 tot 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor de viering. Gebruik de definitieve deelnemerslijst om dieetwensen, naamstickers, polsbandjes en de vrijwilligersindeling te maken.
Plan boodschappen en leveringen in twee rondes: houdbare producten enkele dagen vooraf en verse etenswaren op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Zet koelboxen en gekoelde producten direct na ontvangst koud.
Test luidsprekers, mengpaneel, microfoons en muziekspeler minimaal 2 dagen vooraf. Laad oplaadbare batterijen op, leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en bewaar het draaiboek met contactlijst op de geluidsplek.
Begin opbouw minimaal 2 uur voor de ontvangst van de gasten. Controleer eerst vloeren en tafels, zet daarna stoelen, buffet- en knutseltafels neer en richt de spelhoeken in voordat je vlaggen, slingers en de fotowand ophangt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een carnavalviering organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, locatie en reserveringen. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken voor het feest en leg de definitieve planning uiterlijk 1 week vooraf vast.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een carnavalviering?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per activiteit of spelhoek en daarnaast 2 personen voor ontvangst en buffet. Bij meerdere ruimtes is een aparte coördinator per ruimte praktisch; maak de indeling uiterlijk 10 dagen vooraf.
Wanneer moet ik eten en drinken voor carnaval inkopen?: Koop houdbare voorraad 2 tot 3 dagen vooraf en regel verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Controleer dieetwensen voordat je bestelt en zet gekoelde producten meteen in koelboxen of koeling.
Hoe lang duurt de opbouw van een carnavalviering?: Plan minimaal 2 uur voor een kleine viering en 3 uur wanneer je meerdere spelhoeken, een buffet, geluidsapparatuur en decoratie opbouwt. Test de microfoons en muziek vóórdat de gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.