Karnevalsfeier organisieren: die Checkliste

Eine Karnevalsfeier braucht mehr als Kostüme und Musik. Lege zuerst Termin, Programm und Räume fest, verschicke die Einladungen und kläre Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. Danach folgen Einkauf, Dekoration, Technik und die Vorbereitung von Spielen und Bastelecken. Am Veranstaltungstag helfen ein gedruckter Ablaufplan, Namensaufkleber und klar eingeteilte Helfer, damit Aufbau, Buffet und Einlass nicht gleichzeitig bei einer Person landen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Räume und Gelände reservieren
Sicherheitsregeln prüfen
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Musik-Playlist erstellen
2 Personen
Spielaktivitäten vorbereiten
4 Personen
Bastelmaterial sortieren
2 Personen
Preise für Spiele einkaufen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke und Lebensmittel entgegennehmen
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Frische Produkte kühlen
2 Personen
Namensaufkleber und Armbänder erstellen
2 Personen
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
Erste-Hilfe- und Notfallinformationen bereitlegen

Event

Location öffnen
2 Personen
Böden und Tische kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Buffet-Tische aufstellen
3 Personen
Spielecken einrichten
4 Personen
Basteltische einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Beleuchtung anbringen
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
Buffet vorbereiten
5 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Karnevalsumzug begleiten
6 Personen
Spielaktivitäten betreuen
6 Personen
Bastelaktivitäten begleiten
3 Personen
Snacks ausgeben
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Tanzmusik bereitstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Fundsachen sammeln
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Dekoration sicher entfernen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Säle und Flure reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Teilnehmer über Fundsachen informieren
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 160
BuffetischeAnz. 4
BasteltischeAnz. 3
PartyzelteAnz. 2
KleiderständerAnz. 3

Dekoration

KarnevalsfahnenAnz. 8
BallonsAnz. 300
BallonpumpeAnz. 3
GirlandenAnz. 20
Konfettifreie TischdekorationAnz. 12
Bunte TischdeckenAnz. 12
Fotowand
FotopropsAnz. 20
KlebehakenAnz. 100
BindfadenAnz. 2
SchereAnz. 6
KlebebandAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 220
Mehrweg-TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
KaffeetassenAnz. 60
SchälchenAnz. 20
ServierschalenAnz. 16
ServierlöffelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlschränkeAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 6
NachtlampenAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 10
PapierhandtuchspenderAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane den Aufbau mit mindestens 2 bis 3 Helfern und öffne die Location etwa 2 Stunden vor Beginn. Kontrolliert zuerst Böden, Tische und Stromanschlüsse, bevor ihr dekoriert oder Technik anschließt.
Kläre Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Feier. Haltbare Lebensmittel kannst du vorher bereitstellen, frische Produkte gehören bis zum Veranstaltungstag in Kühlboxen oder Kühlschränke.
Teste Lautsprecher, Mischpult und Mikrofone mindestens 60 Minuten vor dem Einlass. Legt Verlängerungskabel und wiederaufladbare Batterien gesammelt an einen festen Technikplatz, statt sie während der Feier zu suchen.
Richte Buffet-, Bastel- und Spielebereiche getrennt voneinander ein. Rechne für den Einlass außerdem mit 10 bis 15 Minuten, um Namensaufkleber und Armbänder auszugeben.
Drucke Ablaufplan, Kontaktliste sowie Erste-Hilfe- und Notfallinformationen spätestens am Vortag aus. So bleiben wichtige Nummern verfügbar, falls ein Handy leer ist oder der Netzempfang ausfällt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Karnevalsfeier planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Programm und Raumreservierung. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor der Feier verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig eingehen.
Wann soll man für eine Karnevalsfeier einkaufen?: Haltbare Vorräte kannst du 3 bis 5 Tage vorher einkaufen. Frische Lebensmittel und gekühlte Getränke sollten am Vortag oder am Veranstaltungstag besorgt und sofort gekühlt werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Karnevalsfeier?: Plane für Möbel, Buffet, Dekoration, Spielecken und Technik mindestens 2 Stunden ein. Bei einer größeren Feier oder mehreren Räumen sind 3 Stunden mit mehreren Helfern realistischer.
Was muss am Tag der Karnevalsfeier geprüft werden?: Kontrolliere spätestens 60 Minuten vor Beginn Strom, Lautsprecher, Mikrofone, Beleuchtung, Buffet und Notfallinformationen. Prüfe außerdem, ob Namensaufkleber, Armbänder und der Ablaufplan am Einlass bereitliegen.

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