Checklist pour organiser une fête de carnaval

Une fête de carnaval réussie repose sur un déroulé précis, surtout quand les activités, le buffet et les costumes partagent le même espace. Cette checklist suit l’organisation dans l’ordre : date, inscriptions, achats, bénévoles, sécurité et installation. Prévois les besoins alimentaires à l’avance et garde une personne responsable des urgences le jour J. Les derniers contrôles concernent les tables, les sols, les stocks réfrigérés, la musique et les espaces de jeux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver les espaces et le terrain
Vérifier les règles de sécurité
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer la playlist musicale
2 personnes
Préparer les activités de jeu
4 personnes
Trier le matériel de bricolage
2 personnes
Acheter les prix pour les jeux
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Réceptionner les boissons et les aliments
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
Créer des autocollants nominatifs et des bracelets
2 personnes
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
Préparer les informations de premiers secours et d’urgence

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les sols et les tables
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les tables du buffet
3 personnes
Aménager les espaces de jeux
4 personnes
Aménager les tables de bricolage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Préparer le buffet
5 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Accompagner le défilé carnavalesque
6 personnes
Encadrer les activités de jeux
6 personnes
Animer les activités de bricolage
3 personnes
Servir les amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Fournir la musique de danse
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration en toute sécurité
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les salles et les couloirs
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les participants des objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 160
Tables de buffetqté 4
Tables de loisirs créatifsqté 3
Tentes de réceptionqté 2
Portants à vêtementsqté 3

Décoration

Drapeaux de carnavalqté 8
Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 3
Guirlandesqté 20
Décoration de table sans confettisqté 12
Nappes coloréesqté 12
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Crochets adhésifsqté 100
Cordeletteqté 2
Ciseauxqté 6
Ruban adhésifqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 12
Glacièresqté 4
Thermosqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Assiettes réutilisablesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 60
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 16
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Réfrigérateursqté 2
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 6
Lampes de nuitqté 4

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 10
Distributeur d’essuie-tout en papierqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le programme avant d’envoyer les invitations, puis laisse au moins 10 à 14 jours pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Répartis les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures : accueil, buffet, jeux, musique, rangement et surveillance des espaces de circulation.
Achète les lots des jeux et le matériel créatif avant les courses alimentaires. Trie les fournitures au moins la veille pour éviter de chercher ciseaux, ruban adhésif ou décorations pendant l’accueil.
Réceptionne les boissons et les aliments séparément des produits non périssables : mets les produits frais au réfrigérateur dès leur arrivée et prévois des glacières pour le service.
Ouvre le lieu suffisamment tôt pour vérifier les sols, installer les tables et chaises, aménager le buffet et tester les haut-parleurs, microphones et rallonges avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de carnaval ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la fête. Fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant, afin de prévoir les quantités, les besoins alimentaires et le nombre de bénévoles.
Combien de temps prévoir pour installer une fête de carnaval ?: Prévois au moins 3 heures avant l’ouverture, davantage si tu installes une décoration importante, plusieurs tables d’activités et une sonorisation. Garde les 30 dernières minutes pour les tests et les imprévus.
Quand faire les courses pour une fête de carnaval ?: Achète les produits non périssables 3 à 7 jours avant. Fais livrer ou achète les produits frais le jour même ou la veille, puis réfrigère-les immédiatement.
Que vérifier le jour de la fête de carnaval ?: Contrôle les sols, les tables, les chaises, les issues et les espaces de jeux avant l’ouverture. Teste aussi la musique, les microphones et les rallonges au moins 30 minutes avant l’arrivée du public.

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