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Checklist pour organiser une journée portes ouvertes carnavalesque

Une journée portes ouvertes d’association carnavalesque demande surtout une bonne coordination entre l’accueil, les activités, la visite des locaux et le bar. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis prévoyez assez de bénévoles pour chaque poste. Les inscriptions et les besoins alimentaires doivent être suivis avant les achats. Le jour venu, gardez du temps pour installer les tables, tester le son, refroidir les boissons et rendre l’entrée facilement repérable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    3 personnes

  • Réserver le lieu et la salle

  • Vérifier les autorisations et les déclarations

  • Concevoir les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Annoncer la journée portes ouvertes en ligne

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les bénévoles à l'accueil

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles au bar

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles dans les activités

    2 personnes

  • Gérer la musique et la playlist

  • Élaborer le programme et les horaires

    2 personnes

  • Préparer la visite guidée

    2 personnes

  • Choisir les activités de carnaval

    3 personnes

  • Inventorier les fournitures

    2 personnes

  • Finaliser la liste de courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Vérifier les stocks et les dates de péremption

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Imprimer l'itinéraire et la signalétique

  • Acheminer le matériel sur le site

    3 personnes

  • Vérifier la salle et l'entrée

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Aménager le bar et le point de service

    3 personnes

  • Installer le point café et thé

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Monter le mur photo

    2 personnes

  • Préparer les activités

    3 personnes

  • Aménager le stand d’information

    2 personnes

  • Installer la signalisation

    2 personnes

  • Tester le matériel sonore

    2 personnes

  • Préparer les snacks et les boissons

    3 personnes

  • Briefer les bénévoles

    3 personnes

Événement

  • Assurer l’accueil des visiteurs

    2 personnes

  • Fournir des informations sur l’association

    2 personnes

  • Accompagner les visites guidées

    2 personnes

  • Encadrer les activités de carnaval

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Servir les boissons

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le café et le thé

    2 personnes

  • Garder le buffet et les tables propres

    2 personnes

  • Vider les poubelles

  • Noter les inscriptions et les coordonnées

  • Accompagner les derniers visiteurs

    2 personnes

Suivi

  • Ranger la nourriture et les boissons

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le bar et la cuisine

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter la décoration et le matériel

    3 personnes

  • Nettoyer la salle et les sanitaires

    3 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables d’informationqté 3
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaisesqté 100
  • Tabourets de barqté 6
  • Tentes de réceptionqté 2
  • Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

  • Verres réutilisablesqté 120
  • Tasses à café réutilisablesqté 60
  • Assiettesqté 120
  • Couvertsqté 120
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Louchesqté 8

Catering

  • Courses

Décoration

  • Drapeaux de carnavalqté 20
  • Ballonsqté 200
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Guirlandesqté 20
  • Canons à confettisqté 12
  • Nappesqté 12
  • Mur photo
  • Accessoires photoqté 20
  • Masques décoratifsqté 20
  • Guirlandes lumineusesqté 6

Équipement

  • Enceintes portablesqté 2
  • Microphone
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Glacièresqté 4
  • Bouilloiresqté 2
  • Machines à caféqté 2
  • Thermosqté 4
  • Friteusesqté 2
  • Bacs à glaceqté 4
  • Mégaphone à main

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Petits bolsqté 12
  • Pincesqté 8
  • Verres doseursqté 2
  • Thermosqté 4
  • Pains de glaceqté 20
  • Bacs de rangementqté 12

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Sets de serpillièreqté 2
  • Seauxqté 3
  • Sets de balaiqté 2
  • Balais à mainqté 3
  • Gants de nettoyageqté 6
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Éclairage

  • Lampes LEDqté 6
  • Guirlandes lumineusesqté 6

Matériel de sport

  • Jeu de lancer d’anneaux
  • Jeu de lancer de boîtes
  • Cônesqté 20
  • Cerceauxqté 6
  • Cartes de jeuqté 4
  • Table des prix
  • Petits prixqté 40

Informations

  • Panneaux du programmeqté 4
  • Brochures d’informationqté 150
  • Formulaires d'inscriptionqté 100
  • Stylosqté 20
  • Badges nominatifsqté 50
  • Panneaux indicateursqté 12

Sécurité

  • Trousse de premiers secours
  • Tapis antidérapantsqté 6
  • Caches-câblesqté 6
  • Lampes de pocheqté 4

Conseils

  • Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires de la visite guidée, des activités carnavalesques et des temps d’accueil afin que les bénévoles sachent quand intervenir.
  • Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que par poste uniquement. Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une au bar et une dans les activités pendant chaque période d’affluence.
  • Traitez les inscriptions quelques jours avant l’événement et regroupez les besoins alimentaires dans une liste unique. Cela évite de découvrir le jour même qu’il manque une option pour plusieurs participants.
  • Refroidissez les boissons la veille et vérifiez les dates de péremption avant de faire les courses finales. Les glacières doivent être prêtes avant l’arrivée du public, pas au moment du premier service.
  • Imprimez l’itinéraire et la signalétique avant le jour J, puis testez l’entrée, le microphone et les enceintes lors de l’installation. Prévoyez aussi les rallonges et multiprises nécessaires pour éviter une installation improvisée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes d’association carnavalesque ?
Commencez environ 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, vérifiez les autorisations, puis lancez les invitations et la communication en ligne une fois le programme suffisamment défini.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes carnavalesque ?
Prévoyez au moins 3 fonctions couvertes en permanence : accueil, bar et activités. Pour une journée de plusieurs heures, organisez deux ou trois créneaux afin que chaque bénévole puisse être remplacé et que personne ne reste au même poste toute la journée.
Quand acheter les boissons et les en-cas ?
Faites l’inventaire des stocks 7 à 10 jours avant, puis réalisez les achats finaux 2 à 3 jours avant l’événement. Refroidissez les boissons la veille et préparez les en-cas le jour même ou la veille selon leur conservation.
Que faut-il vérifier le matin de la journée portes ouvertes ?
Contrôlez l’accès, la signalétique, les tables, les chaises, le matériel audio et les branchements au moins 2 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi les inscriptions, les fournitures des activités, les boissons froides et la répartition des bénévoles.

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