Carnavalsconcert organiseren: checklist en planning

Een carnavalsconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een band en een zaal boeken. Je regelt tegelijk podium, geluid, licht, vergunningen, catering, kaartcontrole en vrijwilligers. Plan de technische levering en optredens ruim vooraf, zodat je op de dag zelf niet nog kabels, microfoons of dieetmaaltijden hoeft te regelen. Gebruik deze checklist om van de eerste reserveringen tot het openen van de locatie niets over het hoofd te zien.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Muzikanten en acts boeken
2 personen
Geluids- en lichtplan maken
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Reserveringen bevestigen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Optredens bevestigen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Bewegwijzering maken
2 personen
Polsbandjes en bonnetjes tellen
2 personen
Technieklevering bevestigen
Decoratie controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Lichtapparatuur aansluiten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Bar inrichten
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Kassa en betaalmiddelen testen
2 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Podium en microfoons testen
3 personen
Optredens soundchecken
4 personen
Briefing barteam geven
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
Deuren openen
4 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Bonnetjes verkopen
2 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Programma aankondigen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Podiumwissels begeleiden
3 personen
Licht tijdens optredens bedienen
Geluidsniveau controleren
Laatste bestelling aankondigen
Bezoekers begeleiden naar uitgang
3 personen

Nazorg

Bar afsluiten
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Hapjes en dranken opruimen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Meubilair opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Podium afbreken
4 personen
Techniek inpakken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
Overgebleven voorraad tellen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumelementenaantal 6
Podiumtrap
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Barbladenaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplateausaantal 12

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiumcajonsaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 12
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerlampenaantal 12
Noodverlichtingaantal 4

Decoratie

Carnavalsvlaggenaantal 30
Ballonnenaantal 200
Ballonpompenaantal 2
Serpentinesaantal 30
Confettivrije tafelversieringaantal 12
Podiumachtergrond
Richtingsbordenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Maatbekersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie, muzikanten en acts eerst vast. Controleer daarna direct vergunningen en verzekering; voor techniek, catering en uitnodigingen heb je die gegevens nodig.
Maak uiterlijk enkele weken vooraf een geluids- en lichtplan. Neem daarin de mengtafel, luidsprekers, subwoofers, draadloze microfoons, DI-boxen, audiokabels en kabelmatten op en bevestig de levering schriftelijk.
Stuur uitnodigingen op tijd en verwerk aanmeldingen in één overzicht. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, verpak dieetmaaltijden apart en geef de cateraar een definitief aantal.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok: opbouw, garderobe, bar, kaartcontrole en opruimen. Tel polsbandjes en bonnetjes vóór opening en leg voor elke post een korte instructie klaar.
Open de locatie met voldoende opbouwtijd voor podiumelementen, podiumtrap, lichtstatieven en noodverlichting. Test geluid en licht vóór de eerste act en druk het draaiboek af voor alle verantwoordelijken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang vooraf moet ik een carnavalsconcert organiseren?: Leg locatie, datum en muzikanten bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Plan vergunningen, techniek en catering uiterlijk 4 tot 8 weken voor het concert.
Wanneer moet ik de catering voor een carnavalsconcert definitief doorgeven?: Geef het verwachte aantal gasten ongeveer 7 dagen vooraf door en bevestig dieetwensen op hetzelfde moment. Houd daarna een kleine marge aan voor late aanmeldingen, zonder de losse dieetmaaltijden te mengen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een carnavalsconcert?: Reserveer minimaal 4 uur voor podium, geluid, licht, tafels, stoelen en bewegwijzering. Plan daarna minstens 60 minuten voor een volledige soundcheck en controle van de microfoons.
Wat moet ik op de dag van een carnavalsconcert als eerste controleren?: Controleer bij het openen eerst noodverlichting, stroompunten, kabelmatten en vluchtroutes. Test daarna de mengtafel, luidsprekers en microfoons voordat catering, bar en publiek binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.