Karnevalskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Karnevalskonzert steht und fällt mit sauberer Abstimmung zwischen Acts, Technik, Catering und Helfern. Plane zuerst Termin, Ort und Programm, danach Genehmigungen, Versicherung sowie Ton- und Lichttechnik. In der letzten Woche bestätigst du Reservierungen, Lieferungen und Auftritte; am Veranstaltungstag zählen gekühlte Getränke, beschriftete Diätmahlzeiten und ein geöffneter Veranstaltungsort zur richtigen Zeit. Die Checkliste führt dich durch alle 74 Aufgaben und 55 benötigten Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Musiker und Acts buchen
2 Personen
Ton- und Lichtplan erstellen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Reservierungen bestätigen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Auftritte bestätigen
Cateringmengen festlegen
2 Personen
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Beschilderung erstellen
2 Personen
Armbänder und Bons zählen
2 Personen
Techniklieferung bestätigen
Dekoration überprüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Diätmahlzeiten separat verpacken
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Lichttechnik anschließen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Bar einrichten
3 Personen
Buffet aufbauen
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Kasse und Zahlungsmittel testen
2 Personen
Catering bereitstellen
4 Personen
Bühne und Mikrofone testen
3 Personen
Auftritte einchecken
4 Personen
Briefing für das Barteam geben
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
Türen öffnen
4 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Bonnen verkaufen
2 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Programm ankündigen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Buffet nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Bühnenwechsel begleiten
3 Personen
Licht bei Auftritten bedienen
Lautstärke kontrollieren
Letzte Bestellung ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Bar schließen
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Snacks und Getränke wegräumen
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Möbel wegräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Bühne abbauen
4 Personen
Technik einpacken
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
Verbliebenen Bestand zählen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PodestelementeAnz. 6
Bühnentreppe
BiertischeAnz. 8
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 6
BarunterlagenAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierplattenAnz. 12

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
PodiumskajonsAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
AudiokabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelmattenAnz. 12
KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
StimmungsleuchtenAnz. 12
NotbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

KarnevalsfahnenAnz. 30
BallonsAnz. 200
BallonpumpenAnz. 2
KonfettiAnz. 30
Konfettifreie TischdekorationAnz. 12
Bühnenhintergrund
WegweiserAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
MessbecherAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Techniklieferung, Musiker und Auftritte spätestens 7 Tage vorher schriftlich. Prüfe dabei Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Funkmikrofone, DI-Boxen und Audiokabel gemeinsam mit dem Technikteam.
Plane die Ausgabe von Armbändern und Bons vorab: Zähle sie mindestens einen Tag vorher und lege einen festen Ausgabepunkt fest. So entsteht beim Einlass keine unnötige Schlange.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und verpacke Diätmahlzeiten separat. Schreibe Namen oder eindeutige Hinweise auf die Verpackungen, damit sie beim Catering nicht vertauscht werden.
Kühle Getränke früh genug und rechne für das erste Konzertstündchen mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person. Kontrolliere außerdem wiederverwendbare Trinkgläser, Weingläser, Kaffeetassen, Teller und Bestecksets.
Lege für Kabel und Notausgänge einen Sicherheitscheck fest, bevor die Location öffnet. Kabelmatten, Kabelbinder und Notbeleuchtung müssen sitzen; Podestelemente, Bühnentreppe und Lichtstative dürfen keine Wege versperren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Karnevalskonzert organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Musikern und Acts. Genehmigungen, Versicherung und Technik solltest du spätestens 4 Wochen vor dem Konzert prüfen oder verbindlich bestätigen.
Wann müssen Einladungen für ein Karnevalskonzert verschickt werden?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher. Setze die Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Termin, damit du Cateringmengen und Ernährungswünsche rechtzeitig festlegen kannst.
Wie viel Technik braucht ein Karnevalskonzert?: Plane mindestens 1 Mischpult, 2 Lautsprecher, 1 Subwoofer und passende Mikrofone für die bestätigten Acts ein. Der genaue Bedarf sollte spätestens 2 Wochen vorher anhand des Ton- und Lichtplans geprüft werden.
Wann sollte die Location am Konzerttag geöffnet werden?: Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor dem Einlass. So bleiben etwa 2 Stunden für Bühnenaufbau, Ton- und Lichtcheck, Beschilderung sowie die Kontrolle von Catering und Dekoration.

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