Organiser un concert de carnaval sans rien oublier

Un concert de carnaval demande de coordonner la scène, les artistes, le public et la restauration dans un calendrier serré. Cette checklist de 74 tâches t’aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu jusqu’à son ouverture. Prévois aussi les détails souvent oubliés : autorisations, assurance, besoins alimentaires, bracelets, signalétique et livraison du matériel technique. Le jour J, chacun doit savoir où être et à quelle heure.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver les musiciens et les spectacles
2 personnes
Établir le plan son et lumière
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Confirmer les réservations
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les prestations
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Établir la liste de courses
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Créer la signalisation
2 personnes
Compter les bracelets et les tickets
2 personnes
Confirmer la livraison du matériel technique
Vérifier la décoration
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Emballer séparément les repas diététiques
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Tester la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
Tester la scène et les micros
3 personnes
Faire la balance des concerts
4 personnes
Faire le briefing de l’équipe bar
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Ouvrir les portes
4 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vendre des billets
2 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer le programme
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Coordonner les changements de scène
3 personnes
Gérer l’éclairage pendant les spectacles
Vérifier le niveau sonore
Annoncer la dernière commande
Guider les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Fermer le bar
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger les snacks et les boissons
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger le matériel technique
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Compter le stock restant
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de scèneqté 6
Escalier de podium
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Sous-mains de barqté 3
Portantsqté 2
Cintresqté 100

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Cajóns de scèneqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes d'ambianceqté 12
Éclairage de secoursqté 4

Décoration

Drapeaux de carnavalqté 30
Ballonsqté 200
Pompes à ballonsqté 2
Serpentinsqté 30
Décoration de table sans confettisqté 12
Fond de scène
Panneaux directionnelsqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Verres doseursqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes désinfectantesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de confirmer les musiciens et les spectacles : prévois au moins 8 à 12 semaines pour vérifier les autorisations, l’assurance et les besoins techniques.
Établis le plan son et lumière avant de confirmer les prestations. Liste notamment la table de mixage, les haut-parleurs, les retours, les microphones, les câbles, les rallonges et les passe-câbles nécessaires.
Fixe une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant le concert. Utilise les réponses pour calculer le catering, isoler les repas diététiques et préparer les quantités de verres, assiettes et couverts.
Répartis les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures : accueil, vestiaire, bar, catering, scène et rangement. Imprime le déroulé et remets à chaque responsable les horaires, les contacts et son périmètre.
La veille, refroidis les boissons et rassemble les bracelets, tickets, panneaux et éléments de décoration. Le jour J, ouvre le lieu au moins 3 heures avant l’arrivée du public pour contrôler la livraison technique, l’éclairage de secours et la signalisation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de carnaval ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et les artistes, vérifier les autorisations et l’assurance, envoyer les invitations, puis confirmer le matériel et les prestations.
Quand envoyer les invitations pour un concert de carnaval ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixe ensuite une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant le concert afin d’ajuster le catering et les repas spécifiques.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Pour un concert de taille moyenne, prévois au moins 1 responsable pour chaque zone : accueil, bar, catering, vestiaire, scène et rangement, puis renforce les postes selon le nombre de participants. Organise des créneaux de 2 heures pour éviter les postes non couverts.
À quelle heure ouvrir le lieu le jour du concert ?: Ouvre le lieu au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Ce temps sert à réceptionner le matériel technique, installer la scène et les lumières, contrôler les câbles, préparer les boissons et placer la signalétique.

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