Checklist pour organiser un rallye de caravanes

Un rallye de caravanes demande plus qu’un itinéraire et quelques énigmes. Il faut sécuriser le parcours, coordonner les véhicules, préparer les points de contrôle et transmettre les bonnes consignes à chaque équipe. Cette checklist de 67 tâches et 58 éléments vous aide à avancer dans l’ordre, depuis la réservation des lieux jusqu’au balisage du parking et à la préparation des colis d’équipe. Elle couvre aussi les inscriptions, les repas, les communications et les imprévus du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier les autorisations et les déclarations
Vérifier le parcours pour sa praticabilité
2 personnes
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
Définir les points de repos et de contrôle
2 personnes
Élaborer le descriptif de l'itinéraire
2 personnes
Créer les cartes de puzzle et de mission
2 personnes
Enregistrer le comptage des points
Rédiger les conditions de participation
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les équipes et les véhicules
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Répartir les bénévoles par poste
2 personnes
Partager les consignes de premiers secours et d’urgence
Vérifier les prévisions météo
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Composer les livrets de parcours
3 personnes
Préparer les colis par équipe
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Marquer le site et l'organisation du parking
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Aménager le bureau de départ
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Approvisionner les postes de contrôle
4 personnes
Préparer les missions aux postes
3 personnes
Préparer le comptage des points et les formulaires
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les livrets de parcours
2 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Faire démarrer les équipes par étapes
3 personnes
Affecter du personnel aux points de contrôle
8 personnes
Expliquer les tâches
4 personnes
Noter les scores intermédiaires
4 personnes
Assister les participants par téléphone
2 personnes
Réserver une place de parking
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Signaler les équipes entrantes
3 personnes
Récupérer les formulaires finaux
2 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Déterminer les gagnants
2 personnes
Présentation des résultats et des prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les feuilles de score
Enregistrer les objets trouvés
Partager les photos des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Nappesqté 8
Comptoir d’accueil
Poubellesqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Talkies-walkiesqté 10
Chargeurs de téléphoneqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Parcours et inscription

Livrets de parcoursqté 25
Formulaires de réponseqté 25
Badges des participantsqté 50
Stylosqté 50
Presse-papiersqté 12
Chronomètreqté 4
Calculatricesqté 2
Numéros de départqté 25
Flèches de directionqté 40
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de balisageqté 4
Cônesqté 20
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 12
Tableaux de scoresqté 12
Enveloppesqté 30
Prixqté 3
Sacs à dos pour les postesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 6
Verres doseursqté 2
Bacs alimentairesqté 12
Pains de glaceqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Gants de travailqté 12
Extincteursqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 8
Brosses à vaisselleqté 4
Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée. Vérifiez ensuite les autorisations nécessaires et la praticabilité du parcours avant d’envoyer les invitations.
Prévoyez un itinéraire alternatif et indiquez clairement les points de repos et de contrôle. Une route impraticable ou une fermeture de dernière minute ne doit pas désorganiser toute la journée.
Préparez un colis distinct pour chaque équipe avec son livret de parcours, ses cartes de mission, ses formulaires, ses stylos et son numéro de départ. Faites cette répartition au plus tard la veille pour éviter les oublis au briefing.
Attribuez les bénévoles par poste et donnez-leur les consignes de premiers secours et d’urgence avant le départ. Les talkies-walkies, chargeurs et batteries externes doivent être chargés et testés le jour précédent.
Revérifiez la météo et l’itinéraire avant l’événement, puis installez les flèches, cônes et rubans de balisage avant l’arrivée des participants. Refroidissez les boissons à l’avance et gardez des lampes, piles et rallonges disponibles pour les zones mal éclairées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un rallye de caravanes ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour fixer le parcours, réserver les lieux, vérifier les autorisations et traiter les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour la météo, la dernière vérification de l’itinéraire et la préparation des livrets et colis.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations pratiques environ 2 semaines avant le rallye, une fois les équipes et les véhicules répartis. Renvoyez un rappel final 48 heures avant avec l’heure de départ, les consignes, les points de contrôle et le contact d’urgence.
Combien de boissons prévoir pour un rallye de caravanes ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire selon la météo et la durée du parcours. Ajoutez une réserve pour les bénévoles et prévoyez des glacières séparées pour les points de repos.
Que préparer la veille d’un rallye de caravanes ?: Préparez les colis par équipe, imprimez la liste des participants, chargez les talkies-walkies et vérifiez les batteries externes. Contrôlez aussi les livrets, les numéros de départ, les panneaux de direction et les prévisions météo au plus tard la veille au soir.

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