Caravanrallye organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Caravanrallye steht und fällt mit einer belastbaren Route, klaren Aufgaben und einem sauberen Ablauf an Start und Ziel. Plane nicht nur die Strecke, sondern auch Kontrollpunkte, Ersatzroute, Teamaufteilung und die Ausgabe der Unterlagen. Viele Organisatoren vergessen Genehmigungen, Notfallkontakte oder ausreichend Zeit zum Kühlen der Getränke. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Kontrolle am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Start- und Zielort reservieren
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Route auf Eignung prüfen
2 Personen
Alternative Route festlegen
2 Personen
Ruhe- und Kontrollpunkte festlegen
2 Personen
Wegbeschreibung ausarbeiten
2 Personen
Puzzle- und Aufgabenkarten erstellen
2 Personen
Punktestand festhalten
Teilnahmebedingungen erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teams und Fahrzeuge einteilen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Freiwillige den Posten zuordnen
2 Personen
Erste-Hilfe- und Notfallverfahren teilen
Wettervorhersage prüfen
Route erneut prüfen
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Routebücher zusammenstellen
3 Personen
Pakete pro Team bereitlegen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Location- und Parkplatzaufteilung markieren
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Starttheke einrichten
2 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Kontrollposten mit Material versorgen
4 Personen
Aufgaben an den Stationen bereitlegen
3 Personen
Punktestand und Formulare bereitlegen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Sicherheitsmaterial prüfen
2 Personen
Einweisung für Freiwillige geben
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Routenhefte verteilen
2 Personen
Startanweisung geben
2 Personen
Teams gestaffelt starten lassen
3 Personen
Kontrollposten besetzen
8 Personen
Aufgaben erklären
4 Personen
Zwischenstände notieren
4 Personen
Teilnehmer telefonisch unterstützen
2 Personen
Parkplatz freihalten
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks und Brötchen servieren
3 Personen
Benutztes Geschirr einsammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Ankommende Teams abwinken
3 Personen
Endformulare einsammeln
2 Personen
Punkte kontrollieren
2 Personen
Gewinner ermitteln
2 Personen
Ergebnisse und Preise präsentieren
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
Punktbögen archivieren
Verlorene Gegenstände erfassen
Teilnehmerfotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 50
TischdeckenAnz. 8
Startschalter
AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
FunkgeräteAnz. 10
TelefonladegeräteAnz. 4
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Route und Registrierung

RoutenhefteAnz. 25
AntwortformulareAnz. 25
TeilnehmerausweiseAnz. 50
StifteAnz. 50
KlemmbretterAnz. 12
StoppuhrAnz. 4
TaschenrechnerAnz. 2
StartnummernAnz. 25
WegweiserAnz. 40
VerkehrskegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
KegelAnz. 20
StifteAnz. 12
KlemmbretterAnz. 12
PunktetabellenAnz. 12
UmschlägeAnz. 30
PreiseAnz. 3
Rucksäcke für StationenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServiertablettsAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6
MessbecherAnz. 2
LebensmittelboxenAnz. 12
KühlelementeAnz. 20

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
ArbeitshandschuheAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 8
SpülbürstenAnz. 4
HandfegerAnz. 3
MüllgreiferAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Route spätestens vier bis sechs Wochen vorher fest und fahre sie vollständig ab. Prüfe enge Stellen, Baustellen, Parkmöglichkeiten und eine realistische Alternativroute.
Reserviere Start- und Zielort frühzeitig und markiere die Aufteilung für Fahrzeuge, Zelte und Helfer. Für die Ausgabe von Startnummern und Routenheften brauchst du einen klar erkennbaren Startschalter.
Bereite pro Team ein eigenes Paket mit Routenheft, Antwortformularen, Teilnehmerausweisen und Stiften vor. Lege mindestens ein Ersatzpaket sowie zusätzliche Stifte für den Start bereit.
Teile die Helfer den Kontroll- und Ruhepunkten mindestens eine Woche vorher zu und verschicke Erste-Hilfe- und Notfallabläufe. Funkgeräte, Powerbanks und Telefonladegeräte sollten am Vortag geladen werden.
Prüfe Wetter und Route am Vorabend erneut und drucke die Teilnehmerliste erst danach aus. Kühle Getränke rechtzeitig, stelle Wegweiser und Verkehrskegel bereit und plane für den Aufbau mindestens zwei Stunden ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Caravanrallye planen?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vor dem Termin. Route, Start- und Zielort sowie mögliche Genehmigungen solltest du innerhalb der ersten zwei Wochen klären.
Wie lang sollte die Route einer Caravanrallye sein?: Plane die Fahrzeit so, dass Kontrollpunkte, Aufgaben und Pausen zusätzlich Platz haben. Eine Route mit drei bis fünf Stunden Gesamtprogramm lässt sich für viele Gruppen gut an einem Tag durchführen.
Was braucht jedes Team bei einer Caravanrallye?: Bereite für jedes Team ein eigenes Routenheft, Antwortformulare, Teilnehmerausweise und mehrere Stifte vor. Ergänze Startnummern und Aufgabenmaterial und lege mindestens ein vollständiges Ersatzpaket bereit.
Wann sollte die Route vor der Caravanrallye noch einmal geprüft werden?: Fahre oder kontrolliere die Strecke am Vortag und prüfe zusätzlich die Wettervorhersage. Bei Baustellen, Sperrungen oder starkem Wetter legst du sofort die vorbereitete Alternativroute fest.

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