Checklist voor een goed georganiseerde campusrondleiding
Een campusrondleiding vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een paar rondleiders. Je moet bezoekers verdelen over tijdsloten, zalen reserveren, techniek testen en informatie op tijd versturen. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde uit te voeren, van programma en aanmeldingen tot ontvangstbalie en routebordjes. Let vooral op toegankelijkheid, parkeerinformatie, dieetwensen en een plan voor wisselend weer: dat zijn punten die vaak pas vlak voor de rondleiding aandacht krijgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Rondleidingsroute bepalen
2 personen
Zalen en lokalen reserveren
Rondleiders selecteren
2 personen
Rondleiders instrueren
3 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Aanmeldbevestigingen versturen
Dieetwensen verzamelen
Vragen van bezoekers verzamelen
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
Groepen en tijdsloten indelen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma afdrukken
Routebordjes afdrukken
Presentaties controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Catering ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Informatietafels klaarzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes sorteren
2 personen
Routebordjes plaatsen
3 personen
Infomateriaal uitstallen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Presentatieruimte controleren
2 personen
Rondleiders ontvangen
2 personen
Event
Rondleiders laten aanmelden
2 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
3 personen
Programma toelichten
Welkomstpresentatie verzorgen
2 personen
Groepen naar vertrekpunten begeleiden
5 personen
Eerste rondleiding verzorgen
5 personen
Tweede rondleiding verzorgen
5 personen
Faciliteiten demonstreren
4 personen
Vragen bij informatiestands beantwoorden
6 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Studentenpanel begeleiden
3 personen
Avondprogramma presenteren
Informele borrel begeleiden
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Infomateriaal verzamelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Routebordjes verwijderen
2 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen
Aanvullende informatie nasturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 120
- Informatiebaliesaantal 6
- Statafelsaantal 8
Apparatuur
- Laptopaantal 3
- Beameraantal 2
- Projectieschermaantal 2
- Draadloze microfoonaantal 2
- Speakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Serveerbladenaantal 6
- Scharenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
Catering
- Koelboxenaantal 4
- Drankdispensersaantal 3
- Serveertangenaantal 8
- Schaaltjesaantal 12
- Broodmandenaantal 6
- Boodschappen
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Pijlenbordenaantal 12
- Infopanelenaantal 8
- Klembordenaantal 8
- Naambadgehoudersaantal 120
- Houders voor routebordjesaantal 12
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Stofzuiger
- Dweilsetaantal 2
- Schoonmaakkar
- Handvegersaantal 3
- Toiletborstelsaantal 3
Tips
- Leg de route en tijdsloten vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo kun je per groep een realistisch programma maken en voorkom je dat meerdere groepen tegelijk bij één lokaal aankomen.
- Plan de instructie van rondleiders uiterlijk een week vooraf. Geef iedere rondleider de route, timing, belangrijke bezoekersvragen en een duidelijk aanspreekpunt voor problemen op de dag zelf.
- Test presentaties en techniek niet alleen opstartend, maar volledig op de plekken waar je ze gebruikt. Controleer laptop, beamer, scherm, microfoon, speakers, verlengkabels en stekkerdozen minimaal één werkdag vooraf.
- Maak de definitieve deelnemerslijst twee tot drie dagen voor de rondleiding. Gebruik die lijst voor groepen, naamkaartjes, catering en eventuele dieetwensen; wijzigingen op de dag zelf houd je apart bij bij de ontvangstbalie.
- Zet ontvangst, informatie en catering ruim vóór de eerste groep klaar. Reken op minstens 30 minuten voor tafels, stoelen, informatiebalies, routebordjes, koffie, dranken en geprinte programma’s, zodat je nog tijd hebt om ontbrekende spullen te vinden.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een campusrondleiding organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, route, lokalen en rondleiders. Verstuur uitnodigingen zodra tijdsloten en aanmeldinformatie definitief zijn, meestal 3 tot 4 weken voor de rondleiding.
- Hoeveel tijd moet er tussen groepen zitten bij een campusrondleiding?
- Plan meestal 10 tot 15 minuten tussen opeenvolgende groepen op een locatie. Daarmee hebben bezoekers tijd om te vertrekken, kan de rondleider vragen afronden en voorkom je opstoppingen bij lokalen en routepunten.
- Wanneer maak ik de definitieve deelnemerslijst voor een campusrondleiding?
- Maak de definitieve lijst 2 tot 3 dagen vooraf. Deel daarna de deelnemers in groepen en tijdsloten in en bereid naamkaartjes, programma’s, catering en informatie voor op basis van de laatste aantallen.
- Wanneer moet ik de techniek voor een campusrondleiding testen?
- Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en speakers uiterlijk 1 werkdag vooraf op de echte locaties. Controleer op de dag zelf nog één keer de aansluitingen en leg verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!