Checklist pour organiser une visite du campus

Une visite du campus réussie repose sur un parcours clair, des groupes bien répartis et un accueil prêt à l’heure. Commencez par fixer la date, le programme et les salles, puis gérez les inscriptions, les besoins alimentaires et les questions des visiteurs. La dernière semaine sert surtout à confirmer les participants, briefer les guides et tester la technique. Cette checklist rassemble les 65 tâches et 43 fournitures nécessaires, dans l’ordre où il est utile de les prévoir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir l’itinéraire de la visite
2 personnes
Réserver les salles et les locaux
Sélectionner les guides
2 personnes
Briefer les guides
3 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Envoyer les confirmations d'inscription
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les questions des visiteurs
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Répartir les groupes et les créneaux horaires
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme
Imprimer les panneaux d’itinéraire
Vérifier les présentations
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Récupérer le catering
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les tables d’information
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
3 personnes
Installer le matériel d’information
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Vérifier la salle de présentation
2 personnes
Accueillir les guides
2 personnes

Événement

Faire inscrire les guides
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
3 personnes
Présenter le programme
Assurer la présentation de bienvenue
2 personnes
Accompagner les groupes vers les points de départ
5 personnes
Assurer la première visite guidée
5 personnes
Assurer la deuxième visite guidée
5 personnes
Faire une démonstration des installations
4 personnes
Répondre aux questions aux stands d'information
6 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer le panel d’étudiants
3 personnes
Présenter le programme de la soirée
Animer le cocktail informel
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Répondre aux dernières questions
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel d’information
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Retirer les panneaux d’orientation
2 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Envoyer des informations complémentaires
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Bureaux d’informationqté 6
Tables hautesqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Catering

Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Corbeilles à painqté 6
Courses

Décoration

Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d’informationqté 8
Presse-papiersqté 8
Supports de badges nominatifsqté 120
Supports pour panneaux d'itinéraireqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Chariot de nettoyage
Balais à mainqté 3
Brosses de toilettesqté 3

Conseils

Fixez l’itinéraire avant d’inviter les visiteurs : prévoyez un point de départ, une durée par étape et une solution de repli si une salle devient indisponible.
Clôturez les inscriptions assez tôt pour répartir les visiteurs en groupes et créneaux. Envoyez les confirmations après avoir vérifié l’accessibilité, le parking et les besoins alimentaires.
Ne donnez pas les badges et le programme au dernier moment : préparez la liste définitive des participants et imprimez les documents au plus tard la veille.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le micro et les haut-parleurs dans la salle utilisée. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et batteries externes avant l’arrivée du premier groupe.
Planifiez l’accueil et la pause séparément de la visite : installez les tables, chaises et bureaux d’information, puis mettez les boissons au frais et récupérez le catering suffisamment tôt pour gérer un retard.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une visite du campus ?: Commencez au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver les salles, définir l’itinéraire, sélectionner les guides et ouvrir les inscriptions sans devoir improviser.
Combien de temps avant faut-il confirmer les visiteurs ?: Envoyez les confirmations dès que les inscriptions sont vérifiées, idéalement 7 à 10 jours avant la visite. Établissez ensuite la liste définitive et répartissez les groupes quelques jours avant l’événement.
Que faut-il vérifier la veille d’une visite du campus ?: La veille, vérifiez la météo, l’accessibilité, le parking, les salles et le matériel technique. Préparez aussi les badges, les programmes, les panneaux d’itinéraire et la disposition de l’accueil.
Quand briefer les guides de la visite ?: Organisez le briefing 3 à 7 jours avant la visite, puis transmettez à chaque guide son groupe, son créneau et son parcours. Prévoyez un rappel le jour même avant l’arrivée des visiteurs.

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