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Campusrundgang organisieren: die vollständige Checkliste

Ein gelungener Campusrundgang steht und fällt mit einer klaren Route, passenden Zeitfenstern und gut vorbereiteten Führungen. Plane zuerst Datum, Programm, Räume und Führer, bevor du Einladungen verschickst. Kurz vor dem Termin zählen eine bestätigte Teilnehmerliste, eingeteilte Gruppen, geprüfte Technik und verständliche Wegweiser. Diese Checkliste hilft dir, Empfang, Rundgang, Präsentationen und Verpflegung in der richtigen Reihenfolge vorzubereiten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Besichtigungsroute festlegen

    2 Personen

  • Räume und Säle reservieren

  • Führer auswählen

    2 Personen

  • Führer anweisen

    3 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Anmeldebestätigungen versenden

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Fragen der Besucher sammeln

    2 Personen

  • Parkinformationen versenden

  • Barrierefreiheit prüfen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Endgültige Teilnehmerliste erstellen

    2 Personen

  • Gruppen und Zeitslots einteilen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Wegweiser drucken

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Catering abholen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Informationstische aufstellen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Namenskarten sortieren

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    3 Personen

  • Infomaterial auslegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Präsentationsraum prüfen

    2 Personen

  • Guides empfangen

    2 Personen

Event

  • Guides zur Anmeldung bitten

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Namensschilder verteilen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Begrüßungspräsentation halten

    2 Personen

  • Gruppen zu den Startpunkten begleiten

    5 Personen

  • Führung für die erste Runde durchführen

    5 Personen

  • Zweite Führung durchführen

    5 Personen

  • Einrichtungen vorführen

    4 Personen

  • Fragen an den Informationsständen beantworten

    6 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Studentenpanel betreuen

    3 Personen

  • Abendprogramm moderieren

  • Informellen Umtrunk betreuen

    4 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Letzte Fragen beantworten

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Infomaterial sammeln

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Räume reinigen

    4 Personen

  • Routenschilder entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien einsammeln

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übriges Catering aufräumen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Dankesnachricht versenden

  • Zusätzliche Informationen nachsenden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 120
  • InformationsschalterAnz. 6
  • StehtischeAnz. 8

Ausstattung

  • LaptopAnz. 3
  • BeamerAnz. 2
  • ProjektionsleinwandAnz. 2
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ScherenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3

Catering

  • KühlboxenAnz. 4
  • GetränkespenderAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 8
  • SchälchenAnz. 12
  • BrotkörbeAnz. 6
  • Einkäufe

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • PfeiltafelnAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 8
  • KlemmbretterAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 120
  • Halter für WegweisschilderAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • Staubsauger
  • WischsetAnz. 2
  • Reinigungswagen
  • HandfegerAnz. 3
  • ToilettenbürstenAnz. 3

Tipps

  • Lege die Route so fest, dass Gruppen nicht gleichzeitig in denselben Räumen ankommen. Plane pro Station einen festen Zeitrahmen und zusätzlich mindestens 10 Minuten Puffer für Wege und Rückfragen ein.
  • Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erstelle spätestens 3 Tage vorher die endgültige Teilnehmerliste, teile Gruppen und Zeitslots ein und verschicke die Anmeldebestätigungen.
  • Prüfe Barrierefreiheit, Parkinformationen und Ernährungswünsche frühzeitig. Ergänze die Besucherinformationen spätestens 1 Woche vorher und sammle offene Fragen für die Führer.
  • Teste Präsentationen, Beamer, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel nicht nur einzeln. Führe mindestens 1 vollständigen Techniktest in den Räumen durch, in denen die Vorträge stattfinden.
  • Richte Empfangstheke und Informationstische vor dem Einlass vollständig ein. Stelle Namensschilder, gedrucktes Programm, Wegweiser, Getränke und die benötigten Tische und Stühle mindestens 60 Minuten vor Beginn bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Campusrundgang planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Route, Räumen und Führern. Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Termin, damit genug Zeit für Anmeldungen und Rückfragen bleibt.
Wie viele Teilnehmer sollte eine Gruppe beim Campusrundgang haben?
Plane meist 10 bis 20 Personen pro Führungsgruppe, abhängig von Raumgröße und Lautstärke. Teile die Teilnehmer spätestens 3 Tage vorher in Gruppen und feste Zeitslots ein.
Wann soll die Technik für einen Campusrundgang getestet werden?
Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher und Kabel mindestens 1 Woche vorher. Wiederhole den Test am Veranstaltungstag, idealerweise 90 Minuten vor dem ersten Rundgang.
Wie viel Verpflegung braucht man für einen Campusrundgang?
Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und zusätzlich Wasser ein. Berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche und stelle Getränke sowie Catering spätestens 30 Minuten vor Beginn bereit.

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