Campingzwemwedstrijd organiseren: complete checklist

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Tips

• Leg de deelnemerslimiet vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo kun je het aantal series, wedstrijdonderdelen, wedstrijdnummers en benodigde juryleden berekenen in plaats van achteraf het schema te moeten inkorten.
• Maak het wedstrijdschema en de startlijsten uiterlijk enkele dagen vooraf. Print extra exemplaren voor de inschrijftafel en jurytafel; een telefoon of laptop is bij fel zonlicht, spatwater of een lege accu geen betrouwbare enige versie.
• Plan de opbouw met minimaal 60 tot 90 minuten voor de eerste start. In die tijd moeten partytenten, tafels, stoelen, inschrijving, wedstrijdbanen, startblokken en eet- en drinkpunten klaarstaan.
• Controleer de zwembadveiligheid vóór de deelnemers binnenkomen. Leg reddingsboeien zichtbaar klaar, wijs de verantwoordelijke toezichthouders aan en spreek af wie het startsignaal en de megafoon bedient.
• Doe de boodschappen pas nadat dieetwensen en het deelnemersaantal zijn verwerkt. Gebruik koelboxen en ijsblokbakken voor gekoelde dranken en zet herbruikbare drinkbekers, afvalbakken en waterdichte opbergboxen klaar bij de uitgiftepunten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een campingzwemwedstrijd organiseren?

Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het wedstrijdconcept, de reservering van het zwembad en de deelnemerslimiet. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en de aanmeldtermijn vaststaan; sluit de inschrijving uiterlijk 1 tot 2 weken voor de wedstrijd.

Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een campingzwemwedstrijd?

Reken naast de jury op minimaal 1 vrijwilliger voor de inschrijftafel, 1 coördinator voor het zwembad en 2 mensen voor catering en opruimen. Bij meerdere banen of meer dan ongeveer 30 deelnemers heb je extra baanbegeleiders en tijdwaarnemers nodig.

Wanneer maak ik de startlijsten voor een zwemwedstrijd?

Maak een voorlopige indeling zodra de inschrijving sluit en controleer daarna namen, onderdelen en dieetwensen. Print de definitieve startlijsten uiterlijk de dag vóór de wedstrijd en bewaar een reservekopie in een waterdichte opbergbox.

Wat moet ik regelen bij slecht weer voor een campingzwemwedstrijd?

Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg partytenten, een alternatief programma en een besluitmoment vast, bijvoorbeeld uiterlijk 2 uur voor de eerste start, zodat deelnemers tijdig bericht krijgen.

Plannen die hierop lijken

• Checklist voor het organiseren van een 10 kilometerloop
• Boodschappenlijst voor een 10 mijl loop
• Checklist voor een 10 mijl loop organiseren
• Boodschappenlijst voor een 100 kilometerloop