Campingbeurs organiseren: een complete checklist

Een campingbeurs organiseren vraagt meer dan exposanten uitnodigen en tafels neerzetten. Je moet aanmeldingen verwerken, standplaatsen verdelen, bezoekers en deelnemers op tijd informeren en de locatie veilig inrichten. Plan de praktische opbouw ruim vóór de opening: vloer markeren, stands nummeren, demonstratietenten opzetten en kabels afwerken kosten samen meer tijd dan verwacht. Met deze checklist werk je van beursindeling en communicatie naar materialen, catering en de laatste controle op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursindeling vastleggen
2 personen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Exposanten bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Exposantenlijst opstellen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Plattegrond afdrukken
Bezoekersbadges voorbereiden
2 personen
Exposantenbadges voorbereiden
Informatiefolders samenstellen
2 personen
Promotiemateriaal klaarzetten
Voorraad boodschappen controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie en nooduitgangen controleren
2 personen
Vloer markeren
3 personen
Standtafels opstellen
4 personen
Stoelen en balies plaatsen
3 personen
Demonstratietenten opzetten
4 personen
Presentatierekken plaatsen
2 personen
Tafelkleden neerleggen
2 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Toegangstafel inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Stroompunten aansluiten
2 personen
Kabels veilig afdekken
2 personen

Event

Exposanten ontvangen
3 personen
Bezoekersregistratie openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Campingdemonstraties begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Informatietafel bijvullen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

Exposanten uit laten laden
3 personen
Demonstratietenten afbreken
4 personen
Standmaterialen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur loskoppelen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Restvoorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 36
Baliesaantal 2
Presentatierekkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8
Afzetlintaantal 4
Tafelkledenaantal 14

Decoratie

Standnummersaantal 20
Routebordenaantal 12
Beursbannersaantal 4
Decoratieve vlaggenaantal 12
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 100
Naambadgesaantal 180
Badgehoudersaantal 180

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 14
Stekkerdozenaantal 14
Kabelmattenaantal 12
Labelprinter
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Zaklampenaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handgelhoudersaantal 6
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de beursindeling minimaal 4 weken vooraf vast. Reserveer daarin ruimte voor looproutes, demonstratietenten, presentatierekken en nooduitgangen; anders passen extra stands vaak niet zonder de doorstroming te blokkeren.
Bevestig exposanten uiterlijk 2 weken voor de beurs en verzamel tegelijk dieetwensen, contactgegevens en eventuele stroombehoefte. Gebruik de definitieve exposantenlijst daarna voor standnummers, badges en de plattegrond.
Stuur bezoekersinformatie minstens 7 dagen vooraf. Vermeld de route, ingang, openingstijden, plattegrond en praktische informatie, zodat je op de beursdag minder vragen bij de ontvangst krijgt.
Plan het transport en de opbouw met tijdsblokken. Zet standtafels, stoelen en balies eerst op hun plek, markeer daarna de vloer en hang pas vervolgens standnummers, routeborden en banners op.
Controleer stroom en verlichting vóór de eerste exposant arriveert. Leg verlengkabels in kabelmatten, gebruik stekkerdozen per zone en houd zaklampen, powerbanks en portofoons beschikbaar voor de opbouw en onverwachte storingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een campingbeurs organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met de beursindeling en het uitnodigen van exposanten. Leg de definitieve deelnemers, standplaatsen en bezoekersinformatie uiterlijk 2 weken vóór de beurs vast.
Wanneer moet ik exposanten voor een campingbeurs bevestigen?: Bevestig exposanten bij voorkeur 2 weken vóór de beurs. Vraag dan meteen hun dieetwensen, gegevens voor badges en eventuele wensen voor tafels, balies, rekken of stroom op.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een campingbeurs op te bouwen?: Plan minimaal 3 tot 4 uur voor de opbouw van een middelgrote beurs. Reken extra tijd als je demonstratietenten, meerdere presentatierekken, verlichting en kabelmatten moet plaatsen.
Wat moet ik op de dag van de campingbeurs als eerste controleren?: Controleer vóór de inrichting de locatie, nooduitgangen en looproutes. Markeer daarna de vloer en plaats de standtafels; zo voorkom je dat meubels, kabels en bezoekersstromen later opnieuw moeten worden verplaatst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.