Checklist para organizar una feria de camping
Una feria de camping necesita más coordinación de la que parece: participantes, expositores, puestos, demostraciones y circulación deben encajar desde el principio. Usa esta checklist para avanzar en orden, desde la distribución del recinto y las inscripciones hasta el montaje de carpas, mesas y señalización. Reserva tiempo para imprimir acreditaciones, marcar el suelo y revisar las salidas de emergencia. También conviene comprobar las existencias y llevar cables, iluminación y material de repuesto antes de abrir.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la distribución de la feria
2 personas
Invitar a los participantes
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Confirmar expositores
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los visitantes
Preparar la lista de expositores
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Imprimir el plano
Preparar las acreditaciones de visitantes
2 personas
Preparar las acreditaciones de los expositores
Preparar folletos informativos
2 personas
Preparar el material promocional
Comprobar el stock de comestibles
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar el lugar y las salidas de emergencia
2 personas
Marcar el suelo
3 personas
Montar mesas de stand
4 personas
Colocar sillas y mostradores
3 personas
Montar tiendas de demostración
4 personas
Colocar los expositores
2 personas
Colocar los manteles
2 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Montar la mesa de acceso
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Conectar los puntos de electricidad
2 personas
Cubrir los cables de forma segura
2 personas
Evento
Recibir a los expositores
3 personas
Abrir registro de visitantes
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Guiar las demostraciones de camping
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Reponer la mesa de información
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
3 personas
Seguimiento
Descargar a los expositores
3 personas
Desmontar las carpas de demostración
4 personas
Reunir materiales del stand
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Desconectar el equipo
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Clasificar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 14
- Sillas plegablescant. 36
- Mostradorescant. 2
- Expositores de presentacióncant. 12
- Percheroscant. 2
- Postes separadorescant. 8
- Cinta de balizamientocant. 4
- Mantelescant. 14
Decoración
- Números de standcant. 20
- Señales de rutacant. 12
- Banners de la feriacant. 4
- Banderas decorativascant. 12
- Cinta adhesivacant. 8
- Bridascant. 100
- Credencialescant. 180
- Portabadgescant. 180
Equipo
- Cables alargadorescant. 14
- Regletascant. 14
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Impresora de etiquetas
- Walkie-talkiescant. 6
- Baterías externascant. 6
- Linternascant. 4
Iluminación
- Focos LED de obracant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Termoscant. 8
- Jarras de aguacant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Carros de limpiezacant. 2
- Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la distribución del recinto al menos 7 días antes: asigna cada puesto, numéralo y prepara un plano impreso para expositores y visitantes.
- Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite de 10 a 14 días antes. Así puedes confirmar expositores y calcular la compra de comida y bebidas.
- Prepara las acreditaciones, los folletos y los números de puesto como mínimo 3 días antes. Lleva un 10 % extra de credenciales y bridas por si hay cambios o pérdidas.
- Haz llegar todo el material al lugar entre 3 y 4 horas antes de abrir. Monta primero carpas, mesas y mostradores; después coloca expositores, manteles, carteles y tiendas de demostración.
- Revisa electricidad y seguridad antes de recibir al público: coloca alfombrillas sobre los cables, comprueba las salidas de emergencia y prueba walkie-talkies, linternas y focos LED al menos 60 minutos antes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de camping?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para invitar participantes, gestionar inscripciones y confirmar expositores. Deja la distribución definitiva y el plano cerrados al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que montar los puestos de una feria de camping?
- Calcula entre 3 y 4 horas de montaje antes de la apertura. Reserva la última hora para colocar números de puesto, señalización, acreditaciones y revisar que los pasillos y salidas estén despejados.
- ¿Cuántas acreditaciones y folletos hay que imprimir?
- Imprime una acreditación por visitante y expositor confirmado, más un 10 % adicional para cambios o pérdidas. Para los folletos, prepara al menos uno por visitante previsto y guarda un pequeño excedente en recepción.
- ¿Qué hay que revisar antes de abrir una feria de camping?
- Entre 60 y 90 minutos antes, comprueba las salidas de emergencia, la estabilidad de carpas y mesas, los cables, la iluminación, los puestos y la señalización. Prueba también las baterías externas y los walkie-talkies.
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