Campingmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Campingmesse steht und fällt mit einer klaren Aufteilung, bestätigten Ausstellern und einem Aufbau, bei dem jeder Stand seinen Platz kennt. Plane zuerst Anmeldung, Aussteller und Besucherinformationen; danach folgen Lageplan, Ausweise, Material und Logistik. Am Veranstaltungstag prüfst du Notausgänge, markierst die Flächen und baust Zelte, Tresen und Präsentationsbereiche in fester Reihenfolge auf. Diese Checkliste umfasst 58 Aufgaben und 48 benötigte Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Messeaufteilung festlegen
2 Personen
Teilnehmer einladen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Aussteller bestätigen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Besucherinformationen versenden
Ausstellerliste erstellen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Lageplan drucken
Besucherausweise vorbereiten
2 Personen
Ausstellerbadges vorbereiten
Infobroschüren zusammenstellen
2 Personen
Werbematerial bereitstellen
Vorräte und Einkäufe kontrollieren
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Location und Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Boden markieren
3 Personen
Stehtische aufstellen
4 Personen
Stühle und Tresen aufstellen
3 Personen
Demonstrationszelte aufbauen
4 Personen
Präsentationsständer aufstellen
2 Personen
Tischdecken auslegen
2 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Eingangstisch einrichten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Stromanschlüsse anschließen
2 Personen
Kabel sicher abdecken
2 Personen

Event

Aussteller empfangen
3 Personen
Besucherregistrierung öffnen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
Campingvorführungen begleiten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Infotisch auffüllen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Besucher sicher abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

Aussteller ausladen lassen
3 Personen
Demonstrationszelte abbauen
4 Personen
Standmaterial sammeln
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Geräte trennen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Restbestand verstauen
2 Personen
Gefundene Gegenstände sortieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 14
KlappstühleAnz. 36
ThekenAnz. 2
PräsentationsregaleAnz. 12
KleiderständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 8
AbsperrbandAnz. 4
TischdeckenAnz. 14

Dekoration

StandnummernAnz. 20
WegweiserAnz. 12
MessebannerAnz. 4
Dekorative FlaggenAnz. 12
KlebebandAnz. 8
KabelbinderAnz. 100
NamensschilderAnz. 180
BadgehalterAnz. 180

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 14
VerlängerungskabelAnz. 14
KabelmattenAnz. 12
Etikettendrucker
FunkgeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
TaschenlampenAnz. 4

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 120
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungswagenAnz. 2
HanddesinfektionsständerAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Standflächen früh fest und bestätige jeden Aussteller schriftlich. Drucke den Lageplan erst, wenn Standplätze, Standnummern und die Ausstellerliste endgültig sind.
Verschicke Besucherinformationen nicht erst am Veranstaltungstag. Plane mindestens 7 Tage vorher für Anfahrt, Einlass, Öffnungszeiten und wichtige Hinweise ein.
Bereite Besucherausweise, Ausstellerbadges, Namensschilder und Badgehalter getrennt vor. Lege zusätzlich einen Etikettendrucker bereit, damit kurzfristige Änderungen vor Ort nicht den Einlass aufhalten.
Bringe Materialien, Mobiliar und Demonstrationszelte spätestens am Vortag zum Veranstaltungsort. So bleiben am Aufbau-Tag mindestens mehrere Stunden für Bodenmarkierungen, Standnummern und die Kontrolle der Notausgänge.
Plane Strom und Licht pro Stand, bevor du Kabel verlegst. Verlängerungskabel, Kabelmatten, LED-Baustrahler und Taschenlampen sollten vor dem Aufbau geprüft und gemeinsam mit Funkgeräten und Powerbanks ausgegeben werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Campingmesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Messeaufteilung, Einladungen und Ausstelleranfragen. Die Standplätze und Besucherinformationen sollten spätestens 7 Tage vor der Messe feststehen.
Wann müssen die Aussteller einer Campingmesse bestätigt werden?: Bestätige Aussteller idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Danach kannst du Standplätze zuweisen, die Ausstellerliste erstellen und Ausstellerbadges sowie Standnummern vorbereiten.
Was muss am Vortag einer Campingmesse erledigt werden?: Bringe Material und Mobiliar zum Veranstaltungsort, kontrolliere Location und Notausgänge und prüfe die Stromversorgung. Zelte, Klapptische und Präsentationsständer sollten spätestens am Vortag auf Vollständigkeit geprüft werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Campingmesse?: Plane für Zelte, Tresen, Tische, Stühle, Präsentationsregale, Beschilderung und Kabel mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Bei vielen Ausstellern sind 5 bis 6 Stunden realistischer, besonders wenn die Standflächen erst markiert werden müssen.

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