Checklist voor een goed georganiseerde camping open dag

Een camping open dag vraagt om meer dan een programma en een paar rondleidingen. Je moet bezoekers vooraf registreren, parkeerplaatsen indelen en vrijwilligers precies instrueren over ontvangst, demonstraties en de route. Regel vergunningen en leveranciers vroeg, zodat je op de dag zelf alleen nog de laatste materialen hoeft klaar te zetten. Deze checklist helpt je de voorbereiding stap voor stap af te werken, inclusief koffie, bewegwijzering, techniek en een plan voor regen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Kampeerterrein reserveren
Vergunningen controleren
Leveranciers bevestigen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerplaatsen indelen
2 personen
Activiteitenprogramma uitwerken
2 personen
Rondleidingroute bepalen
2 personen
Demonstraties inplannen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Instructies voor vrijwilligers maken
Weersverwachting controleren
Definitieve bezoekerslijst maken
Dieetwensen aan keuken doorgeven
Route- en parkeerborden maken
2 personen
Programmafolders printen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen uit magazijn halen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Locatie en sanitair controleren
2 personen
Tenten en verlichting testen
2 personen
Terrein maaien en controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Rondleidingbord plaatsen
2 personen
Activiteitenhoeken inrichten
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programmafolders uitdelen
Parkeerplaatsen aanwijzen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Kampeerplaatsen demonstreren
2 personen
Kampeermateriaal demonstreren
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Campingspel begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Sanitair tussentijds controleren
Licht aanschakelen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Laatste rondleiding begeleiden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Buffet afsluiten
2 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten en decoratie afbouwen
4 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Sanitair grondig schoonmaken
2 personen
Materialen terugplaatsen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Accuspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Megafonenaantal 2
Laptopsaantal 2
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 12
Ledlampenaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Campingvlaggenaantal 6
Welkomstbord
Richtingbordenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Naambadgehoudersaantal 100
Krijtbordenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Frisbeesaantal 6
Mikblikkenaantal 10
Springtouwenaantal 6
Pionnenaantal 20
Picknickdekensaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Koelroostersaantal 4
Serveerbladenaantal 10
Thermoskannenaantal 6
Aluminium schalenaantal 10

Schoonmaak

Afvalzakhoudersaantal 8
Stoffer en blikaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Brandblusdekensaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en terrein vaststaan. Vraag direct naar dieetwensen en gebruik een definitieve bezoekerslijst om catering, naambadges en parkeerplaatsen uiterlijk enkele dagen vooraf af te stemmen.
Plan rondleidingen en demonstraties in tijdsblokken en zet per onderdeel een vrijwilliger klaar. Houd tussen twee rondleidingen minimaal 10 minuten ruimte voor uitloop en het terugbrengen van de groep.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal welke activiteiten naar een partytent kunnen. Zet partytenten, tafels, stoelen en afvalbakken niet pas op de ochtend zelf klaar, maar maak de indeling de dag ervoor.
Test microfoons, accuspeakers, laptops, verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf op de plek waar je ze gebruikt. Leg powerbanks en een megafon klaar als bereikbaarheid of verstaanbaarheid op het terrein onzeker is.
Vul koelboxen en zet koffie- en theemateriaal klaar voordat de eerste bezoekers arriveren. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer naast servies ook opscheplepels, serveerschalen en afvalbakken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een camping open dag organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, programma, terrein en vergunningen. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en aanmeldformulier klaar zijn, bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de open dag.
Wanneer moet ik de bezoekerslijst voor een camping open dag definitief maken?: Maak de lijst uiterlijk 3 dagen vooraf definitief. Geef dieetwensen dan ook door aan de keuken en gebruik het aantal aanmeldingen voor parkeerindeling, catering, badges en rondleidingsgroepen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een camping open dag?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per gelijktijdige activiteit en daarnaast 1 persoon voor ontvangst en registratie. Bij meerdere rondleidingen of demonstraties tegelijk heb je dus al snel 4 tot 6 vrijwilligers nodig.
Wanneer moet ik de materialen voor een camping open dag klaarzetten?: Haal materialen en meubilair de dag ervoor uit het magazijn en zet de terreinindeling alvast uit. Test techniek dezelfde dag en vul koelboxen, koffiekannen en waterkannen op de ochtend van het evenement.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.