Checklist pour organiser une journée portes ouvertes au camping
Une journée portes ouvertes au camping demande une préparation précise, même si le programme paraît simple. Il faut coordonner les inscriptions, le parcours de visite, les démonstrations, le stationnement et l’accueil des visiteurs. Prévoyez aussi le matériel de restauration, les supports d’information et une équipe de bénévoles briefée. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’au rangement final.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le terrain de camping
Vérifier les autorisations
Confirmer les fournisseurs
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les places de parking
2 personnes
Élaborer le programme d’activités
2 personnes
Définir le parcours de la visite
2 personnes
Planifier les démonstrations
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer les instructions pour les bénévoles
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des visiteurs
Transmettre les besoins alimentaires à la cuisine
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
2 personnes
Imprimer les programmes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Sortir le matériel de l’entrepôt
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Vérifier le lieu et les sanitaires
2 personnes
Tester les tentes et l’éclairage
2 personnes
Tondre et vérifier le terrain
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer le panneau de visite
2 personnes
Aménager les espaces d’activités
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les programmes
Attribuer les places de parking
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Présenter les emplacements de camping
2 personnes
Présenter le matériel de camping
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Animer le jeu de camping
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les sanitaires entre-temps
Allumer la lumière
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Accompagner la dernière visite guidée
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
Fermer le buffet
2 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes et la décoration
4 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Nettoyer les sanitaires en profondeur
2 personnes
Remettre le matériel en place
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables pliantesqté 10
- Tables de bièreqté 6
- Chaises pliantesqté 80
- Tables hautesqté 6
- Tables de buffetqté 4
- Tabourets de barqté 12
- Poubellesqté 8
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Tasses à café réutilisablesqté 80
- Verres réutilisablesqté 120
- Assiettes réutilisablesqté 100
- Couvertsqté 100
- Louchesqté 8
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 6
- Pichets à caféqté 4
- Théièresqté 3
- Carafes d’eauqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Glacièresqté 6
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Enceintes sur batterieqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Mégaphonesqté 2
- Ordinateurs portablesqté 2
- Batteries externesqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes à pilesqté 12
- Lampes LEDqté 10
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Drapeaux de campingqté 6
- Panneau d’accueil
- Panneaux de directionqté 12
- Panneaux du programmeqté 4
- Nappesqté 12
- Compositions floralesqté 8
- Supports de badges nominatifsqté 100
- Panneaux en ardoiseqté 6
Matériel de sport
- Ballons de footballqté 3
- Frisbeesqté 6
- Lancer de boîtesqté 10
- Cordes à sauterqté 6
- Cônesqté 20
- Couvertures de pique-niqueqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Saladiersqté 6
- Grilles de refroidissementqté 4
- Plateaux de serviceqté 10
- Thermosqté 6
- Plateaux en aluminiumqté 10
Nettoyage
- Supports de sacs poubelleqté 8
- Balayette et pelleqté 4
- Seauxqté 6
- Serpillièresqté 4
- Balaiqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 6
- Ruban de balisageqté 4
- Cônes de signalisationqté 12
- Couvertures anti-feuqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par fixer la date et le programme, puis réservez le terrain et vérifiez les autorisations avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 2 à 3 semaines pour obtenir les confirmations nécessaires.
- Ouvrez le formulaire d’inscription assez tôt et demandez le nombre de participants, les besoins alimentaires et les éventuelles contraintes d’accès. Arrêtez la liste définitive des visiteurs quelques jours avant l’événement pour préparer les badges et le stationnement.
- Définissez un parcours de visite avec un point de départ, une durée indicative et un sens de circulation. Pour chaque démonstration, désignez un responsable et prévoyez une solution simple si la météo empêche l’activité extérieure.
- Attribuez les rôles des bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures : accueil, parking, visites, démonstrations et ravitaillement. Remettez-leur des consignes écrites avant l’ouverture, avec les numéros des responsables et la procédure en cas de problème.
- Faites une vérification du matériel la veille : tentes, tables, chaises, glacières, rallonges, multiprises, microphones et panneaux. Remplissez les glacières avant l’arrivée des visiteurs et imprimez quelques programmes supplémentaires pour les inscriptions de dernière minute.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une journée portes ouvertes au camping ?
- Commencez la préparation au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, fournisseurs, invitations et inscriptions prennent généralement plusieurs semaines, tandis que le matériel et les détails d’accueil se finalisent durant les 7 derniers jours.
- Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?
- Envoyez-les environ 4 semaines à l’avance, avec un lien d’inscription et une date limite de réponse. Faites un rappel 7 à 10 jours avant l’événement afin de disposer d’une liste fiable pour les repas, les badges et le parking.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes au camping ?
- Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour le stationnement, 1 responsable du parcours et 1 personne par démonstration simultanée. Pour un groupe de 50 visiteurs, comptez généralement 6 à 8 personnes réparties sur les différents créneaux.
- Que préparer la veille d’une journée portes ouvertes au camping ?
- Préparez les badges, programmes, panneaux, listes de visiteurs et consignes des bénévoles. Sortez aussi le matériel de l’entrepôt, testez les enceintes et microphones, vérifiez les rallonges et remplissez les glacières avant le début de l’accueil.
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