Checklist para la jornada de puertas abiertas del camping

Una jornada de puertas abiertas del camping necesita más que un programa atractivo. Hay que coordinar reservas, permisos, inscripciones, visitas guiadas, demostraciones y aparcamientos para que todo funcione desde la llegada. Esta checklist reúne el trabajo previo y el material que suele faltar el día del evento. Úsala para avanzar por orden y llegar a la jornada con asistentes confirmados, voluntarios informados y las neveras, señales y equipos preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el camping
Comprobar permisos
Confirmar proveedores
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Distribuir los aparcamientos
2 personas
Desarrollar el programa de actividades
2 personas
Definir la ruta de la visita guiada
2 personas
Programar demostraciones
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Crear instrucciones para voluntarios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Elaborar la lista definitiva de asistentes
Comunicar las necesidades dietéticas a cocina
Crear señales de ruta y aparcamiento
2 personas
Imprimir folletos del programa
Preparar acreditaciones
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Sacar los materiales del almacén
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Comprobar el recinto y los sanitarios
2 personas
Probar las tiendas y la iluminación
2 personas
Cortar y revisar el terreno
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colocar el cartel de la visita guiada
2 personas
Montar rincones de actividades
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Despejar la ruta de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Atender la recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir folletos del programa
Asignar plazas de aparcamiento
2 personas
Servir café y té
2 personas
Guiar visitas
3 personas
Mostrar las parcelas de camping
2 personas
Demostrar el material de camping
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Guiar el juego de campamento
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los aseos durante el evento
Encender la luz
2 personas
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Guiar la última visita
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

Cerrar el bufé
2 personas
Reunir los materiales
4 personas
Clasificar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar carpas y decoración
4 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Limpiar a fondo los baños
2 personas
Volver a colocar los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Mesas de cervezacant. 6
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 6
Mesas de buffetcant. 4
Taburetes de barcant. 12
Papeleracant. 8
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 120
Platos reutilizablescant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Altavoces con bateríacant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Megáfonoscant. 2
Portátilescant. 2
Baterías externascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Linternas a pilascant. 12
Lámparas LEDcant. 10

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas de campingcant. 6
Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 12
Carteles del programacant. 4
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Portanombrescant. 100
Pizarrascant. 6

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 3
Frisbeescant. 6
Blancos de tirocant. 10
Cuerdas para saltarcant. 6
Conoscant. 20
Mantas de picniccant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Rejillas de ventilacióncant. 4
Bandejas de serviciocant. 10
Termoscant. 6
Bandejas de aluminiocant. 10

Limpieza

Soportes para bolsas de basuracant. 8
Recogedor y escobacant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 4
Escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Cinta de balizamientocant. 4
Conos de tráficocant. 12
Mantas ignífugascant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la reserva del camping antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 4 semanas para confirmar proveedores, permisos y el recorrido de la visita guiada.
Abre el formulario de inscripción con un plazo claro y pide las preferencias dietéticas desde el principio. Cierra la lista definitiva de asistentes entre 5 y 7 días antes para comunicar los datos a cocina.
Prepara el aparcamiento y la ruta de visita como si el visitante no conociera el camping. Coloca las señales, imprime los folletos y prepara las acreditaciones como mínimo el día anterior.
Asigna cada demostración y cada tramo del programa a una persona concreta. Entrega a los voluntarios sus instrucciones entre 3 y 5 días antes, incluyendo horarios, puntos de encuentro y a quién avisar si surge un problema.
Haz una comprobación final del material 24 horas antes: mesas, sillas, vajilla reutilizable, máquinas de café, megáfonos, micrófonos, altavoces, alargadores y baterías externas. Llena las neveras portátiles justo antes de la apertura y prueba las conexiones eléctricas con tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del camping?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar el camping, comprobar permisos, confirmar proveedores, enviar invitaciones y cerrar las necesidades de los asistentes sin trabajar con prisas.
¿Cuándo cerrar las inscripciones para una jornada de puertas abiertas?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento. Así puedes preparar la lista definitiva, distribuir los aparcamientos y comunicar las preferencias dietéticas a cocina.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior deja listos los folletos, las acreditaciones, las señales, los materiales del almacén y la distribución del mobiliario. Comprueba también los cables, regletas, micrófonos y altavoces para detectar fallos antes de recibir a los visitantes.
¿Cuándo comprobar la previsión del tiempo?: Revísala 48 horas antes y vuelve a consultarla la mañana anterior. Con ese margen puedes ajustar las carpas, el recorrido guiado, las demostraciones y la ubicación de mesas y equipos.

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