Checklist voor een cabaretvoorstelling organiseren

Een cabaretvoorstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen een cabaretier en een zaal vastleggen. Je plant de bezoekersregistratie, catering en techniek rond één vast programmamoment, zodat ontvangst en voorstelling elkaar niet in de weg zitten. Denk vooral aan de soundcheck, het vrijmaken van het speelvlak en een duidelijke plek voor jassen en ontvangst. Met deze checklist zie je wat je vooraf regelt en wat op de dag zelf klaar moet staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en zaal reserveren
Cabaretier vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Catering bestellen
Techniek en kabels controleren
2 personen
Programma afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Zaal openen
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Speelvlak vrijmaken
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Licht en geluid opbouwen
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Cabaretier begeleiden
Voorstelling aankondigen
Licht en geluid bedienen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vragen van gasten beantwoorden
Afscheid van cabaretier verzorgen
Borrelhapjes aanvullen
2 personen
Borrel en drankjes serveren
3 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drank opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
Techniek afbreken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen controleren
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 85
Bistrotafelsaantal 8
Ontvangsttafel
Buffettafelsaantal 3
Kledingrek

Servies

Koffiekopjesaantal 85
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 85
Bierglazenaantal 60
Gebaksbordjesaantal 85
Besteksetsaantal 85
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Audiokabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
DI-box

Verlichting

Podiumspotsaantal 2
Sfeerlampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 12

Decoratie

Theatergordijn
Rode lopersaantal 2
Tafellopersaantal 8
Menukaartstandaardsaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjeshoudersaantal 85

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Maatbekersaantal 2
Keukenkwartet
Aluminiumfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stofzuiger
Dweilmop
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Tips

Leg de cabaretier en de zaal eerst vast en controleer daarna welke geluids- en lichtapparatuur al aanwezig is. Plan de technische soundcheck vóór de ontvangst van de gasten, zodat je niet hoeft te testen terwijl bezoekers binnenkomen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal gasten tijdig door aan de catering. Houd de bezoekerslijst tot op de dag zelf bij; afmeldingen en extra aanmeldingen veranderen vaak nog de aantallen hapjes, stoelen en programmaboekjes.
Maak het speelvlak volledig vrij voordat je stoelen en tafels opstelt. Plaats stoelen zo dat iedereen zicht houdt op de cabaretier en zet tafels, buffet en ontvangsttafel buiten de looproute naar de voorstelling.
Test niet alleen de draadloze microfoon, luidsprekers en het mengpaneel, maar ook audiokabels, verlengkabels en stekkerdozen. Leg reservebatterijen klaar en controleer de laptop en DI-box vóór de soundcheck.
Zet koffie, thee, water en andere dranken klaar voordat de deuren opengaan, maar houd het buffet uit de buurt van het speelvlak. Richt de ontvangsttafel in met de bezoekerslijst, naamkaartjeshouders en programma's, zodat de eerste gasten binnen enkele minuten geholpen zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cabaretvoorstelling organiseren?: Leg de locatie en cabaretier bij voorkeur enkele maanden vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen minimaal 4 tot 6 weken voor de voorstelling, zodat je de aanmeldingen, dieetwensen en catering tijdig kunt verwerken.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een cabaretvoorstelling?: Zet één stoel per bevestigde bezoeker klaar en houd enkele extra stoelen achter de hand voor last-minute aanmeldingen. Controleer de bezoekerslijst uiterlijk 2 dagen vooraf en pas de zaalopstelling daarna aan.
Wanneer doe je de soundcheck bij een cabaretvoorstelling?: Plan de soundcheck minimaal 60 tot 90 minuten vóór de ontvangst van de gasten. Test de draadloze microfoon, luidsprekers, laptop, kabels en podiumspots met de cabaretier of een medewerker die de voorstelling technisch begeleidt.
Hoeveel drank en hapjes moet ik bestellen voor een cabaretvoorstelling?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en stem de hapjes af op het definitieve aantal gasten. Geef het catering-aantal uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf door, inclusief dieetwensen en eventuele wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.