Cabaretavond organiseren: checklist en planning
Een cabaretavond staat of valt met een duidelijk programma, goed geteste techniek en een publieksruimte die op tijd klaar is. Leg eerst datum, locatie en artiest vast; werk daarna via aanmeldingen en catering naar de uitvoering toe. Plan op de dag zelf voldoende tijd voor podium, geluid, licht en soundcheck. Met deze checklist houd je ook kleine zaken bij, zoals dieetwensen, koeling, koffie en de ontvangst van de artiest.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
Artiest en programma bevestigen
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst afronden
Programma en draaiboek printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Podiumzone vrijmaken
2 personen
Podiumdelen opbouwen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Licht testen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Bar en buffet inrichten
3 personen
Koffiehoek inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Event
Artiest ontvangen
Soundcheck uitvoeren
2 personen
Medewerkers instrueren
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma aankondigen
Cabaretoptreden begeleiden
2 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Tweede optreden begeleiden
2 personen
Afscheid en bedankwoord verzorgen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Podium en techniek afbreken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 4
- Podiumtrap
- Stoelenaantal 60
- Tafelsaantal 8
- Barkrukkenaantal 4
- Kledingrek
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Audiokabelsaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Podiumspotsaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 4
- Lichtstatievenaantal 2
Servies
- Waterglazenaantal 70
- Wijnglazenaantal 50
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 70
- Vorkenaantal 70
- Messenaantal 70
- Theelepelsaantal 50
Keuken
- Koelboxenaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerplankenaantal 6
- Scharenaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Podiumachterdoek
- Welkomstbord
- Programmastandaardsaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor de technische opbouw. Sluit actieve speakers, mengpaneel en microfoons aan voordat je de zaal definitief inricht, zodat kabels veilig langs de looproutes liggen.
- Reserveer voor de soundcheck minstens 30 minuten. Test beide draadloze microfoons, microfoonstatieven, audiokabels en podiumspots afzonderlijk en leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar.
- Rond de bezoekerslijst uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf af. Gebruik het definitieve aantal voor stoelen, waterglazen, hapjes, koffie en eventuele dieetwensen; zo voorkom je tekorten bij de ontvangst.
- Zet bar, buffet en koffiehoek niet pas tijdens de inloop klaar. Koel dranken enkele uren vooraf, vul thermoskannen en controleer of koffiezetapparaten, waterkokers, kopjes en lepels direct bruikbaar zijn.
- Maak het draaiboek kort genoeg om tijdens de avond te gebruiken: maximaal één pagina met tijden, contactpersonen en overgangen. Instrueer medewerkers vóór de eerste bezoekers binnenkomen over ontvangst, pauze, catering en wie de artiest opvangt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een cabaretavond organiseren?
- Leg datum, locatie en artiest bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra programma en locatie bevestigd zijn en sluit de bezoekerslijst 2 tot 3 dagen voor de avond.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een cabaretavond?
- Reken op 2 tot 3 uur voor podium, stoelen, geluid, licht, bar en koffiehoek. Plan daarna nog minimaal 30 minuten voor de soundcheck en 15 minuten voor een korte briefing van medewerkers.
- Hoeveel drank en hapjes moet ik inkopen voor een cabaretavond?
- Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; neem voor de rest van de avond ongeveer 1 tot 2 drankjes per persoon per uur. Voor hapjes is 4 tot 6 stuks per persoon een bruikbaar uitgangspunt, afhankelijk van de duur en het programma.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een cabaretavond verzamelen?
- Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en zet de antwoorden uiterlijk 3 dagen vooraf op een aparte lijst. Controleer die lijst opnieuw bij het klaarzetten van buffet en hapjes, zodat je tijdens de ontvangst niet hoeft te zoeken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!