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Kabarettabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kabarettabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst müssen Termin, Ort, Künstler und Reservierungen feststehen, danach folgen Einladungen und Anmeldungen. Plane Technik und Bühnenbereich nicht erst kurz vor Einlass, denn Mikrofone, Licht und Soundcheck brauchen eigene Testzeit. Auch Getränke, Kaffee und Snacks sollten vorbereitet sein, bevor die ersten Gäste eintreffen. Mit dieser Checkliste arbeitest du die 42 Aufgaben Schritt für Schritt ab und behältst die 37 benötigten Dinge im Blick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

  • Künstler und Programm bestätigen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherlist abschließen

  • Programm und Ablaufplan ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    3 Personen

  • Bühnenbereich freimachen

    2 Personen

  • Bühnenelemente aufbauen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Licht testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Bar und Buffet einrichten

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Künstler empfangen

  • Soundcheck durchführen

    2 Personen

  • Mitarbeiter einweisen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm ankündigen

  • Kabarettauftritt betreuen

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Zweiten Auftritt betreuen

    2 Personen

  • Abschied und Dankesrede halten

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Bühne und Technik abbauen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 4
  • Bühnentreppe
  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • BarhockerAnz. 4
  • Kleiderständer

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 2

Geschirr

  • WassergläserAnz. 70
  • WeingläserAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 70
  • GabelnAnz. 70
  • MesserAnz. 70
  • TeelöffelAnz. 50

Küche

  • KühlboxenAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServierbretterAnz. 6
  • ScherenAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • Bühnenhintergrund
  • Willkommensschild
  • ProgrammständerAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Besucher- und Anmeldeliste spätestens einige Tage vor dem Abend ab. So kannst du Ernährungswünsche berücksichtigen und weißt, wie viele Stühle, Gläser und Teller tatsächlich bereitstehen müssen.
  • Plane für den technischen Aufbau mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. Aktive Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Bühnenstrahler sollten angeschlossen und einzeln getestet werden, bevor der Künstler zum Soundcheck kommt.
  • Richte den Bühnenbereich zuerst frei und stelle anschließend Bühnenelemente, Bühnentreppe und Mikrofonständer auf. Dadurch vermeidest du, dass Tische, Stühle oder Dekoration später noch einmal verschoben werden müssen.
  • Kühle die Getränke frühzeitig und stelle Kaffee, Wasserkocher und Thermoskannen getrennt vom Buffet bereit. Der Kaffeebereich wird sonst schnell zum Engpass, besonders wenn viele Gäste gleichzeitig ankommen.
  • Drucke Programm und Ablaufplan vor dem Veranstaltungstag aus und weise die Mitarbeitenden vor dem Einlass kurz ein. Lege fest, wer Künstler empfängt, Gäste begrüßt und bei Ton- oder Lichtproblemen ansprechbar ist.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Kabarettabend planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Künstler. Einladungen und Reservierungen sollten danach zeitnah verschickt beziehungsweise bestätigt werden, damit du die Besucherzahl rechtzeitig abschließen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Kabarettabend?
Rechne mit mindestens 2 Stunden für Raum, Bühne, Tontechnik, Licht, Bar und Buffet. Plane zusätzlich etwa 30 Minuten für den Soundcheck und einen kurzen Rundgang vor dem Einlass ein.
Wann sollte der Soundcheck beim Kabarettabend stattfinden?
Der Soundcheck sollte 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein. So bleibt Zeit, Lautstärke, Funkmikrofone, Lautsprecher und Bühnenlicht nach dem Test noch anzupassen.
Wie viele Getränke braucht man für einen Kabarettabend?
Kalkuliere für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Ergänze Wasser und Kaffee und richte Gläser, Kühlboxen sowie Thermoskannen vor dem Gästeempfang bereit.

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