Organiser une soirée cabaret sans rien oublier

Une soirée cabaret demande plus qu’une réservation et quelques tables : l’artiste, le programme, la scène et les réglages techniques doivent s’enchaîner dans le bon ordre. Cette checklist regroupe 42 tâches et 37 fournitures pour suivre la préparation jusqu’à l’accueil des visiteurs. Elle vous aide aussi à prévoir les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les câbles de secours et le temps nécessaire aux essais. Utilisez-la pour répartir le travail et garder une soirée fluide le jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
Confirmer l'artiste et le programme
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser la liste des visiteurs
Imprimer le programme et le déroulé
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Dégager la zone du podium
2 personnes
Monter les éléments de scène
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer le bar et le buffet
3 personnes
Aménager le coin café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Accueillir l'artiste
Effectuer les réglages sonores
2 personnes
Instruire les employés
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Annoncer le programme
Encadrer le spectacle de cabaret
2 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
Préparer l’au revoir et le mot de remerciement
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Démonter la scène et la technique
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 4
Escalier de podium
Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Tabourets de barqté 4
Portant à vêtements

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 50
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 70
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillères à caféqté 50

Cuisine

Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches de serviceqté 6
Ciseauxqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Fond de scène
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu, l’artiste et le programme avant d’envoyer les invitations. Gardez ensuite une marge d’au moins 7 jours pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Prévoyez la zone du podium avant d’installer les tables et les chaises. Une scène dégagée, un escalier stable et des passages libres évitent de devoir déplacer le mobilier juste avant l’ouverture.
Faites les essais audio et lumière avant l’arrivée du public, puis refaites un réglage avec l’artiste. Testez chaque microphone sans fil, les câbles, les rallonges et les multiprises plutôt que de supposer que tout fonctionne.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et installez séparément le bar, le buffet et le coin café. Les verres à eau, verres à vin, tasses et couverts doivent être accessibles sans bloquer la circulation.
Imprimez le programme et le déroulé avant le jour J, puis briefez les employés sur l’accueil, les inscriptions et les horaires. Réservez au moins 30 minutes avant l’ouverture pour accueillir l’artiste et vérifier la salle.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée cabaret ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une limite de réponse au moins 7 jours avant la soirée afin de finaliser la liste des visiteurs et les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer une scène de cabaret ?: Prévoyez au minimum 2 heures pour monter les éléments de scène, installer l’éclairage et raccorder le matériel audio. Ajoutez 30 à 45 minutes pour les réglages sonores avec l’artiste.
Quand refroidir les boissons pour une soirée cabaret ?: Placez les boissons au frais plusieurs heures avant l’accueil, selon la capacité des glacières ou du réfrigérateur. Vérifiez leur température au moment d’installer le bar, puis gardez une réserve accessible pendant la soirée.
Que faut-il tester avant l’arrivée des visiteurs ?: Testez chaque microphone, la table de mixage, les projecteurs, l’éclairage d’ambiance et toutes les rallonges avant l’ouverture. Terminez ces vérifications au moins 30 minutes avant l’accueil pour pouvoir corriger un câble ou un branchement défectueux.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.