Checklist voor een goed georganiseerde buurtveiling

Een buurtveiling vraagt meer voorbereiding dan alleen kavels verzamelen. Leg eerst datum, locatie, vergunningen en de taakverdeling vast; daarna werk je toe naar registratie, biedkaarten, betaling en catering. Reserveer extra tijd voor het nummeren van kavels en het publiceren van de kavellijst. Met deze checklist houd je 79 taken en 49 benodigde spullen overzichtelijk bij, van partytenten en geluidsinstallatie tot kassa en geldkist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Veilingdatum vastleggen
2 personen
Locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Veilingmeester vastleggen
Kasbeheerder aanwijzen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Inbrengvoorwaarden publiceren
Inbrengformulieren maken
Kavels registreren
3 personen
Kavels nummeren
2 personen
Kavellijst publiceren
Biedkaarten voorbereiden
2 personen
Betaalprocedure bepalen
2 personen
Reserveringen maken
Boodschappen bestellen
Weersverwachting controleren
Stroompunten controleren
2 personen
Veilingmaterialen verzamelen
2 personen
Contant geld wisselen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels markeren
2 personen
Kavels sorteren
3 personen
Contactlijst printen
Betaalformulieren printen
Locatie openen
2 personen
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Veilingtafel inrichten
2 personen
Kavels uitstallen
5 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Betaalpunt inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt klaarmaken
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Toiletten controleren
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Microfoon testen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Biednummers uitdelen
2 personen
Kavels toelichten
2 personen
Opening aankondigen
Veilingrondes presenteren
2 personen
Biedingen registreren
3 personen
Kavels overhandigen
3 personen
Koffie serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Betaalstatus controleren
2 personen
Laatste kavels afronden
2 personen
Onbetaalde kavels noteren
2 personen
Afsluiting aankondigen
Kassa afsluiten
2 personen
Kavels veilig opslaan
3 personen

Nazorg

Tafels leeghalen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Verlichting afbouwen
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Onbetaalde kavels opvolgen
Opbrengst registreren
2 personen
Restvoorraad opruimen
2 personen
Eindafrekening maken
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Tafelkledenaantal 10
Krukkenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 6

Veilingmateriaal

Biednummersaantal 100
Kavelkaartenaantal 100
Inbrengformulierenaantal 100
Betaalformulierenaantal 100
Klembordenaantal 8
Markeerstiftenaantal 12
Balpennenaantal 30
Kassa
Geldkist
Rekenmachinesaantal 3
Rolmaat

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelnummersaantal 10
Welkomstbord

Keuken

Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Flessenopenersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 3
Blik en vegersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de inbrengvoorwaarden uiterlijk 4 weken voor de veiling bekend. Vermeld wat wel en niet wordt aangenomen, hoe kavels worden aangeleverd en wanneer formulieren binnen moeten zijn.
Plan een apart registratiemoment voor kavels. Nummer elk kavel direct, leg de gegevens vast en controleer vóór publicatie of de kavellijst overeenkomt met de kavelkaarten.
Wijs minimaal één kasbeheerder aan en leg de betaalprocedure vóór de uitnodigingen vast. Regel ook wisselgeld en controleer of de kassa, geldkist en rekenmachines klaarstaan.
Zet vrijwilligers niet alleen in tijdens de veiling. Plan vooraf aparte mensen voor ontvangst, kavelregistratie, catering, betaling en het ophalen van verkochte kavels.
Controleer de locatie een week vooraf op stroompunten en geluidsbereik. Test microfoons, geluidsinstallatie, verlengkabels en stekkerdozen en leg oplaadbare lampen klaar voor donkere hoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurtveiling organiseren?: Begin minstens 8 weken vooraf met datum, locatie, veilingmeester en vergunningen. Gebruik de laatste 2 weken voor kavellijst, vrijwilligersrooster, boodschappen en materiaalcontrole.
Wanneer moet de kavellijst van een buurtveiling klaar zijn?: Publiceer de kavellijst bij voorkeur 7 dagen voor de veiling. Houd daarna nog een korte periode vrij voor correcties in nummers, omschrijvingen of ontbrekende kavels.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een buurtveiling?: Reken voor een kleine buurtveiling op minimaal 6 vrijwilligers: één veilingmeester, één kasbeheerder, twee mensen voor ontvangst en registratie en twee voor catering en uitgifte. Bij meer dan 100 bezoekers zijn extra betaal- en opruimhulp verstandig.
Hoeveel wisselgeld heb ik nodig voor een buurtveiling?: Leg minimaal 100 euro aan wisselgeld klaar, verdeeld over munten en kleine biljetten. Stem het bedrag af op je betaalprocedure en laat de kasbeheerder het geld vóór opening tellen en registreren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.