Checklist para organizar una subasta vecinal sin olvidos

Una subasta vecinal necesita más preparación que una simple reunión: hay que registrar y numerar los lotes, explicar las condiciones y dejar claro cómo se paga. Empieza fijando la fecha y el lugar, y confirma pronto los permisos y al subastador. Después organiza las inscripciones, los voluntarios y el material de puja. Esta checklist reúne las tareas en orden, desde las primeras reservas hasta las mesas, las bebidas y el control de caja del día del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha de la subasta
2 personas
Confirmar el lugar
Comprobar permisos
Contratar al subastador
Designar un gestor de caja
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Publicar las condiciones de participación
Preparar formularios de inscripción
Registrar los lotes
3 personas
Numerar los lotes
2 personas
Publicar la lista de premios
Preparar las tarjetas de puja
2 personas
Determinar el procedimiento de pago
2 personas
Hacer reservas
Pedir la compra
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Reunir el material de la subasta
2 personas
Cambiar efectivo
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Marcar las mesas
2 personas
Clasificar lotes
3 personas
Imprimir la lista de contactos
Imprimir los formularios de pago
Abrir la ubicación
2 personas
Realizar una ronda de seguridad
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas
3 personas
Montar la mesa de subasta
2 personas
Exponer los lotes
5 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el punto de pago
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el punto de café
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Comprobar los baños
Instruir a los voluntarios
2 personas
Probar el micrófono
2 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Repartir los números de puja
2 personas
Explicar los lotes
2 personas
Anunciar la apertura
Presentar rondas de subasta
2 personas
Registrar pujas
3 personas
Entregar los lotes
3 personas
Servir café
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Comprobar el estado del pago
2 personas
Cerrar los últimos lotes
2 personas
Anotar lotes impagados
2 personas
Anunciar el cierre
Cerrar la caja
2 personas
Almacenar los lotes de forma segura
3 personas

Seguimiento

Vaciar las mesas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Retirar los residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Hacer seguimiento de los lotes impagados
Registrar los ingresos
2 personas
Retirar el stock sobrante
2 personas
Hacer el cierre de cuentas
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 10
Sillascant. 80
Mantelescant. 10
Taburetescant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 60
Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Lámparas recargablescant. 6

Material de subasta

Números de pujacant. 100
Cartas de lotecant. 100
Formularios de participacióncant. 100
Formularios de pagocant. 100
Portapapelescant. 8
Rotuladores fosforescentescant. 12
Bolígrafoscant. 30
Caja registradora
Caja registradora
Calculadorascant. 3
Cinta métrica

Decoración

Guirnaldascant. 6
Globoscant. 100
Números de mesacant. 10
Cartel de bienvenida

Cocina

Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Pinzas de servircant. 6
Abrebotellascant. 3

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobascant. 3
Recogedor y escobillacant. 3
Paños de limpiezacant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra el procedimiento de pago antes de enviar las invitaciones. Indica si se paga al recoger cada lote o al final, prepara los formularios correspondientes y cambia efectivo con antelación.
Registra los lotes con tiempo suficiente para corregir errores. Numéralos de forma consecutiva y publica la lista de premios antes del evento, para que los participantes sepan qué se subasta.
Asigna funciones concretas a los voluntarios: recepción e inscripciones, entrega de números de puja, apoyo al subastador y control de caja. Para una subasta de varias horas, evita que una sola persona cubra dos puestos esenciales.
Comprueba la parte técnica el día anterior. Prueba micrófonos, equipo de sonido, cables, regletas y puntos de electricidad; si el evento es al aire libre, revisa también la previsión del tiempo y la iluminación recargable.
Calcula la comida y las bebidas por separado de la subasta. Prepara aperitivos, llena las neveras portátiles y deja marcadas las mesas para inscripción, lotes, pagos y servicio, de modo que el público no se mezcle con la caja.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una subasta vecinal?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. En ese plazo puedes fijar fecha y lugar, comprobar permisos, contratar al subastador, reclutar voluntarios y abrir las inscripciones sin hacerlo todo a última hora.
¿Cuándo hay que cerrar el registro de lotes?: Cierra el registro al menos 7 días antes de la subasta. Así tendrás tiempo para revisar los datos, numerar los lotes, preparar las cartas y publicar la lista de premios.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una subasta vecinal?: Calcula al menos 1 voluntario por cada función clave: recepción, inscripciones, apoyo al subastador y caja. Para una actividad con más de 30 participantes, añade una persona para entregar números y otra para controlar los lotes.
¿Qué material hay que preparar el día de la subasta?: Prepara números y cartas de lote, formularios de participación y pago, portapapeles, bolígrafos, rotuladores, calculadoras y caja registradora. Tenlo listo 2 horas antes del inicio y comprueba también el sonido, las mesas y las conexiones eléctricas.

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