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Nachbarschaftsauktion organisieren: die Checkliste

Eine Nachbarschaftsauktion steht und fällt mit einer sauberen Reihenfolge: Erst Termin, Ort und Zuständigkeiten klären, dann Einlieferungen und Lose erfassen. Plane früh, wie geboten, bezahlt und nicht verkaufte Ware abgeholt wird. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin sollten Einladungen, Anmeldeprozess und Teilnahmebedingungen stehen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Nummern, Kassenbestand, Technik, Wetter und den Aufbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Auktionsdatum festlegen

    2 Personen

  • Location bestätigen

  • Genehmigungen prüfen

  • Auktionator festlegen

  • Kassenverwalter bestimmen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Einreichungsbedingungen veröffentlichen

  • Abgabeformulare erstellen

  • Lose registrieren

    3 Personen

  • Lose nummerieren

    2 Personen

  • Losliste veröffentlichen

  • Gebotskarten vorbereiten

    2 Personen

  • Zahlungsverfahren festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einkäufe bestellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Auktionsmaterialien sammeln

    2 Personen

  • Bargeld wechseln

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Tische markieren

    2 Personen

  • Lose sortieren

    3 Personen

  • Kontaktliste drucken

  • Zahlungsformulare drucken

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Sicherheitsrunde durchführen

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Auktionstisch einrichten

    2 Personen

  • Lose ausstellen

    5 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Zahlstelle einrichten

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeepunkt vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Auktionsnummern ausgeben

    2 Personen

  • Lose erläutern

    2 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Auktionsrunden präsentieren

    2 Personen

  • Gebote erfassen

    3 Personen

  • Lose übergeben

    3 Personen

  • Kaffee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Zahlungsstatus prüfen

    2 Personen

  • Letzte Lose abschließen

    2 Personen

  • Nicht bezahlte Lose notieren

    2 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Lose sicher verwahren

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tische abräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Tonanlage abbauen

    2 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Unbezahlte Parzellen nachverfolgen

  • Einnahmen erfassen

    2 Personen

  • Restbestände aufräumen

    2 Personen

  • Endabrechnung erstellen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 10
  • StühleAnz. 80
  • TischdeckenAnz. 10
  • HockerAnz. 12

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 100
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • Beschallungsanlage
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Wiederaufladbare LampenAnz. 6

Auktionsmaterial

  • AuktionsnummernAnz. 100
  • LoskartenAnz. 100
  • EinreichungsformulareAnz. 100
  • ZahlungsformulareAnz. 100
  • KlemmbretterAnz. 8
  • MarkerAnz. 12
  • KugelschreiberAnz. 30
  • Kasse
  • Geldkassette
  • TaschenrechnerAnz. 3
  • Maßband

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 6
  • BallonsAnz. 100
  • TischnummernAnz. 10
  • Willkommensschild

Küche

  • KaffeekannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • MüllbeutelhalterAnz. 8
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 3
  • Kehrschaufel und BesenAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege spätestens drei Wochen vorher fest, wer Auktionator und Kassenverantwortlicher ist. Bestimme außerdem eine Vertretung, damit die Auktion bei Krankheit nicht improvisiert werden muss.
  • Veröffentliche die Einlieferungsbedingungen mindestens 14 Tage vor der Veranstaltung. Lege fest, wie viele Lose eine Person abgeben darf, wann die Annahme endet und was mit nicht verkauften Gegenständen passiert.
  • Führe für jedes Los eine eindeutige Nummer und eine kurze Beschreibung. Drucke die Kavelliste spätestens am Vortag und halte zusätzliche Kavelkarten sowie Stifte für Änderungen bereit.
  • Plane die Bezahlung vor dem Aufbau: Eine getrennte Kasse für Bargeld, Wechselgeld und ausgefüllte Zahlungsformulare verhindert lange Schlangen. Zähle das Wechselgeld vor Beginn und dokumentiere jede Übergabe.
  • Prüfe 24 Stunden vorher Wetter, Stromanschlüsse und Mikrofone. Stelle Tische, Sitzplätze und Kühlboxen so auf, dass Auktion, Ausgabe und Bezahlung getrennte Wege haben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Nachbarschaftsauktion planen?
Beginne mindestens vier Wochen vorher mit Termin, Ort, Genehmigungen und Helfersuche. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Einladungen, Einlieferungsbedingungen und Anmeldungen laufen.
Wie nummeriert man die Lose bei einer Nachbarschaftsauktion?
Vergib pro Los eine fortlaufende Nummer und übertrage sie auf Kavelkarte, Liste und gegebenenfalls Bietkarte. Prüfe die Nummern spätestens am Vortag zweimal, damit kein Los doppelt oder gar nicht auftaucht.
Wie viel Wechselgeld braucht man für eine Nachbarschaftsauktion?
Lege den Betrag nach der erwarteten Besucherzahl und den Preisstufen fest; für eine kleine Auktion sind mehrere Scheine und Münzen in mindestens drei gängigen Stückelungen sinnvoll. Zähle den Kassenbestand vor Beginn und nach Ende gemeinsam.
Was braucht man für die Bezahlung bei einer Nachbarschaftsauktion?
Bereite eine Kasse, eine Geldkassette, Taschenrechner, Zahlungsformulare und ausreichend Stifte vor. Plane eine eigene Ausgabestelle und lege spätestens am Veranstaltungstag fest, wann und wie Käufer ihre ersteigerten Gegenstände abholen.

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